Gå til indholdet

Tabeller — introduktion og brug

Introduktion

Tabeller er en helt grundlæggende del af KeyBalance-skærmbillederne. Logikken er:

  • Tabeller er udgangspunktet for at vise lister af kunder / varer / poster / ordrer etc.
  • Disse lister kan sorteres, grupperes, filtreres, summeres og udvælges.
  • Der kan oprettes nye poster med ALT+INS eller ved tryk på ikonet Ny post.
  • Når man har fundet den ønskede række, kan den åbnes med F5 eller dobbeltklik.

Tabellerne i den nyere Windows-klient giver dig mange af de samme muligheder, som du kender fra Excel — sortering, filtrering, gruppering og summering — men direkte på dine KeyBalance-data, uden at du først skal eksportere noget.

Vigtigt om hastighed: Klienten henter tabellens rækker ned til din pc, så alt derefter går lynhurtigt. Er tabellen meget stor, henter den kun en del af rækkerne ad gangen — det kalder vi serverside, og det er vigtigt at forstå, hvis du arbejder med store kartoteker. Se Store tabeller og serverside længere nede og KeyBalance Windows-klienten.

Sådan er en tabel bygget op

En tabel har en række faste zoner. Det er værd at kende dem, fordi næsten al funktionalitet sidder i én af dem:

Zone Placering Hvad bruges den til
Værktøjslinje / menu Øverst Ny post, åbn, slet, udskriv, funktioner der hører til netop denne tabel
Grupperingsfelt Lige under værktøjslinjen Her trækker du kolonneoverskrifter ind for at gruppere
Kolonneoverskrifter Over data Klik for at sortere, træk for at flytte, højreklik for menu
Søgerækken Lige under overskrifterne Skriv et kriterium per felt for at søge. Åbnes med CTRL+F
Datarækker Midten Selve posterne
Sumlinje (footer) Nederst i tabellen Antal, sum, gennemsnit m.m.
Filterpanel Nederst til venstre Viser de aktive søgninger som felter med feltnavn, operator og værdi
Postnavigator Nederst til højre Viser hvor du står, fx Post 1 af 1000 — og dermed også hvor mange rækker der faktisk er hentet
Visningsvælger I værktøjslinjen Skifter mellem de visninger, der er defineret til skærmbilledet — fx Standard

Ikke alle zoner er synlige i alle tabeller. Grupperingsfelt, søgerække og sumlinje kan være slået til eller fra afhængigt af, hvordan skærmbilledet er opsat.

Handling Tast / museklik
Flyt en række op/ned Piletaster ↑ ↓
Flyt en side ad gangen PgUp / PgDn
Første / sidste række CTRL+HOME / CTRL+END
Åbn den markerede række F5 eller dobbeltklik
Opret ny post ALT+INS eller ikonet Ny post
Markér flere enkeltrækker Hold CTRL nede og klik
Markér et sammenhængende interval Klik på første række, hold SHIFT nede, klik på sidste
Kopiér indholdet af det markerede felt CTRL+C
Krydssøgning i alle kolonner CTRL+S
Åbn søgerækken og søg per felt CTRL+F

Markering af flere rækker er relevant, når en funktion i værktøjslinjen skal arbejde på flere poster ad gangen — fx udskrivning eller masseopdatering. Om en given funktion understøtter flere rækker, afhænger af det enkelte skærmbillede.

Den fulde oversigt over genvejstaster ligger på siden Genvejstaster.

Søgning

Der er to forskellige søgninger i en tabel, og de gør ikke det samme. Vælg efter, om du vil finde noget eller skære listen ned.

CTRL+S — krydssøgning CTRL+F — søgerækken
Søger i Alle kolonner på én gang Ét felt ad gangen
Tabellen Bliver stående — ingen rækker forsvinder Filtreres ned til de rækker, der matcher
Resultatet ses ved At de fundne tekster markeres med gult At de øvrige rækker forsvinder
Brug den til At finde noget, når du ikke ved hvilken kolonne det står i At skære listen ned til et bestemt udvalg

CTRL+S — krydssøgning på tværs af kolonner

Tryk CTRL+S. Der åbnes et søgefelt i højre side over tabellen. Skriv din tekst, og alle forekomster markeres med gult — uanset hvilken kolonne de står i.

Tabellen skrumper ikke ind. Alle rækker bliver stående; du ser blot, hvor teksten optræder. Det er en fordel, når du vil se træffet i sin sammenhæng sammen med de omkringliggende rækker.

Ved siden af søgefeltet står en tæller, fx 1/4 — du står på træf nummer 1 ud af 4 fundne. Ryd søgningen med krydset i feltet.

CTRL+F — søgerækken, ét kriterium per felt

Tryk CTRL+F — eller begynd blot at taste i en skrivebeskyttet tabel, så åbner den af sig selv.

Det aktiverer søgerækken: den tomme række lige under kolonneoverskrifterne, hvor du taster et kriterium per felt. Tabellen filtreres, mens du skriver.

Taster du i flere felter, kombineres kriterierne med og — fx Navn indeholder "søn" og Postnr starter med 5 viser kun de rækker, der opfylder begge dele.

Søgerækken er altså i praksis en filtrering. Næste afsnit gennemgår de regler og lister, du kan bruge sammen med den.

Du kan altid se de aktive søgninger nederst i billedet. Er der rækker, du savner, er filterpanelet nederst det første sted, du skal kigge.

Sortering

Handling Sådan gør du
Sortér stigende Klik på kolonneoverskriften
Skift til faldende Klik på samme overskrift igen
Fjern sortering på kolonnen CTRL+klik på overskriften
Sortér efter flere kolonner Klik på den første, hold SHIFT nede og klik på de næste

En lille pil i overskriften viser retningen. Ved sortering på flere niveauer sorteres der i den rækkefølge, du klikkede.

Sortering på flere kolonner er fx praktisk på en posteringsliste: sortér først efter Konto, derefter efter Dato, så ligger hver kontos poster i tidsrækkefølge.

Filtrering

Filtreringen bygger videre på søgerækken. Du kan taste direkte i feltet, vælge fra en liste over de værdier der findes, eller vælge en regel for, hvordan din tekst skal forstås.

Både reglerne og værdilisten når du på to måder: via det lille ikon i venstre side af feltet i søgerækken, eller via tragten i kolonneoverskriften. Begge åbner den samme dropdown med to faner — Filter Rules og Filter Values.

Filter Rules — vælg hvordan teksten skal forstås

Standardreglen er Starter med. Skal der søges anderledes, vælger du en anden regel i listen:

Regel Betydning
Lig / Er ikke lig Præcis den værdi — eller alt andet end den
Er større end / Er større end eller lig med Tal og datoer over grænsen
Er mindre end / Er mindre en eller lig med Tal og datoer under grænsen
Er mellem / Er ikke mellem Inden for eller uden for et interval
Indeholder / Indeholder ikke Teksten optræder et vilkårligt sted i feltet
Starter med / Slutter med Teksten står i begyndelsen eller slutningen af feltet
Er som / Er ikke som Mønstersøgning med jokertegn
Er tom / Er ikke tom Rækker hvor feltet er udfyldt — eller ikke er
Unique / Duplicate Kun rækker med en unik værdi — eller kun dem hvor værdien går igen

Indeholder er den, du oftest får brug for i tekstfelter: den finder Søndergaard både når du skriver sønder og når du skriver gaard.

Duplicate er værd at kende ved oprydning — den finder fx dubletter i CVR-numre eller søgenavne på et øjeblik.

Filter Values — vælg fra listen over værdier

Samme dropdown, fanen Filter Values. Du får en afkrydsningsliste over de værdier, der faktisk findes i kolonnen — samme princip som Excels autofilter. Øverst er et søgefelt, så du kan finde værdien i en lang liste.

To poster går igen i toppen: (Alle) markerer alt, og (Tomme) finder de rækker, hvor feltet er tomt. Tallet i parentes viser antallet af rækker.

Det er den bedste metode, når du vil se fx tre bestemte varegrupper og ikke kan huske, hvad de præcist hedder.

Knappen Clear Filter nederst i dropdownen rydder filteret på netop den kolonne.

Filterpanelet — her ser du de aktive søgninger

Nederst i billedet vises alle aktive søgninger som små felter — ét felt per kriterium. Hvert felt er delt i tre dele: feltnavn, operator og værdi, fx Navn · Indeholder · søn.

Er der flere felter, gælder de alle sammen på én gang — de er kombineret med og.

Panelet viser to slags søgninger, og det er værd at kende forskellen:

  • Dine egne søgninger — dem du har tastet i søgerækken eller valgt i tragten. Dem kan du selv fjerne igen.
  • Skærmbilledets egen afgrænsning — fx Aktive · = · True, der sørger for, at kun aktive kunder vises. Den er lagt ind i opsætningen af skærmbilledet, og den er der, hver gang du åbner tabellen.

Savner du rækker, så kig her først. Filterpanelet er det eneste sted, hvor hele forklaringen på "hvorfor viser tabellen kun de her rækker?" står samlet. Er panelet tomt, ligger årsagen et andet sted — se Hvorfor kan jeg ikke se alt?

Husk at rydde dine egne søgninger, inden du lukker tabellen eller eksporterer. En glemt søgning er den klassiske årsag til, at "der mangler poster", eller at et udtræk til Excel kommer til at mangle halvdelen.

Gruppering

Gruppering samler rækkerne i foldbare grupper — svarende til en pivottabel, men uden at du mister adgangen til de enkelte poster.

Sådan grupperer du: træk en kolonneoverskrift op i grupperingsfeltet over tabellen. Alternativt: højreklik på overskriften og vælg Gruppér efter denne kolonne.

Handling Sådan gør du
Gruppér Træk kolonneoverskriften op i grupperingsfeltet
Gruppér i flere niveauer Træk flere kolonner op — rækkefølgen i feltet er niveaurækkefølgen
Fold en gruppe ud / sammen Klik på + / −, eller brug ← og → på grupperækken
Fold alle ud / sammen Højreklik på en grupperække og vælg Fold alt ud / Fold alt sammen
Fjern gruppering Træk kolonnen tilbage i tabellen, eller højreklik i grupperingsfeltet

Typiske anvendelser:

  • Gruppér debitorlisten efter Debitorgruppe for at se antal og saldo per gruppe.
  • Gruppér finansposter efter Konto og derefter Måned for et hurtigt periodeoverblik.
  • Gruppér varelisten efter Varegruppe for at se lagerværdi per gruppe.

Gruppering kombineres med summering — se næste afsnit. Det er kombinationen, der gør gruppering stærk: du får et regnskabsmæssigt overblik uden at skulle bestille en rapport.

Summeringer

Sumlinjen nederst i tabellen kan vise nøgletal for hele tabellen, og grupperækkerne kan vise det samme per gruppe.

Sådan tilføjer du en summering: højreklik i sumlinjen under den kolonne, du vil summere, og vælg funktionen.

Funktion Viser
Sum Sammenlagt værdi
Antal Antal rækker
Gennemsnit Gennemsnitsværdi
Min / Maks Mindste / største værdi
Ingen Fjerner summeringen

To ting er værd at vide:

  • Summeringen følger filteret. Filtrerer du til én varegruppe, viser sumlinjen kun den varegruppes tal. Det er den hurtigste vej til et ad hoc-tal — filtrér, og læs summen nederst.
  • Grupperækkerne kan summere hver for sig. Kombinér gruppering med sum, og du har reelt en pivottabel direkte i skærmbilledet.

Kolonner

Tabellen viser sjældent alle tilgængelige felter fra start. Du bestemmer selv, hvad du vil se.

Handling Sådan gør du
Flyt en kolonne Træk overskriften til den nye placering
Fjern en kolonne Træk overskriften væk fra tabellen, eller højreklik → Skjul kolonne
Tilføj en kolonne igen Højreklik på en overskrift → Kolonnevælger, og træk kolonnen ind
Tilpas bredden til indholdet Dobbeltklik på kanten mellem to overskrifter, eller højreklik → Tilpas bredde
Frys en kolonne i venstre side Højreklik på overskriften → Fastlås kolonne

Kolonnevælgeren er den vigtigste af dem. Den viser alle de kolonner, skærmbilledet stiller til rådighed, men som ikke er vist lige nu. Mange felter — fx kontaktoplysninger, statistikfelter eller datoer — ligger klar der og skal blot trækkes ind.

Fastlåsning af kolonner er nyttigt i brede tabeller: fastlås fx Kontonummer og Navn i venstre side, så du kan rulle vandret ud til de sidste kolonner og stadig se, hvilken kunde rækken hører til.

Dit layout gemmes

Sortering, gruppering, kolonnebredder, kolonnevalg og filtre gemmes per bruger og per skærmbillede. Når du åbner tabellen igen — også efter genstart af klienten — ligger den, som du forlod den.

Det er en fordel i det daglige, men det er også en fælde:

Ser tabellen "forkert" ud, eller mangler der rækker? Så er det næsten altid dit eget gemte layout eller et gemt filter. Ryd filteret i filterpanelet nederst, og sæt eventuelt kolonnerne tilbage via kolonnevælgeren.

Generelle indstillinger for din bruger findes under Brugerpræferencer.

Store tabeller og serverside

Nogle tabeller indeholder nogle få hundrede rækker, andre flere hundrede tusinde. KeyBalance skifter automatisk mellem to arbejdsmåder, så du ikke skal vente på data, du alligevel ikke skal bruge:

Lille tabel — under 5.000 rækker Stor tabel — over 5.000 rækker
Hvad hentes Hele tabellen med det samme De første 1.000 rækker
Hvor søges der På din egen pc På serveren
Hvad du mærker Alt sker øjeblikkeligt Et lille øjeblik, hver gang du ændrer din søgning

Den store variant kalder vi serverside. Du skal ikke slå noget til — rullelisten i værktøjslinjen står på Auto, og klienten vælger selv. Vil du styre det, kan du sætte et fast antal — se Hent flere poster.

Sådan arbejder du med en serverside-tabel

Når tabellen kører serverside, sendes din søgning op til serveren, og kun de rækker, der matcher, sendes retur. Derfor er rækkefølgen vigtig:

  1. Søg først. Brug søgerækken til at skære ned til et fornuftigt antal rækker.
  2. Grupper og sortér bagefter. Når mængden er til at overskue, er den hentet ned til din pc, og resten går lynhurtigt.

På en grossistprisliste med 200.000 eller 500.000 varer er det den eneste farbare vej. Du henter aldrig hele listen ned — du beder serveren om lige præcis de varer, du skal bruge.

Fælden: du ser måske kun en del

Dette er det vigtigste at forstå ved serverside:

Har du kun hentet 1.000 ud af 200.000 rækker, gælder alt hvad du ser, kun de 1.000. Sorterer du efter pris og kigger på den dyreste vare øverst, er det den dyreste blandt de hentede — ikke den dyreste i hele kartoteket. Det samme gælder summer og grupperinger nederst i tabellen.

Kig på postnavigatoren nederst til højre. Står der Post 1 af 1000 på et kartotek, du ved er langt større, har du kun et udsnit foran dig.

Skal tallet være rigtigt for hele kartoteket, har du to muligheder: søg udvalget så langt ned, at det hele er hentet — eller hent flere poster, som beskrevet nedenfor.

Excel-eksport advarer, hvis du kun har et delsæt

Eksporterer du til Excel, mens kun en del af posterne er hentet, advarer KeyBalance dig først.

Tag advarslen alvorligt. Et regneark, der ser komplet ud, men kun indeholder de første 1.000 ud af 200.000 varer, er farligere end intet regneark — især hvis det sendes videre til en kollega eller en kunde. Hent alle poster, eller søg udvalget ned, før du eksporterer.

Hent flere poster

Du bestemmer selv, hvor mange rækker der skal hentes. Rullelisten sidder i værktøjslinjen over tabellen, ved siden af zoom-procenten, og står som standard på Auto.

Valg Betydning
Auto Standard. Klienten vælger selv: hele tabellen, hvis den er under 5.000 rækker — ellers de første 1.000
Første 1000 … Første 100000 Tabellen henter altid dette antal, når den åbnes. Er kartoteket mindre end tallet, får du hele sættet
All Henter hele sættet — dog højst 99.999 rækker. Gælder for den aktuelle session

Du kan se på postnavigatoren nederst til højre, hvad der rent faktisk blev hentet: har du valgt Første 5000, står der Post 1 af 5000, indtil kartoteket er mindre end det.

Et højt tal koster ventetid, hver gang tabellen åbnes. Derfor er standarden lav.

Godt råd: lad rullelisten stå på Auto i det daglige, og hæv den kun, når du konkret skal arbejde med et stort udtræk — fx en prisopdatering eller en analyse i Excel. Sæt den tilbage bagefter.

Hvorfor kan jeg ikke se alt?

Det er det oftest stillede spørgsmål om tabeller. Rækkerne i en tabel kan være begrænset af flere lag på én gang, og ingen af dem kan ses i selve datarækkerne. Gennemgå dem i denne rækkefølge:

Lag Sådan tjekker du
Søgning eller filter Står der et kriterium i søgerækken, eller felter i filterpanelet nederst? Ryd dem
Serverside Er kun de første 1.000 rækker hentet? Se postnavigatoren nederst til højre og Store tabeller og serverside
Valgt visning Skærmbilledet kan have flere definerede visninger med forskelligt udvalg — skift til standardvisningen
Datoafgrænsning Mange tabeller er afgrænset til en periode eller et regnskabsår
Programmeret afgrænsning Skærmbilledet kan være opsat til kun at vise et bestemt udvalg — fx kun aktive kunder
Afhængighed af moderpost En undertabel viser kun rækker, der hører til den valgte post i tabellen ovenover

De to nederste kan du ikke selv ændre — de ligger i opsætningen af skærmbilledet. Er afgrænsningen forkert eller uhensigtsmæssig, så kontakt din KeyBalance-konsulent.

Udtræk til Excel

Excel-knappen i værktøjslinjen eksporterer præcis det grid, du ser — de kolonner du har valgt, i den rækkefølge de står i, med den søgning, sortering og gruppering der er aktiv lige nu. Filen lægges i mappen Dokumenter på din egen pc.

Det er derfor værd at bygge udtrækket op i tabellen først: sæt kolonnerne, søg udvalget ned, sortér. Så er regnearket rigtigt fra starten, og du slipper for at rette til bagefter.

Er kun en del af posterne hentet, får du en advarsel — se Store tabeller og serverside.

CTRL+C kopierer ét felt, ikke rækker. Du kan tage indholdet af en enkelt celle med til et andet program, men ikke et helt datasæt. Skal du bruge flere rækker et andet sted, er Excel-eksporten vejen.

Gode råd

  • Filtrér frem for at rulle. På en liste med tusinder af rækker er søgerækken altid hurtigere end øjnene.
  • Gruppering + sum er dit hurtigste svar. Før du beder om en ny rapport, prøv om spørgsmålet kan besvares ved at gruppere en eksisterende tabel og lægge en sum på.
  • Tjek postnavigatoren på store kartoteker. Står der Post 1 af 1000, ser du kun et udsnit — og så gælder dine summer og sorteringer kun det udsnit.
  • Ryd filteret, når du er færdig. Både for din egen skyld næste gang og for at undgå misvisende udtræk.
  • Brug kolonnevælgeren aktivt. Felterne, du mangler, er som regel allerede i tabellen — de er blot ikke vist.
  • Ét sæt kolonner per opgave. Har du både en "hverdagsvisning" og en "analysevisning", så husk at sætte tabellen tilbage bagefter, så kollegerne ikke overtager et halvt filtreret billede via en skærmdeling.

Se også