Skip to content

Tabeller — introduktion og brug

Introduktion

Tabeller er en helt grundlæggende del af KeyBalance-skærmbillederne. Logikken er:

  • Tabeller er udgangspunktet for at vise lister af kunder / varer / poster / ordrer etc.
  • Disse lister kan sorteres, grupperes, filtreres, summeres og udvælges.
  • Der kan oprettes nye poster med ALT+INS eller ved tryk på ikonet Ny post.
  • Når man har fundet den ønskede række, kan den åbnes med F5 eller dobbeltklik.

Tabellerne i den nyere Windows-klient giver dig mange af de samme muligheder, som du kender fra Excel — sortering, filtrering, gruppering og summering — men direkte på dine KeyBalance-data, uden at du først skal eksportere noget.

Vigtigt om hastighed: Når du åbner et stort kartotek, henter klienten hele tabellen ned til din pc. Første visning kan derfor tage et øjeblik — men derefter er al sortering, søgning, filtrering og gruppering lynhurtig, fordi det sker lokalt. Ventetiden er en engangsudgift, hver gang du åbner tabellen. Se KeyBalance Windows-klienten.

Sådan er en tabel bygget op

En tabel har en række faste zoner. Det er værd at kende dem, fordi næsten al funktionalitet sidder i én af dem:

Zone Placering Hvad bruges den til
Værktøjslinje / menu Øverst Ny post, åbn, slet, udskriv, funktioner der hører til netop denne tabel
Grupperingsfelt Lige under værktøjslinjen Her trækker du kolonneoverskrifter ind for at gruppere
Kolonneoverskrifter Over data Klik for at sortere, træk for at flytte, højreklik for menu
Filterrække Lige under overskrifterne Skriv direkte i feltet for at filtrere den enkelte kolonne
Datarækker Midten Selve posterne
Sumlinje (footer) Nederst i tabellen Antal, sum, gennemsnit m.m.
Filterpanel Nederst til venstre Viser det aktive filter, og lader dig slå det midlertidigt fra eller rydde det
Postnavigator Nederst til højre Viser hvor du står, fx Post 1 af 1000, og lader dig springe til først/sidst
Visningsvælger I værktøjslinjen Skifter mellem de visninger, der er defineret til skærmbilledet — fx Standard

Ikke alle zoner er synlige i alle tabeller. Grupperingsfelt, filterrække og sumlinje kan være slået til eller fra afhængigt af, hvordan skærmbilledet er opsat.

Handling Tast / museklik
Flyt en række op/ned Piletaster ↑ ↓
Flyt en side ad gangen PgUp / PgDn
Første / sidste række CTRL+HOME / CTRL+END
Åbn den markerede række F5 eller dobbeltklik
Opret ny post ALT+INS eller ikonet Ny post
Markér flere enkeltrækker Hold CTRL nede og klik
Markér et sammenhængende interval Klik på første række, hold SHIFT nede, klik på sidste
Kopiér markerede rækker til udklipsholderen CTRL+C

Markering af flere rækker er relevant, når en funktion i værktøjslinjen skal arbejde på flere poster ad gangen — fx udskrivning eller masseopdatering. Om en given funktion understøtter flere rækker, afhænger af det enkelte skærmbillede.

Den fulde oversigt over genvejstaster ligger på siden Genvejstaster.

Søgning

Tryk CTRL+F for at åbne søgefeltet over tabellen.

Søgningen er en fritekstsøgning på tværs af alle synlige kolonner — du behøver ikke vide, hvilken kolonne værdien står i. Tabellen indsnævres, mens du skriver, og de fundne tekststykker markeres.

Nyttige detaljer:

  • Flere ord virker som "og". hansen kbh finder rækker, hvor både hansen og kbh optræder.
  • Anførselstegn søger på en sammenhængende tekst: "jens hansen".
  • Søgefeltet ryddes med ESC eller ved at trykke på krydset i feltet.

Søgningen leder kun i de synlige kolonner. Mangler du et resultat, du er sikker på findes, så kontrollér om kolonnen er skjult — se Kolonner.

Sortering

Handling Sådan gør du
Sortér stigende Klik på kolonneoverskriften
Skift til faldende Klik på samme overskrift igen
Fjern sortering på kolonnen CTRL+klik på overskriften
Sortér efter flere kolonner Klik på den første, hold SHIFT nede og klik på de næste

En lille pil i overskriften viser retningen. Ved sortering på flere niveauer sorteres der i den rækkefølge, du klikkede.

Sortering på flere kolonner er fx praktisk på en posteringsliste: sortér først efter Konto, derefter efter Dato, så ligger hver kontos poster i tidsrækkefølge.

Filtrering

Der er tre veje til at filtrere — vælg den, der passer til opgaven.

Filterrækken — hurtigst i det daglige

Skriv direkte i den tomme række under kolonneoverskrifterne. Tabellen filtreres, mens du skriver.

Filterrækken forstår Excel-lignende operatorer i tal- og datokolonner:

Du skriver Resultat
1000 Værdien 1000
>1000 Større end 1000
>=1000 Større end eller lig med 1000
<>0 Alt der ikke er 0
2000..3000 Interval fra 2000 til 3000

I tekstkolonner filtreres som udgangspunkt på "indeholder" eller "begynder med" — afhængigt af kolonnens opsætning. Et lille ikon i venstre side af filterfeltet lader dig skifte operator, fx fra indeholder til er lig med.

Kolonnefilteret — når du vil vælge fra en liste

Hold musen over en kolonneoverskrift, og tryk på tragt-ikonet til højre i overskriften. Du får en liste over de værdier, der faktisk findes i kolonnen, med afkrydsningsfelter — samme princip som Excels autofilter.

Det er den bedste metode, når du vil se fx tre bestemte varegrupper og ikke kan huske, hvad de præcist hedder.

Filterbyggeren — til de sammensatte udvalg

Nederst i tabellen viser filterpanelet det aktive filter. Herfra kan du åbne filterbyggeren, hvor du bygger betingelser op i et træ med OG / ELLER.

Brug den, når filteret ikke kan udtrykkes kolonne for kolonne — fx "kunder i postnummer 8000–8999 eller kunder med saldo over 50.000".

Filterpanelet — slå filteret fra uden at miste det

Filterpanelet nederst har et afkrydsningsfelt, der slår filteret midlertidigt fra og til, og et kryds, der rydder det helt. Det er en stor hjælp, når du vil sammenholde et udvalg med helheden uden at skulle bygge filteret op igen.

Husk at rydde filteret, inden du lukker tabellen eller udskriver. Et glemt filter er den klassiske årsag til, at "der mangler poster" eller at en udskrift viser for lidt.

Gruppering

Gruppering samler rækkerne i foldbare grupper — svarende til en pivottabel, men uden at du mister adgangen til de enkelte poster.

Sådan grupperer du: træk en kolonneoverskrift op i grupperingsfeltet over tabellen. Alternativt: højreklik på overskriften og vælg Gruppér efter denne kolonne.

Handling Sådan gør du
Gruppér Træk kolonneoverskriften op i grupperingsfeltet
Gruppér i flere niveauer Træk flere kolonner op — rækkefølgen i feltet er niveaurækkefølgen
Fold en gruppe ud / sammen Klik på + / −, eller brug ← og → på grupperækken
Fold alle ud / sammen Højreklik på en grupperække og vælg Fold alt ud / Fold alt sammen
Fjern gruppering Træk kolonnen tilbage i tabellen, eller højreklik i grupperingsfeltet

Typiske anvendelser:

  • Gruppér debitorlisten efter Debitorgruppe for at se antal og saldo per gruppe.
  • Gruppér finansposter efter Konto og derefter Måned for et hurtigt periodeoverblik.
  • Gruppér varelisten efter Varegruppe for at se lagerværdi per gruppe.

Gruppering kombineres med summering — se næste afsnit. Det er kombinationen, der gør gruppering stærk: du får et regnskabsmæssigt overblik uden at skulle bestille en rapport.

Summeringer

Sumlinjen nederst i tabellen kan vise nøgletal for hele tabellen, og grupperækkerne kan vise det samme per gruppe.

Sådan tilføjer du en summering: højreklik i sumlinjen under den kolonne, du vil summere, og vælg funktionen.

Funktion Viser
Sum Sammenlagt værdi
Antal Antal rækker
Gennemsnit Gennemsnitsværdi
Min / Maks Mindste / største værdi
Ingen Fjerner summeringen

To ting er værd at vide:

  • Summeringen følger filteret. Filtrerer du til én varegruppe, viser sumlinjen kun den varegruppes tal. Det er den hurtigste vej til et ad hoc-tal — filtrér, og læs summen nederst.
  • Grupperækkerne kan summere hver for sig. Kombinér gruppering med sum, og du har reelt en pivottabel direkte i skærmbilledet.

Kolonner

Tabellen viser sjældent alle tilgængelige felter fra start. Du bestemmer selv, hvad du vil se.

Handling Sådan gør du
Flyt en kolonne Træk overskriften til den nye placering
Fjern en kolonne Træk overskriften væk fra tabellen, eller højreklik → Skjul kolonne
Tilføj en kolonne igen Højreklik på en overskrift → Kolonnevælger, og træk kolonnen ind
Tilpas bredden til indholdet Dobbeltklik på kanten mellem to overskrifter, eller højreklik → Tilpas bredde
Frys en kolonne i venstre side Højreklik på overskriften → Fastlås kolonne

Kolonnevælgeren er den vigtigste af dem. Den viser alle de kolonner, skærmbilledet stiller til rådighed, men som ikke er vist lige nu. Mange felter — fx kontaktoplysninger, statistikfelter eller datoer — ligger klar der og skal blot trækkes ind.

Fastlåsning af kolonner er nyttigt i brede tabeller: fastlås fx Kontonummer og Navn i venstre side, så du kan rulle vandret ud til de sidste kolonner og stadig se, hvilken kunde rækken hører til.

Dit layout gemmes

Sortering, gruppering, kolonnebredder, kolonnevalg og filtre gemmes per bruger og per skærmbillede. Når du åbner tabellen igen — også efter genstart af klienten — ligger den, som du forlod den.

Det er en fordel i det daglige, men det er også en fælde:

Ser tabellen "forkert" ud, eller mangler der rækker? Så er det næsten altid dit eget gemte layout eller et gemt filter. Ryd filteret i filterpanelet nederst, og sæt eventuelt kolonnerne tilbage via kolonnevælgeren.

Generelle indstillinger for din bruger findes under Brugerpræferencer.

Hvorfor kan jeg ikke se alle rækker?

Det er det oftest stillede spørgsmål om tabeller. Rækkerne i en tabel kan være begrænset af flere lag på én gang, og ingen af dem kan ses i selve datarækkerne. Gennemgå dem i denne rækkefølge:

Lag Sådan tjekker du
Filter Se filterpanelet nederst og filterrækken øverst — ryd begge
Søgning Er der stadig tekst i søgefeltet fra CTRL+F? Tryk ESC
Valgt visning Skærmbilledet kan have flere definerede visninger med forskelligt udvalg — skift til standardvisningen
Datoafgrænsning Mange tabeller er afgrænset til en periode eller et regnskabsår
Programmeret afgrænsning Skærmbilledet kan være opsat til kun at vise et bestemt udvalg — fx kun aktive kunder
Afhængighed af moderpost En undertabel viser kun rækker, der hører til den valgte post i tabellen ovenover

De to nederste kan du ikke selv ændre — de ligger i opsætningen af skærmbilledet. Er afgrænsningen forkert eller uhensigtsmæssig, så kontakt din KeyBalance-konsulent.

Udtræk til Excel og udskrift

  • Kopiér til udklipsholderen: markér rækkerne og tryk CTRL+C. Indsæt derefter i Excel — kolonneoverskrifter følger med.
  • Eksport til fil: de fleste tabeller har eksport i værktøjslinjen eller i højrekliksmenuen. Filen lægges i mappen Dokumenter på din egen pc.
  • Udskrift: udskrifter fra tabellen følger den almindelige udskriftsdialog — se Udskrifter.

Det vigtige princip: det du ser, er det du får. Eksport og udskrift følger den aktuelle filtrering, sortering, gruppering og kolonneopsætning. Vil du have et bestemt udtræk til Excel, så byg det først op i tabellen — og kontrollér til gengæld filteret, inden du sender en udskrift videre.

Gode råd

  • Filtrér frem for at rulle. På en liste med tusinder af rækker er filterrækken altid hurtigere end øjnene.
  • Gruppering + sum er dit hurtigste svar. Før du beder om en ny rapport, prøv om spørgsmålet kan besvares ved at gruppere en eksisterende tabel og lægge en sum på.
  • Ryd filteret, når du er færdig. Både for din egen skyld næste gang og for at undgå misvisende udskrifter.
  • Brug kolonnevælgeren aktivt. Felterne, du mangler, er som regel allerede i tabellen — de er blot ikke vist.
  • Ét sæt kolonner per opgave. Har du både en "hverdagsvisning" og en "analysevisning", så husk at sætte tabellen tilbage bagefter, så kollegerne ikke overtager et halvt filtreret billede via en skærmdeling.

Se også