EDI med kæder og grossister (mere end NemHandel)
Hvad det kræver at få en ny handelspartner på EDI med e-ordrer og e-fakturaer, og hvorfor prisen afhænger af partneren
De fleste kunder har kun brug for at sende fakturaer via NemHandel / Peppol (OIOUBL). Det klarer KeyBalance som standard ud fra GLN eller CVR på debitoren. Det er beskrevet i Afsendelse af dokumenter.
Denne side handler om de tilfælde, hvor en kunde kræver mere end det, typisk en kæde, et webhus eller en grossist der vil:
- sende e-ordrer direkte ind i dit system, og
- modtage e-fakturaer i et bestemt format, som de selv har defineret.
Hvad koster det?
Det kan vi desværre ikke sige på forhånd, fordi det afhænger af handelspartneren og ikke af KeyBalance. Selve teknikken er ofte hurtigt sat op. Det, der tager tid, er det forløb partneren kræver:
| Partnerens krav | Typisk omfang |
|---|---|
| Partneren bruger et format, vi allerede sender til en anden (fx samme koncern eller samme EDI-udbyder) | Omkring en time |
| Partneren kræver testforsendelser, før de godkender | Afhænger af antal og type af test |
| Partneren kræver testforløb, derefter parallel kørsel (fx 14 dage) og faste opfølgningsmøder | Væsentligt mere. De store dagligvarekæder har ofte et omfattende forløb |
Spørg partneren tidligt, hvilket testforløb de kræver, og om de har en EDI-vejledning. Jo mere du ved, før vi går i gang, jo mere præcist kan vi vurdere tiden. Som regel ønsker man den billigste løsning, så sig det, hvis partneren kan nøjes med en enkelt test.
Hvad skal der sættes op?
Forudsat at partneren bruger et kendt format, er der tre dele:
| Del | Hvem gør det | Hvad sker der |
|---|---|---|
| GLN på debitor og butikker | Dig | Sæt det korrekte GLN-nummer (GLN (EAN lok)) på debitoren og på hver butik eller hvert leveringssted, der bestiller eller skal faktureres. Det kræver ingen opsætning fra os. |
| Modtagelse af e-ordrer | Ingen opsætning | Modtagelse af e-ordrer er altid åben. En indgående ordre bliver automatisk koblet til den debitor, der har det matchende GLN. |
| Afsendelse af e-fakturaer | Ofte KeyBalance | Fakturaformatet skal sættes op præcis, som partneren kræver det, både på debitoren (EDI Ordre/Fak Profil) og i formularen. Det er typisk en opgave for KeyBalance. |
Hvorfor GLN er så vigtigt
GLN er partnerens "adresse" i EDI-verdenen. En e-ordre finder den rigtige debitor ud fra GLN, og en e-faktura bliver afvist, hvis GLN ikke passer med det, partneren forventer. Store kunder har ofte ét GLN pr. butik og et separat GLN til fakturamodtageren. Få derfor partnerens liste over GLN-numre, før du begynder.
Tjek første gang
Selv når alt er sat rigtigt op, bør du følge den første forsendelse hver vej:
- Første e-ordre: Kontrollér, at ordren lander på den rigtige debitor og butik, og at varenumre og priser ser rigtige ud.
- Første e-faktura: Kontrollér, at fakturaen bliver sendt og ikke står med fejl, og spørg partneren, om de har modtaget og godkendt den.
Det har vi brug for fra dig
Når du beder om en pris eller en opsætning, så send gerne:
- Partnerens EDI-vejledning eller kravspecifikation (format og version for ordrer og fakturaer)
- Om partneren også kræver ordrebekræftelse, forsendelsesadvis eller kvittering
- Hvordan filerne udveksles (EDI-udbyder, SFTP eller NemHandel)
- Partnerens GLN-numre for køber, butikker og fakturamodtager
- En kontaktperson hos partneren til test
- Hvilket testforløb partneren kræver
Opsætning af EDI med en ny handelspartner er teknisk. Involvér din konsulent, så forløbet bliver planlagt sammen med partneren fra starten.