Hvorfor ligner min OIOUBL-faktura ikke den PDF-faktura jeg sender?
Oplevelse
I har fået tilpasset jeres fakturaformular — flyttet logo, ændret faste tekster, tilføjet en kolonne eller en ekstra oplysning på linjerne. PDF'en ser rigtig ud.
Men når den samme faktura sendes elektronisk som OIOUBL / E-faktura (EAN), ser modtageren noget andet: teksterne er væk, oplysningerne står et andet sted, eller de er slet ikke med.
Det er ikke en fejl. Det skyldes at en PDF-faktura og en OIOUBL-faktura er to grundlæggende forskellige ting.
Årsag — layout findes ikke i OIOUBL
| PDF-faktura | OIOUBL / EDI-faktura | |
|---|---|---|
| Hvad er det | Et udskriftsbillede — et stykke papir i digital form | En datafil (XML) med felter i en fast struktur |
| Hvem bestemmer udseendet | Jer — via formularopsætningen i KeyBalance | Modtagerens system — I har ingen indflydelse |
| Kan der frit tilføjes tekst | Ja | Nej — kun i de felter standarden har |
| Hvem ejer formatet | KeyBalance / jer | NemHandel / OIOUBL-standarden |
Når KeyBalance danner en OIOUBL-faktura, udfylder vi en række navngivne felter i en XML-fil. Modtagerens økonomisystem læser de felter og tegner selv fakturaen på skærmen — med sit eget layout, sine egne overskrifter og i sin egen rækkefølge.
Kort sagt: En stor del af det man typisk tilpasser på en PDF-faktura er layout — skriftstørrelse, placering, rammer, logo, linjeafstand, faste tekster. Ingen af delene findes i OIOUBL. Der er ikke noget at flytte rundt på.
Hvad kan der så ikke lade sig gøre
Tre forskellige begrænsninger — de forveksles ofte:
1. Layout kan slet ikke styres. Det er modtagerens system der bestemmer. Punktum.
2. Der kan ikke bare proppes mere ind i de eksisterende felter. Felterne i OIOUBL har en defineret betydning og en maksimal længde. Skriver man fx både PO-nummer, afdeling og kontaktperson i referencefeltet, kan modtagerens system afvise fakturaen eller fejlfortolke den. Se Felter på OIOUBL-fakturaer ud fra KeyBalance for hvad de enkelte felter er tænkt til.
3. Nye felter kræver aftale med modtageren. OIOUBL har flere felter end vi normalt udfylder. Men det nytter kun at udfylde dem hvis modtagerens system rent faktisk læser dem — og det skal aftales med modtageren, ikke besluttes af jer alene. Ellers lander oplysningen i en fil som ingen kigger i.
Dertil kommer at OIOUBL-standarden opdateres og udskiftes med jævne mellemrum. Tilpasninger, der er lavet uden om standarden, skal laves om igen ved næste version.
Løsningen: send PDF'en med inde i E-fakturaen
I de fleste tilfælde er det ikke oplysningerne i sig selv modtageren mangler — det er det bilag de er vant til at se. Den situation har KeyBalance en indbygget løsning på:
Sæt flueben i "OIO Inkluder PDF" i formularopsætningen. Så sendes jeres egen PDF-faktura indlejret i selve E-fakturaen. Modtageren får både datafilen til bogføringen og jeres PDF at kigge på.
Fremgangsmåden står i Kan man vedhæfte en PDF til en udgående E-faktura?.
Det er som regel den billigste, hurtigste og mest holdbare løsning — og den overlever fremtidige opdateringer af OIOUBL-standarden.
Og hvad med EDIFACT?
Alt ovenstående gælder i endnu højere grad for EDIFACT og de øvrige EDI-formater. Her er der næsten ingen plads til ekstra data, og enhver afvigelse skal aftales og testes med modtageren — ofte via en VAN-udbyder. Regn med koordinering og test i begge ender, ikke en hurtig rettelse.
Se EDI E-faktura i KeyBalance for et overblik over formaterne.
Opsummering
| Ønske | Kan det lade sig gøre i OIOUBL? |
|---|---|
| Flytte logo, tekst, kolonner — ændre layout | Nej — modtageren tegner selv fakturaen |
| Tilføje fast tekst ("Tak for ordren", betalingsbetingelser som fritekst) | Kun hvis der findes et passende felt — sjældent |
| Proppe flere oplysninger i et eksisterende felt | Frarådes — kan give afvisning hos modtageren |
| Udfylde et ekstra OIOUBL-felt | Muligt, men kræver aftale med modtageren |
| Give modtageren jeres eget fakturabillede | Ja — brug "OIO Inkluder PDF" |
Tommelfingerregel: Skal I have tilpasset fakturaformularen, så aftal på forhånd med jeres konsulent hvad der sker med E-fakturaen. Ændringer i PDF'en følger ikke automatisk med over i OIOUBL — og i de fleste tilfælde kan de heller ikke.