Aftalesedler og underprojekter
Formål og grundprincip
Et projekt kan være et hovedprojekt med en eller flere aftalesedler (underprojekter) – fx tillægsaftaler eller delopgaver under samme sag. Hver aftaleseddel har sit eget projektnummer, budget og regnskab, mens hovedprojektet kan vise en samlet værdi inkl. alle aftalesedler.
Det bruges typisk, når:
- en kunde bestiller tillæg til et igangværende projekt
- et større projekt deles op i faser eller delaftaler
- man vil holde økonomien adskilt pr. aftale, men stadig se helheden.
Nummerering
Underprojekter nummereres automatisk ud fra hovedprojektet:
- Hovedprojekt: fx
10500 - Aftalesedler:
10500-001,10500-002,10500-003…
Nummeret på aftalesedlen dannes automatisk som næste ledige løbenummer under hovedprojektet, så I ikke skal holde styr på det manuelt.
Opret en aftaleseddel fra tilbud
En aftaleseddel oprettes nemmest fra et tilbud:
- Opret tilbuddet (
Sagskort → Tilbud).
Når tilbuddet har et HovedSag, dannes aftalesedlen (underprojektet) automatisk, og tilbuddets sagsnummer sættes med det samme (fx 10500-002).
(Hovedsag sættes automatisk, hvis du opretter tilbuddet fra Hovedsag --> Tilbud)
Overfør tilbud til projekt – opret vs. opdater
Knappen > Projekt på tilbudskortet er intelligent og håndterer både oprettelse og opdatering:
| Situation | Handling |
|---|---|
| Tilbuddet har intet sagsnr endnu | Der oprettes et nyt projekt (eller en aftaleseddel, hvis HovedSag er sat). |
| Tilbuddet har allerede et sagsnr | Projektet opdateres – fuld gensynkronisering af hoved, linjer og budget, uden dubletter. |
Sådan gør du:
- Åbn tilbuddet.
- Klik > Projekt.
- Angiv Projektleder og Omsætningstype i startdialogen, og bekræft.
Tidligere oprettede knappen altid et nyt projekt. Nu vælger systemet automatisk opret eller opdater ud fra, om tilbuddet allerede har et sagsnr – så I kan rette i tilbuddet og køre > Projekt igen uden at få dobbelte projekter.
Økonomi på hoved- og underprojekt
- Budget, regnskab og igangværende opgøres pr. projekt/aftaleseddel.
- Hovedprojektet kan vise en samlet opgørelse inkl. aftalesedlerne, så I både har helheden og detaljen.
- Formål kan bruges på tværs, så en dimension følges op ens på hoved- og underprojekter (se Budget fra tilbud).
FAQ
Hvad er hovedprojekter og aftalesedler?
Et hovedprojekt kan have flere aftalesedler (underprojekter), fx tillægsaftaler. Underprojekter nummereres automatisk som hovedprojekt-001, -002 osv. Økonomi opgøres pr. projekt, mens hovedprojektet kan vise en samlet værdi inkl. aftalesedler.
Hvordan opretter vi en aftaleseddel?
Opret et tilbud, udfyld feltet HovedSag med nummeret på hovedprojektet, og gem. Aftalesedlen dannes automatisk som et underprojekt med næste ledige løbenummer under hovedprojektet.
Hvad gør knappen > Projekt, hvis projektet allerede findes?
Så opdaterer den det eksisterende projekt i stedet for at oprette et nyt: hoved, linjer og budget gensynkroniseres fra tilbuddet uden at danne dubletter. Findes projektet ikke, oprettes det som hidtil.
Kan vi se den samlede økonomi for et hovedprojekt inkl. aftalesedler?
Ja. Hvert underprojekt har sit eget budget og regnskab, og hovedprojektet kan vise en samlet opgørelse inkl. alle aftalesedler.