Stamdata for debitor/kunde i KeyBalance
Stamdata for debitor/kunde er fundamentet for alt salg, fakturering og kundestyring i KeyBalance.
Når du opretter en kunde korrekt fra start, sikrer du, at:
- fakturaer bliver udstedt korrekt
- EAN, betalingsbetingelser, valuta, rabatter og kontaktoplysninger rammer rigtigt
- rykkerprocedurer, kreditmaks, projektstyring og økonomi kører uden fejl
- integrationer (fx NemHandel, CVR-opslag, EDI) fungerer fuldt ud
Debitorstamdata bruges dagligt i tilbud, ordrer, fakturering, projekter, webmodul, rykkerprocedurer, maskiner og meget mere.
Introduktion
Debitorstamdata er kernen i kundeadministrationen. Her oprettes og vedligeholdes:
- Navn, adresse og kontaktoplysninger
- Økonomi og fakturering
- Betalingsbetingelser, kreditmaks og valuta
- EAN, EDI og fakturaprofil
- Dimensioner og grupper
- Historik og salgsstatistik
En korrekt opsætning sikrer smidig bogføring, korrekte fakturaer og gode kundedata.
Oprettelse af en ny debitor
- Gå til
Salg → Debitor. Listen Debitor oversigt åbner. - Klik på Ny linje (det grønne plus i værktøjslinjen, eller tryk Alt+Ins) for at oprette en ny debitor
- Udfyld de vigtigste felter:
CVR-nummer (DK)
Hvis et dansk CVR-nummer indtastes i feltet CVR Nr, hentes automatisk:
- Navn
- Adresse
- Postnr & by
- Telefon og email
- Status (ophørt, konkurs m.m.)
Systemet spørger, om du vil overskrive dine eksisterende oplysninger.
Grundlæggende stamdata
- Kundenavn
- Adresse 1 og 2
- Postnr & by
- Land
- Telefon og mobil
- Email og web
- Kontaktperson (Att)
Økonomi- og faktureringsfelter
Felterne ligger på fanen Diverse:
- Betalingsbet. (betalingsbetingelser)
- Betal måde (fx Kredit, Factoring, Kontant, BetalingsService eller LeverandørService)
- Kreditmax DKK
- Valuta (på fanen Navn, adresse)
- Momstype
- Kontokort / GLN (EAN lok)
- Prisgruppe, Fakturarabat, Deb/Varerabatgr og Fakturagebyr
Dimensioner
I området Dimensioner på fanen Diverse kan du sætte standardværdier for:
- Lagersted
- Afdeling
- Projekt
- Formål
Disse overføres automatisk til ordre, faktura m.m.
Gem
Når felterne er udfyldt, lukkes billedet med ESC eller krydset.
Debitoren er allerede gemt.
Redigering af en eksisterende debitor
- Åbn Debitor-listen
- Find kunden og tryk F3
- Ret oplysningerne
- Luk billedet — ændringer gemmes automatisk
Sletning af en debitor
En debitor kan kun slettes, hvis:
- Der ikke findes åbne poster
- Der ikke findes historik (fakturaer, ordrer, projekter m.m.)
- Der ikke er afhængige data (maskiner, dokumenter osv.)
Normalt bruges i stedet:
Hak i Arkiveres → kunden skjules, men historikken bevares.
Vigtige faner og funktioner i debitorbilledet
Debitorkortet har tre faner: Navn, adresse, Diverse og Saldi og Totaler.
Fanen Navn, adresse
- Id: Kontonr, Søgenavn og CVR Nr (CVR-opslag)
- Basis: Spærret, Arkiveres, Profil og Valuta
- Navn / Adresse: navn, adresse, postnr., by og land
- Kontakt: Attention, telefon, mobil, e-mail, e-mail bogholderi, web og sprog
- E-Faktura: GLN (EAN lok), E-Faktura, EDI Ordre/Fak Profil og EDI Dok.
- Bemærkninger: Bemærkning 1–3
Fanen Diverse
- Fakturering / Økonomi: Bogføringsgr., Betalingsbet., Momstype, Kreditmax DKK, Betal måde, Rykkere, Rente, Rentenota, Kontokort, Samlefaktura og Faktureres til
- Div Grupper: Sælger, Fakturagebyr, GebyrGruppe, Prisgruppe, Fakturarabat, Deb/Varerabatgr, Afgiftsgruppe og Samkøbsrabat
- Dimensioner: Lagersted, Afdeling, Projekt og Formål
- Levering: Levering, Lev.adr. og Lev Bemærkning
Fanen Saldi og Totaler
Saldo, forfaldent, omsætning og dækningsbidrag pr. måned/år (DKK og valuta).
Handlinger (knapper nederst)
- Posteringer og ÅbnePoster
- Tilbud og Tilbudlinjer
- Ordrer og Ordrelinjer
- Opret forsendelse og Vis forsendelser
- Fakturaer og Fakturalinjer
- Priser og Rabatter
- Rykkerhistorik
- > Dokumenter
- Maskiner
Yderlige funktioner
I panelet til højre finder du bl.a. Projekter, Kontakter, Kontrolskemaer, Leveringsadresser, Mobile arbejdskort, Notater, Send Email, Udskrifts log og Val.saldi.
Vil du vide mere?
Læs om salg og debitorer i KeyBalance:
Salg & Debitor
Læs vores guide om almindeligt salg:
Almindelig salg
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvorfor hentes mine CVR-oplysninger ikke?
CVR-opslag virker kun for danske CVR-numre. Hvis nummeret ikke findes, eller CVR-api ikke svarer, hentes der ingen data. Hvis kunden er ophørt eller konkurs, adviserer systemet automatisk.
Kan jeg oprette en kunde uden CVR?
Ja. CVR er ikke et krav. Private kunder, foreninger og udenlandske virksomheder oprettes uden CVR-nummer.
Hvad betyder “Arkiveret”?
En arkiveret debitor (hak i Arkiveres på fanen Navn, adresse) skjules fra lister og søgninger, men historik bevares. Bruges, når kunden ikke længere er aktiv.
Hvornår bruger jeg kreditmaks?
Kreditmaks (feltet Kreditmax DKK på fanen Diverse) bruges til at rådgive om kundens kreditrisiko. Hvis saldo overstiger kreditmaks, kommer en advarsel på ordre/fakturaer.
Hvor sættes betalingsbetingelser?
På debitoren i feltet Betalingsbet. på fanen Diverse (området Fakturering / Økonomi). De overføres automatisk til nye ordrer og fakturaer.
Hvordan vælger jeg standardvaluta?
Standardvaluta vælges i feltet Valuta på debitorens fane Navn, adresse. Bruges ved fakturering og salgsstatistik.
Kan en kunde have flere leveringsadresser?
Ja. Via “Leveringsadresser” under Yderlige funktioner kan der oprettes ubegrænset antal adresser og vælges på ordrer.
Hvad bruges EAN-lokation til?
EAN bruges til elektronisk fakturering (OIOUBL). Offentlige kunder kræver altid EAN.
Hvad betyder feltet “Profil”?
Profiler bruges til at give standardindstillinger for nye kunder, fx betalingsbetingelser, valuta, dimensioner m.m.
Kan en kunde have flere projekter?
Ja. Via “Projekter” under Yderlige funktioner ses alle projekter/sager tilknyttet kunden.