Igangværende arbejde (WIP)
Formål og grundprincip
Igangværende arbejde er værdien af udført, men endnu ikke faktureret arbejde. Med WIP (Work In Progress) periodiserer KeyBalance den optjente værdi over på balancen, så jeres resultat matcher hvor langt projekterne reelt er nået – ikke hvornår fakturaen tilfældigvis sendes.
Uden igangværende svinger resultatet kunstigt: et projekt, hvor der er brugt mange timer men endnu ikke faktureret, ser ud som et tab, indtil fakturaen sendes. Igangværende udjævner dette måned for måned.
Opsætning
Igangværende arbejde sættes op under System → Opsætning → Projekt/Sag opsætning i gruppen Igangværende. Udfyld følgende felter:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Igangvær. balancekonto | Statuskonto (aktiv) i balancen, hvor igangværende arbejde står (fx "Igangværende arbejder" i 1200-serien). Debiteres, når værdien stiger. |
| Igangvær. resultatkonto | Resultatkonto "Ændring i igangværende arbejde" (modpost til balancekontoen). Krediteres, når værdien stiger, så periodens resultat viser den optjente produktion. |
| Igangvær. metode | Opgørelsesmetode – Produktion eller Kostpris (se nedenfor). |
| Igangvær. bilagsserie | Bilagsserie til reguleringsposteringerne (standard Bilag). |
| Igangvær. bogføring aktiv | Sikkerhedshak – reguleringsbogføringen kører kun, når dette er slået til (og konti + bilagsserie er udfyldt). Slå først til efter revisor-godkendelse. |
Vigtigt: Både balance- og resultatkontoen skal være dedikerede konti, der IKKE indgår i projektets forbrugs-/omsætnings-summeringer (opsat i gruppen Projekt på samme dialog). Ellers vil WIP-reguleringen påvirke det grundlag, den selv beregnes ud fra, og tallene bliver selv-forstærkende.
Metode: Produktion vs. Kostpris
| Metode | Beregning | Betyder |
|---|---|---|
| Produktion | Færdiggørelsesgrad × kontraktsum − faktureret | Optjent værdi inkl. forventet avance. Bruges typisk til fastpris-projekter. |
| Kostpris | Afholdte omkostninger − faktureret | Ingen avance før fakturering – konservativt princip. |
Valget er et regnskabsprincip og skal bruges konsistent år for år. Spørg jeres revisor, hvis I er i tvivl.
Sådan virker det
WIP opgøres pr. projekt (og pr. aftaleseddel) med tre tal, der vises i statusvinduet:
- Igangvær. basis – den beregnede værdi lige nu (efter valgt metode).
- Igangvær. bogført – hvad der allerede står bogført i hovedbogen.
- Igangvær. regulering – forskellen (basis − bogført) = præcis det, der bogføres ved næste kørsel.
Denne delta-model betyder, at hver kørsel kun bogfører ændringen siden sidst. Kører I reguleringen to gange i træk uden ny aktivitet, bogfører den anden kørsel 0.
Modellen er selv-udlignende:
- Efterhånden som I fakturerer, falder igangværende af sig selv (faktureret stiger → basis falder).
- Er projektet fuldt faktureret, går basis mod 0, så næste regulering bogfører resten væk.
- Når et projekt arkiveres, nulstiller næste regulering automatisk den resterende igangværende værdi (bogfører −bogført tilbage), så der ikke ligger igangværende på afsluttede projekter.
I skal altså aldrig manuelt flytte noget – kør blot reguleringen hver periode.
Trin for trin
1. Se status
Åbn Igangværende arbejde – status pr. projekt. Her ses basis, bogført og regulering pr. projekt (regulering ≠ 0 er markeret rødt). Dobbeltklik på en linje åbner projektkortet, og knappen Regnskab viser projektregnskabet.
2. Bogfør regulering
- Kør Bogfør igangværende arbejde (regulering).
- Angiv bogføringsdato (typisk periodeslut – ultimo måned/kvartal).
- Bekræft.
Systemet danner to finansposter pr. projekt på reguleringsbeløbet (deltaet):
- Debet Igangvær. balancekonto / Kredit Igangvær. resultatkonto
Bogføringsdatoen er den, du angiver (typisk periodeslut); registreringsdatoen sættes altid til i dag. Tasken kører, når Igangvær. bogføring aktiv er slået til, og enten der er en regulering ≠ 0 (aktive projekter) eller der ligger en bogført rest på et arkiveret projekt (som så nulstilles).
3. Fuld tilbageførsel (revisor)
Ved årsafslutning eller revisorkontrol kan I køre Fuld tilbagefoersel af igangvaerende (revisor), som nulstiller det bogførte igangværende i hovedbogen pr. projekt. Angiv bogføringsdato og bekræft.
Hvornår skal det køres?
- Løbende drift: kør reguleringen ved hver periodeafslutning (fx ultimo måned), inden I lukker perioden.
- Årsafslutning: kør reguleringen frem til statusdagen; brug evt. fuld tilbageførsel efter aftale med revisor.
FAQ
Hvad er igangværende arbejde?
Værdien af udført men endnu ikke faktureret arbejde. Det periodiserer den optjente produktion over på balancen, så resultatet følger projekternes fremdrift i stedet for faktureringstidspunktet.
Produktion eller Kostpris – hvilken metode skal vi vælge?
Produktion opgør igangværende inkl. forventet avance (færdiggørelsesgrad × kontraktsum − faktureret). Kostpris opgør kun afholdte omkostninger − faktureret, altså uden avance før fakturering. Det er et regnskabsprincip, der skal bruges konsistent – spørg jeres revisor.
Hvornår skal det bogføres?
Typisk ved hver periodeafslutning. Kun ændringen (deltaet) siden sidste kørsel bogføres, så det er sikkert at køre ofte. Kør det, inden I lukker perioden.
Hvorfor skal igangværende have dedikerede konti?
Balance- og resultatkontoen skal ligge uden for projektets forbrugs- og omsætnings-summeringer. Ligger de inden for summeringsintervallerne, vil reguleringen påvirke det grundlag (basis), den selv beregnes ud fra, og tallene bliver selv-forstærkende.
Skal vi manuelt fjerne igangværende, når projektet er færdigt?
Nej. Reguleringen klarer det selv: mens projektet er aktivt, falder igangværende i takt med faktureringen, og når projektet arkiveres, nulstiller næste regulering automatisk den resterende værdi. Fuld tilbageførsel findes stadig som manuel revisor-mulighed, hvis I vil nulstille bevidst uden for den løbende kørsel.