CRM – To-Do’s og Kundeaktiviteter
Introduktion
Kundeaktiviteter og To-Do’s i KeyBalance udgør fundamentet for den daglige opfølgning på kunder, salg, support og interne opgaver.
En aktivitet kan være:
- et møde
- et opkald
- et tilbud
- et notat
- en opfølgningsopgave
- automatisk mailjournalisering
- en opfølgning fra et salgsprojekt
Alle aktiviteter samles ét sted og vises både på kunden, på kontaktpersonen og i den fælles To-Do liste.
To-Do listen er medarbejderens personlige arbejdsredskab, hvor dagens og ugens opgaver kan ses i prioriteret rækkefølge.
Hvad er en Kundeaktivitet?
En kundeaktivitet er et registreret kontaktpunkt, eller en handling der skal ske på et bestemt kundeemne f.eks.:
- Telefonopkald
- Udsendt tilbud
- Opfølgningsaftale
- Besøg og møder
- E-mail (journaliseret automatisk)
- Notater
- Kampagneaktivitet
- Opgaver relateret til kunder
Aktiviteten indeholder:
- Kunde
- Kontaktperson
- Aktivitetstype
- Sælger
- Dato og tidspunkt
- Notat / beskrivelse
- Opfølgningsdato
- Evt. salgsprojekt
- Dokumenter (fx .eml for mail)
Hvor vises aktiviteter?
På Kundeemnet
CRM → Kundeemner → (vælg kunde) → Aktiviteter
Her ser du ALLE aktiviteter for kunden – både afsluttede og åbne.
På Kontaktpersonen
CRM → Kontaktpersoner → (vælg kontaktperson)
Viser kun aktiviteter knyttet til en specifik person.
På Salgsprojektet Aktiviteter oprettet fra salgsprojekter bindes sammen, så man kan følge hele salgsdialogen.
Under To-Do liste
CRM → To-Do → To-Do - Mine åbne, To-Do - Alle åbne eller To-Do - Åbne per sælger
Her får hver sælger sit eget overblik over:
- opfølgningsdatoer
- møder
- tilbud der skal følges op
- åbne tasks
- forsinkede opfølgningsaktiviteter
To-Do listen er det primære arbejdsredskab til daglig kontakt og salgsopfølgning.
Sådan oprettes en aktivitet manuelt
En aktivitet kan oprettes fra:
Kundeemnet Klik Aktiviteter → Opret ny.
Kontaktperson Klik Aktiviteter → Opret ny.
To-Do listen Klik + ikonet.
Du udfylder typisk:
- Aktivitetstype (Tlf, Møde, Tilbud, Email, Notat...)
- Kunde og kontaktperson
- Beskrivelse / notat
- Opfølgning (dato og evt. tid)
- Sælger (forslås automatisk)
- Eventuel tilknytning til salgsprojekt
Når du gemmer, ligger opgaven nu i To-Do listen.
Automatiske aktiviteter
KeyBalance opretter også aktiviteter automatisk fra:
Mailjournalisering
Indgående og udgående mails oprettes som:
- Aktivitetstype = E-mail
- Notat = emne
- Dokument = mailfil (.eml)
- Kunde / kontaktperson matches automatisk
Salgsprojekter Når en opfølgning ændres i et salgsprojekt, opretter systemet automatisk en opfølgningsaktivitet i Kundeaktivitet.
Kampagner Reaktioner eller opfølgning kan knyttes til specifikke kampagner.
Tilbud Tilbud med opfølgningsdato, opretter automatisk en aktivitet til sælgeren.
To-Do listen – dit daglige arbejdsredskab
CRM → To-Do
To-Do listen (billedet To-Do liste) viser alle aktiviteter, der kræver handling:
Kolonnerne er:
- Opfølg (dato for næste handling)
- Kunde
- Firmanavn
- K.navn (kontaktperson)
- Aktivitet (aktivitetstype)
- Sidst rettet
- Notat
Listen kan sorteres og filtreres, fx:
- kun egne opgaver
- sidste år + i år
- kun tilbud
- kun møder
- kun åbne opgaver
Sådan bruger du To-Do listen hver dag
1) Start dagen med at åbne To-Do
Her ser du straks:
- hvad der skal følges op
- hvilke møder du har
- hvilke tilbud der er åbne
- hvem du mangler at ringe til
2) Klik på en aktivitet for detaljer
Du kan åbne:
- selve aktiviteten
- kundeemnet
- kontaktpersonen
- tilknyttede dokumenter (fx tilbud, mails)
3) Opdater aktiviteten
Tilføj notat, skriv opfølgningstekst eller ændr status.
4) Angiv ny opfølgning
Når du ændrer:
- Næste opfølgdato
- Opfølg aktivitetstype
- Tekst til næste opfølgning
→ opretter systemet automatisk en ny aktivitet via trigger.
Dette betyder, at opfølgninger altid ligger struktureret i en kæde.
5) Marker opgaven som afsluttet
Når en opgave er løst:
- sæt flueben i Afsluttet
Den forsvinder nu fra To-Do listen, men bevares i historikken.
Find gamle aktiviteter
Du kan søge i:
Kundeemne → Aktiviteter
Perfekt ved kundemøder, tvister eller "hvad aftalte vi sidst?"
CRM Overblik → Aktiviteter
Her kan du filtrere på:
- sælger
- dato
- aktivitetstype
- kampagne
- salgsprojekt
- kontaktperson
- ord
- dokumentnavn
Samspil med resten af CRM
Salgsprojekter Opfølgning i projekter → automatisk aktivitet i To-Do.
Mailjournalisering E-mails → bliver aktiviteter med dokumentation.
Kampagner Aktiviteter kan vise, om en kampagne har skabt kundedialog.
Statusskift på kunde Aktivitet kan ændre kundens status automatisk (fx Lead → Kunde).
Kundeaktiviteter og To-Do listen er derfor det centrale værktøj til kundestyring, opfølgning og daglig planlægning i KeyBalance.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvor ser jeg mine åbne opgaver?
Under CRM → To-Do → To-Do - Mine åbne.
Hvordan fjerner jeg en opgave fra To-Do listen?
Sæt flueben i Afsluttet. Opgaven forsvinder fra To-Do listen, men bevares i historikken.
Opretter et tilbud automatisk en aktivitet?
Ja. Et tilbud med opfølgningsdato opretter automatisk en aktivitet til sælgeren.
Hvor finder jeg gamle aktiviteter på en kunde?
Åbn kundeemnet, og klik på knappen Aktiviteter. Her ser du både åbne og afsluttede aktiviteter.