Skip to content

CRM – To-Do’s og Kundeaktiviteter

Introduktion

Kundeaktiviteter og To-Do’s i KeyBalance udgør fundamentet for den daglige opfølgning på kunder, salg, support og interne opgaver.

Kundeemne skærmbillede

En aktivitet kan være:

  • et møde
  • et opkald
  • et tilbud
  • et notat
  • en opfølgningsopgave
  • automatisk mailjournalisering
  • en opfølgning fra et salgsprojekt

Alle aktiviteter samles ét sted og vises både på kunden, på kontaktpersonen og i den fælles To-Do liste.

To-Do listen er medarbejderens personlige arbejdsredskab, hvor dagens og ugens opgaver kan ses i prioriteret rækkefølge.

Hvad er en Kundeaktivitet?

En kundeaktivitet er et registreret kontaktpunkt, eller en handling der skal ske på et bestemt kundeemne f.eks.:

  • Telefonopkald
  • Udsendt tilbud
  • Opfølgningsaftale
  • Besøg og møder
  • E-mail (journaliseret automatisk)
  • Notater
  • Kampagneaktivitet
  • Opgaver relateret til kunder

Aktiviteten indeholder:

  • Kunde
  • Kontaktperson
  • Aktivitetstype
  • Sælger
  • Dato og tidspunkt
  • Notat / beskrivelse
  • Opfølgningsdato
  • Evt. salgsprojekt
  • Dokumenter (fx .eml for mail)

Hvor vises aktiviteter?

På Kundeemnet CRM → Kundeemner → (vælg kunde) → Aktiviteter

Kundeemne skærmbillede

Her ser du ALLE aktiviteter for kunden – både afsluttede og åbne.

På Kontaktpersonen CRM → Kontaktpersoner → (vælg kontaktperson)

Kundeemne skærmbillede

Viser kun aktiviteter knyttet til en specifik person.

På Salgsprojektet Aktiviteter oprettet fra salgsprojekter bindes sammen, så man kan følge hele salgsdialogen.

Under To-Do liste CRM → To-Do

Her får hver sælger sit eget overblik over:

  • opfølgningsdatoer
  • møder
  • tilbud der skal følges op
  • åbne tasks
  • forsinkede opfølgningsaktiviteter

To-Do listen er det primære arbejdsredskab til daglig kontakt og salgsopfølgning.

Sådan oprettes en aktivitet manuelt

En aktivitet kan oprettes fra:

Kundeemnet Klik Aktiviteter → Opret ny.

Kontaktperson Klik Aktiviteter → Opret ny.

To-Do listen Klik + ikonet.

Du udfylder typisk:

  • Aktivitetstype (Tlf, Møde, Tilbud, Email, Notat...)
  • Kunde og kontaktperson
  • Beskrivelse / notat
  • Opfølgning (dato og evt. tid)
  • Sælger (forslås automatisk)
  • Eventuel tilknytning til salgsprojekt

Når du gemmer, ligger opgaven nu i To-Do listen.

Automatiske aktiviteter

KeyBalance opretter også aktiviteter automatisk fra:

Mailjournalisering

Indgående og udgående mails oprettes som:

  • Aktivitetstype = E-mail
  • Notat = emne
  • Dokument = mailfil (.eml)
  • Kunde / kontaktperson matches automatisk

Salgsprojekter Når en opfølgning ændres i et salgsprojekt, opretter systemet automatisk en opfølgningsaktivitet i Kundeaktivitet.

Kampagner Reaktioner eller opfølgning kan knyttes til specifikke kampagner.

Tilbud Tilbud med opfølgningsdato, opretter automatisk en aktivitet til sælgeren.

To-Do listen – dit daglige arbejdsredskab

CRM → To-Do

To-Do listen viser alle aktiviteter, der kræver handling:

Typiske kolonner:

  • Opfølg (dato for næste handling)
  • Kunde
  • Firmanavn
  • Opfølgningstekst
  • Kontaktperson
  • Aktivitetstype
  • Sidst rettet
  • Notat

Listen kan sorteres og filtreres, fx:

  • kun egne opgaver
  • sidste år + i år
  • kun tilbud
  • kun møder
  • kun åbne opgaver

Sådan bruger du To-Do listen hver dag

1) Start dagen med at åbne To-Do

Her ser du straks:

  • hvad der skal følges op
  • hvilke møder du har
  • hvilke tilbud der er åbne
  • hvem du mangler at ringe til

2) Klik på en aktivitet for detaljer

Du kan åbne:

  • selve aktiviteten
  • kundeemnet
  • kontaktpersonen
  • tilknyttede dokumenter (fx tilbud, mails)

3) Opdater aktiviteten

Tilføj notat, skriv opfølgningstekst eller ændr status.

4) Angiv ny opfølgning

Når du ændrer:

  • Næste opfølgdato
  • Opfølg aktivitetstype
  • Tekst til næste opfølgning

→ opretter systemet automatisk en ny aktivitet via trigger.

Dette betyder, at opfølgninger altid ligger struktureret i en kæde.

5) Marker opgaven som afsluttet

Når en opgave er løst:

  • sæt flueben i Afsluttet

Den forsvinder nu fra To-Do listen, men bevares i historikken.

Find gamle aktiviteter

Du kan søge i:

Kundeemne → Aktiviteter

Perfekt ved kundemøder, tvister eller "hvad aftalte vi sidst?"

CRM Overblik → Aktiviteter

Her kan du filtrere på:

  • sælger
  • dato
  • aktivitetstype
  • kampagne
  • salgsprojekt
  • kontaktperson
  • ord
  • dokumentnavn

Samspil med resten af CRM

Salgsprojekter Opfølgning i projekter → automatisk aktivitet i To-Do.

Mailjournalisering E-mails → bliver aktiviteter med dokumentation.

Kampagner Aktiviteter kan vise, om en kampagne har skabt kundedialog.

Statusskift på kunde Aktivitet kan ændre kundens status automatisk (fx Lead → Kunde).

Kundeaktiviteter og To-Do listen er derfor det centrale værktøj til kundestyring, opfølgning og daglig planlægning i KeyBalance.