E-fakturaen bliver afvist, og PDF'en godkendt – samme faktura modtaget to gange
Spørgsmål
KeyBalance afviser automatisk alle E-fakturaer (Peppol/OIOUBL) fra en bestemt leverandør, men godkender PDF-fakturaerne fra samme leverandør. Kan det ændres, så E-fakturaen bliver brugt, og PDF'en bliver afvist?
Svar
KeyBalance afviser dubletter, altså anden udgave af den samme faktura. Et bilag regnes som en dublet, når der allerede findes et bilag med samme kreditor og samme fakturanummer. Det sker, så den samme faktura ikke bliver betalt to gange.
Sender leverandøren den samme faktura både som PDF på mail og som E-faktura, kommer den ind i KeyBalance to gange:
| Modtages | Resultat |
|---|---|
| Først | Bruges og sendes til godkendelse |
| Som nummer 2 | Afvist som dublet og arkiveret |
Om det er PDF'en eller E-fakturaen, der bliver brugt, afhænger altså kun af rækkefølgen, de bliver modtaget i. Kommer mailen med PDF'en typisk før E-fakturaen, bliver det E-fakturaen, der afvises hver gang. Det er ikke en fejl i indlæsningen.
Du kan se årsagen i arkivet. Åbn den afviste E-faktura under Arkiverede Indkøbsfakturaer, og se fanen Log. Der står "Fakturanummer er dubleret" med typen AutoKontrol.
Løsning: bed leverandøren om kun at sende E-faktura
Som udgangspunkt skal man bede leverandørerne om ikke at sende PDF, når de også sender E-faktura. Så kommer fakturaen kun ind én gang, og der er ingen dublet at afvise.
E-fakturaen er at foretrække, fordi alle oplysninger kommer direkte fra leverandøren og ikke skal aflæses fra en PDF.
Gælder det flere leverandører, kan du i arkivet filtrere på afviste bilag og se, hvilke kreditorer der både sender PDF og E-faktura.
Hvis PDF'en allerede er godkendt
Det er ikke nødvendigt at gøre noget. Fakturaen er kun kommet ind én gang, og indholdet er det samme.
Vil du hellere bruge E-fakturaen, kan du genaktivere den fra arkivet (højreklik og vælg Genaktiver) og afvise PDF-bilaget. Gør det kun, hvis PDF'en ikke er bogført endnu, ellers bliver fakturaen bogført to gange.
Se også:
- BSArkiveretAfvist — hvorfor KeyBalance automatisk afviser og arkiverer et bilag
- TDC-faktura afvist som dublet — når to forskellige fakturaer har samme fakturanummer