Opsætning af anlæg i KeyBalance
Sådan sætter du aktivgrupper og konti op, før du opretter dit første anlægsaktiv
Anlægsmodulet i KeyBalance styrer dine anlægsaktiver fra køb til salg: kostpris, afskrivninger, afgang og tab/gevinst. Alt bogføres automatisk i finans, og tallene kan trækkes direkte som anlægsnote til årsrapporten.
Men det hele hænger på én ting: aktivgruppen. Gruppen bestemmer, hvilke finanskonti systemet bogfører på. Er gruppen ikke sat rigtigt op, ender posteringerne på fejlkontoen — eller slet ingen steder.
Denne guide sætter opsætningen på plads én gang for alle.
Hvor finder jeg opsætningen?
Aktivgrupper findes to steder — samme skærmbillede:
System → Opsætning → Generelt → Anlæg - Opsætning
Trin 1: Beslut dine aktivgrupper
En aktivgruppe samler aktiver, der skal stå som én linje i balancen og i anlægsnoten. Typiske grupper:
| Gruppe | Indeholder |
|---|---|
| Goodwill | Goodwill |
| Udvikling | Udviklingsomkostninger |
| IT | Computere, servere, hardware |
| Biler | Købte biler og indretning af biler |
| Inventar | Inventar og indretning |
| Bygninger | Købte bygninger |
Tip: lav ikke flere grupper end du vil vise som selvstændige poster i årsrapporten. Hver gruppe kræver sit eget sæt finanskonti.
Trin 2: Opret kontostrukturen i kontoplanen
Hver aktivgruppe skal have seks balancekonti og to driftskonti. Sådan ser det ud for gruppen Biler:
| Konto | Navn | Hvad den bruges til |
|---|---|---|
| 5512 | Biler købt, primo | Kostprisen fra tidligere år |
| 5513 | Tilgang biler købt | Årets køb — bogføres på af anlæg |
| 5514 | Afgang biler købt | Årets salg og udrangering |
| 5515 | Primo afskrivninger biler | Akkumulerede afskrivninger fra tidligere år |
| 5516 | Årets afskrivninger | Årets afskrivning i balancen |
| 5517 | Tilbageførte afskrivninger | Afskrivninger på solgte aktiver |
| 3512 | Afskrivninger biler | Afskrivning i resultatopgørelsen |
| 3520 | Tab/gevinst v/salg af aktiver | Tab eller gevinst ved salg |
Alle balancekonti sættes op med Drift/Status = Status.
Årsrulningen — vigtigt
De fire bevægelseskonti skal nulstilles til primokontoen ved årsskiftet. På finanskontoen sætter du:
| Konto | Nulstil | Overfør til |
|---|---|---|
| 5313 Tilgang | Ja | 5512 |
| 5314 Afgang | Ja | 5512 |
| 5316 Årets afskrivninger | Ja | 5515 |
| 5317 Tilbageførte | Ja | 5515 |
Uden dette bliver årets tilgang stående på tilgangskontoen år efter år, og anlægsnoten vil vise forkert primosaldo. Det er den mest almindelige opsætningsfejl i anlægsmodulet.
Trin 3: Udfyld aktivgruppen
Åbn Aktiv grupper og udfyld en linje pr. gruppe:
| Felt | Skal indeholde | Eksempel |
|---|---|---|
| Navn | Gruppens kode (max 10 tegn) | Biler |
| Tekst | Beskrivelse | Købte biler og indretning af biler |
| Tilgangskonto | Konto for årets tilgang | 5513 |
| Afgangskonto | Konto for årets afgang | 5514 |
| Afskrivning Balance | Årets afskrivninger i balancen | 5516 |
| Afskrivning afgang | Tilbageførte afskrivninger | 5517 |
| Afskrivning | Afskrivning i resultatopgørelsen | 3520 |
| TabVind | Tab/gevinst ved salg | 3521 |
| Metode | Lineært eller Saldo | Lineært |
| Periode | Levetid, antal måneder (default på anlægetsaktiverne) | 60 |
| Interval | Hvad Periode tælles i (default på anlægetsaktiverne) | Måned |
Pas på: Tilgangskontoen skal være tilgangskontoen (5513), ikke primokontoen (5512). Peger den på primo, lander årets køb direkte i primosaldoen, hvor det ikke må stå.
Metode, Periode og Interval bruges som forslag, når du opretter et nyt aktiv i gruppen. De kan altid ændres på det enkelte aktiv.
Trin 4: Kontrollér opsætningen
Kør udskriften:
Lager → Rapporter → Anlægsaktiver → Afstemning anlæg mod finans
Den viser gruppe for gruppe, konto for konto, om anlægskartoteket stemmer til kontoplanen — og skriver en advarsel i rødt, hvis:
- en af gruppens konti ikke er udfyldt
- en konto ikke findes i kontoplanen
- bevægelseskontiene mangler Nulstil eller Overfør til
- der findes aktiver med en aktivgruppe, der ikke er oprettet
Er alle differencer nul, er opsætningen på plads.
Checkliste før du går videre
- [ ] Alle aktivgrupper er oprettet
- [ ] Alle otte konti er udfyldt på hver gruppe
- [ ] Tilgangskontoen peger på tilgangskontoen — ikke primo
- [ ] Nulstil + Overfør til er sat på de fire bevægelseskonti
- [ ] Metode, Periode og Interval er udfyldt
- [ ] Afstemningsudskriften viser nul i differencekolonnen
Vil du vide mere?
Læs om anlægsmodulet i KeyBalance ERP: KeyBalance finans
Næste skridt: Oprettelse af anlæg
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvor mange aktivgrupper skal jeg have?
Én pr. post, du vil vise selvstændigt i balancen og anlægsnoten. Har du fx kun én linje "Materielle anlægsaktiver" i årsrapporten, er én gruppe nok. Skal biler, IT og inventar kunne ses hver for sig, skal der tre grupper til — og tre sæt konti.
Hvorfor skal der otte konti til pr. gruppe?
Fordi årsregnskabslovens § 88 kræver, at anlægsnoten viser kostpris og afskrivninger opdelt på primo, tilgang, afgang og årets bevægelser. Kan finans ikke skelne dem, kan noten ikke bygges — og den kan ikke afstemmes til balancen.
Hvad sker der, hvis jeg glemmer Nulstil og Overfør til?
Årets tilgang og afskrivninger bliver stående på bevægelseskontiene ind i næste år. Balancen er stadig rigtig i alt, men anlægsnotens primotal driver længere og længere fra virkeligheden for hvert år. Afstemningsudskriften advarer om det.
Kan jeg ændre kontiene på en gruppe senere?
Ja, men kun fremadrettet. Allerede bogførte posteringer bliver stående på de gamle konti. Skal historikken med over, kræver det omposteringer i finans. Kør afstemningsudskriften bagefter for at se, om noten stadig stemmer.
Kan jeg slette en aktivgruppe?
Kun hvis der ikke er aktiver på den. Flyt aktiverne til en anden gruppe først. Bemærk at aktiverne beholder deres bogførte posteringer på de gamle konti — så flytning i kartoteket skal normalt følges af en ompostering i finans.