Kreditnota i OIOUBL kan ikke bære leveringssted / butik
Oplevelse
En kunde med gennemfakturering (kæde, indkøbsforening eller hovedkontor der modtager alle bilag på vegne af butikkerne) melder tilbage:
- Fakturaerne kommer korrekt ind via hovedkontoret / centralen — og bliver fordelt ud til den rigtige butik.
- Kreditnotaerne kommer enten direkte til butikken (uden om centralen), eller de lander hos centralen uden at det fremgår hvilken butik de hører til.
Kunden tror typisk at vi bruger "en forkert konto" når vi danner kreditnotaen. Det er sjældent forklaringen.
Årsag — feltet findes ikke i standarden
Det er korrekt at der ikke findes leveringsoplysninger på hovedet af en OIOUBL kreditnota. Det er ikke en begrænsning i KeyBalance — det er selve UBL/OIOUBL- standarden der ikke har feltet.
| Dokument | cac:Delivery på dokumenthovedet |
Kan bære DeliveryLocation (butikkens GLN/EAN) |
Kan bære DeliveryParty |
|---|---|---|---|
| Invoice (faktura) | Ja | Ja | Ja |
| CreditNote (kreditnota) | Nej | Nej | Nej |
| CreditNoteLine (kreditnotalinje) | Ja | Ja | Ja |
I CreditNoteType findes hverken Delivery eller DeliveryTerms — de klasser
er simpelthen ikke en del af dokumenttypen. De eneste parter på kreditnotaens
hoved er AccountingSupplierParty, AccountingCustomerParty og PayeeParty.
Linjeniveau er teoretisk muligt — men sjældent brugbart. OIOUBL tillader
CreditNoteLine/Delivery/DeliveryLocationog.../DeliveryParty. Men de fleste modtagersystemer fordeler bilag ud fra dokumenthovedet og læser slet ikke leveringsoplysninger på linjeniveau. Brug det kun hvis modtageren udtrykkeligt bekræfter at de læser det.
Hvad det betyder i praksis
Ved gennemfakturering er der reelt to oplysninger i spil:
- Hvem skal have bilaget — modtagerens EAN/GLN, altså centralen.
- Hvilken butik vedrører bilaget — som på fakturaen ligger i
Delivery/DeliveryLocation.
På kreditnotaen findes kun oplysning 1. Derfor står man med et valg, og begge veje giver problemer hvis der ikke er aftalt en løsning:
| Valg | Konsekvens |
|---|---|
| Kreditér på butikkens debitor/EAN | Kreditnotaen går direkte til butikken og uden om centralen — bilagsflowet brydes |
| Kreditér på centralens debitor/EAN | Kreditnotaen kommer det rigtige sted hen, men centralen kan ikke uden videre se hvilken butik den vedrører |
Sådan håndterer I det
Der findes ikke ét rigtigt svar — det afhænger af modtagerens system. Mulige veje, i den rækkefølge vi normalt anbefaler:
| Løsning | Hvordan | Bemærkning |
|---|---|---|
| Samme modtager som fakturaen + reference til original faktura | Kreditnotaen dannes ud fra den oprindelige faktura, så fakturanummeret følger med i BillingReference |
Anbefalet udgangspunkt. Modtageren kan slå butikken op via den oprindelige faktura |
| Butikken i "Deres reference" | Feltet Ref på ordren → cac:OrderReference/cbc:ID |
Kræver at modtageren accepterer at læse butiksnr./PO-nr. derfra |
| Butikken i notefeltet | cbc:Note |
Kun til manuel behandling — maskinel fordeling på Note er upålidelig |
| Leveringssted på linjeniveau | CreditNoteLine/Delivery/DeliveryLocation/ID |
Kun hvis modtageren bekræfter at de læser linjeniveau. Kræver tilpasning |
| Skift format til Peppol BIS Billing 3.0 | Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1) har cac:Delivery på kreditnotahovedet |
Kræver at begge parter kan sende/modtage Peppol BIS 3 i stedet for OIOUBL |
Undersøg altid med kunden først
Gæt aldrig på markeringen. Modtagerens fordeling af bilag er sat op i deres system, og to kæder løser det sjældent ens. Inden der programmeres noget, skal I have svar fra modtageren på:
- Hvilken EAN/GLN skal kreditnotaen sendes til — centralens eller butikkens?
- Hvilket felt læser de butiksnummeret fra på en kreditnota?
- Kan de fremsende et eksempel på en kreditnota-XML som deres system fordeler korrekt?
Når svaret foreligger, kan opsætningen — og evt. en tilpasning af OIOUBL-udtrækket — laves. Involvér altid en KeyBalance-konsulent til den tilpasning, da det griber ind i det fælles OIOUBL-udtræk.
Svar du kan sende videre til kunden
Vi har undersøgt det, og forskellen skyldes ikke en forkert konto hos os.
På en faktura findes der i OIOUBL et felt til leveringsadresse (
Delivery/DeliveryLocation), og det er dét felt der bruges til at angive hvilken butik leveringen vedrører. På en kreditnota findes det felt ikke i OIOUBL-standarden — dokumenttypen har hverken leveringsadresse eller leveringspart. Derfor kan vi ikke sætte butikken på kreditnotaen på samme måde som på fakturaen.Vi vil gerne have kreditnotaerne til at følge samme vej som fakturaerne. Kan I oplyse hvilket felt jeres system læser butiksnummeret fra på en kreditnota — og evt. sende os et eksempel på en kreditnota I modtager korrekt? Så tilpasser vi vores udsendelse efter det.