Gå til indholdet

Forbrug på projekt

Formål og grundprincip

Forbrug på projekt

Et projektregnskab er kun retvisende, hvis alt forbrug havner på projektet: timer, materialer, underentreprise, indkøb og interne omkostninger. I KeyBalance sker det automatisk – så snart en registrering har et projektnummer.

Der er to spor, en registrering kan påvirke:

  1. Projektregnskabet (kroner) – enhver finanspostering med et sagsnr spejles over på projektet som realiseret beløb, klar til at holde op mod budgettet.
  2. Fakturérbart forbrug (mængder) – tid og varer, der forbruges på projektet, opsamles som mængder, der kan forbrugsfaktureres (se Fakturering).

Sådan lander tallene på projektet

Nøgleprincippet: En finanspostering med et sagsnr placeres på projektkontoen ud fra finanskontoens Sags kontonr. Mangler finanskontoen sit Sags kontonr, lander posten på projektets fejlkonto. Derfor er konto-mapningen i Projektopsætning afgørende for at forbruget rammer de rigtige projektkonti.

  • Kroner → projektregnskabet (realiseret pr. projektkonto, kan sammenholdes med budgettet).
  • Tid/varer → opsamles desuden som mængder på projektet, klar til forbrugsfakturering.

Indgange – hvor forbrug registreres

1. Timer

  • Timeregistrering – medarbejderen registrerer timer på projekt/aktivitet (også fra mobilen, se Projekt – Mobil).
    1. Automatisk registrering
    2. Timer triggers automatisk ned som sagsposteringer, så med det samme kan ses på projektet.
    3. Timerne bogføres ikke i finansen, men vises på projektet og den almindelige lønkørsels bogføring kan bogføres som almindeligt.
    4. Timerne triggers ikke ned på sagerne
    5. Timerne godkendes og overføres til kladde, og bogføres som løn/timeomkostning på projektet.
    6. Timer indgår samtidig i fremdriften (registrerede timer vs. budgetterede).

2. Vareforbrug / lagertræk

  • Varer, der bruges på projektet, registreres via arbejdskortet/ordren på projektet – eller ved stregkodescanning af forbrug.
  • Varen trækkes fra lageret og lægges på projektet som forbrug (kostpris), klar til forbrugsfakturering.

3. Kreditor / indkøb

  • På en kreditor-/indkøbsfaktura (fx via bilagsscanning) angives projektnr på linjen.
  • Ved bogføring lægges beløbet som forbrug på projektet

4. Internt omkostningsbilag

  • Kassekladde – en manuel finanspostering med projektnr (fx interne timer, fordelte omkostninger, korrektioner).
  • Bogføres som en almindelig kassekladde.

5. Salgsfakturaer

  • Aconto-, forbrugs- og slutfakturaer lægger omsætning på projektet – se Fakturering.

6. Auto-posteringer

  • Sociale omkostninger / overhead kan lægges automatisk oven på fx løn (se Projektopsætning → Sags-AutoPosteringer). Påvirker kun projektregnskabet, ikke finans.

Trin for trin

Registrér timer 1. Åbn Timeregistrering. 2. Vælg projekt (og aktivitet), og indtast antal timer. 3. Godkend og bogfør (evt. via jeres normale time-godkendelsesflow).

Registrér vareforbrug 1. På projektets arbejdskort/ordre: tilføj de forbrugte varer (eller scan dem). 2. Varerne trækkes fra lager og lægges som forbrug på projektet.

Kreditorfaktura på projekt 1. Bogfør kreditorfakturaen som normalt, men sæt projektnr på linjen.

Internt bilag 1. Åbn Kassekladde, opret en linje med konto, beløb og projektnr, og bogfør.

Kontrollér resultatet - Åbn projektregnskabet (SAGSREGNSKAB) og se forbrug pr. projektkonto. Dobbeltklik på en konto for at se budget vs. regnskab pr. formål (se Budget fra tilbud).

FAQ

Hvordan kommer forbrug på et projekt?

Ved at registreringen har et projektnr: timer via Timeregistrering, varer via arbejdskort/scanning, indkøb via kreditorfaktura med projektnr, og interne omkostninger via kassekladde. Alt med et sagsnr spejles til projektregnskabet ud fra finanskontoens Sags kontonr.

Hvorfor lander forbrug på fejlkontoen?

Fordi den finanskonto, der bogføres på, mangler et Sags kontonr. Sæt Sags kontonr på kontoen (se Projektopsætning), så rammer forbruget den rigtige projektkonto.

Bliver registreret tid og varer automatisk faktureret?

Nej – de opsamles som fakturérbart forbrug på projektet. I fakturerer dem, når I vil, via Fakturer varer fra projekt (se Fakturering). Det giver kontrol over hvornår og hvor meget der faktureres.

Hvordan får vi sociale omkostninger/overhead med?

Via Sags-AutoPosteringer (opsættes i projektregnskabet). De lægger automatisk fx en procentdel oven på løn og påvirker kun projektregnskabet – ikke finans.

Relaterede guides