Aconto-fakturering
Formål og grundprincip
A conto-fakturering bruges, når et projekt faktureres i rater undervejs – fx efter en kontraktsum fordelt på et antal rater, eller efter aftalt forbrug. KeyBalance holder styr på:
- hvor meget der er begæret (faktureret) indtil nu
- hvor meget der er tilbageholdt
- hvad der mangler at blive faktureret
- og genskaber automatisk tidligere aconto-tekster, så kunden kan følge historikken på hver faktura.
Faktureringsmodeller for aconto
Aconto kan sættes op pr. projekttype (System → Opsætning → Projekt/Sag opsætning → Bogføring) og justeres pr. projekt:
- Fast beløb pr. rate – kontraktsummen deles på et maks. antal rater; sidste rate afregner resten.
- Procent pr. interval – der faktureres en procentdel ad gangen.
- Efter forbrug / tilbageholdt – der begæres ud fra udført arbejde minus tilbageholdt.
Kontraktsum, maks. antal rater og tilbageholdelse styres på selve projektet.
Dan en aconto-begæring
- Åbn projektet.
- Vælg Danner aconto begæring.
- Systemet beregner rate-/restbeløbet og danner en fakturakladde (ordrehoved med status FakturaKladde), inkl.:
- toptekst (se nedenfor)
- historik-tekstlinjer fra tidligere begæringer
- beløbslinjen "A'conto begæring" til sidst, så fakturaen ender med det reelle beløb.
- Kontrollér kladden og bogfør som en almindelig faktura.
Bemærk: aconto tælles først op, og tekstlinjen gemmes, når fakturaen bogføres – ikke når kladden dannes. En kladde, der ikke bogføres, ændrer derfor intet på projektet (ingen dobbelttælling, ingen dobbeltlinjer).
Aconto-tekster
Toptekst (standard fakturatekst)
(Projekter med hak i "dan toptekst") Toppen af aconto-fakturaen (fx "Ifølge tilbud … Bestilt af … Udført i perioden …" samt kontraktsum) hentes fra projektets notat:
- Åbn projektet → notat/fakturatekst.
- Udfyld Fakturatekst – standard linjer (foreslås automatisk ud fra tilbud, kunde, ATT og periode) og eventuelt Opgave (Faktura tekst).
Teksten lægges automatisk i ordrehovedets Hoved-tekst, når aconto-fakturaen dannes.
Genskabelige historik-tekstlinjer
(Projekter med hak i "Historiske linjer") Ved hver aconto-bogføring gemmes den fakturerede rate som en tekstlinje på projektet. Næste gang der dannes en aconto-faktura, genskabes de tidligere linjer automatisk øverst, så fakturaen viser noget i stil med:
1. Aconto pr. d. 25/1-23. Kr. 385.212,60
2. Aconto pr. d. 28/2-23. Kr. 412.900,00
3. Aconto begæring ............ (ny linje)
På den måde ser kunden hele forløbet af tidligere faktureringer plus den aktuelle rate.
- Linjerne gemmes først ved bogføring (ikke ved kladde), så I aldrig får dubletter.
- Kun aconto-ordrer påvirkes – almindelig fakturering er uændret.
Optælling ved bogføring
For at kladder, der aldrig bogføres, ikke skal påvirke projektet, sker al optælling først ved bogføring:
- rate-nummeret (aconto-tælleren) tælles op
- samlet begæret beløb opdateres
- historik-tekstlinjen gemmes.
Beslutningen om, hvad der skal ske (næste rate / slutrate), tages allerede ved dannelsen af kladden ud fra projektets tilstand, men anvendes først, når fakturaen faktisk bogføres.
FAQ
Hvordan får vi de samme aconto-tekster med fra gang til gang?
Toptekst hentes fra projektets fakturatekst og lægges i ordrehovedet. Aconto-historikken gemmes ved hver bogføring og genskabes automatisk som tekstlinjer på næste aconto-faktura, så kunden ser tidligere faktureringer plus den nye linje.
Hvornår tælles aconto op på projektet?
Først når fakturaen bogføres. En kladde, der ikke bogføres, tæller ikke med og gemmer ingen tekstlinje – så I undgår dobbelttælling og dobbeltlinjer.
Påvirker aconto-logikken almindelig fakturering?
Nej. Både tekst-genskabelse og optælling er begrænset til aconto-ordrer. Almindelige salgsfakturaer er upåvirket.
Hvordan afsluttes en aconto-række?
Når det maksimale antal rater er nået, afregner sidste begæring restbeløbet op til kontraktsummen (inkl. eventuelle tillægsaftaler), så projektet er fuldt faktureret.