Gå til indholdet

Opsætning af bankintegration i KeyBalance

En bankintegration henter jeres bankposteringer ind i KeyBalance, så de kan bruges til bankafstemning og til at bogføre fra bank. Først oprettes hver bankkonto i KeyBalance og kobles til sin finanskonto. Derefter vælger I, hvordan posterne skal hentes: manuelt fra en fil eller automatisk via BankConnect, GoCardless eller Mastercard MIB.

Anbefaling: Opsætning af bankintegration involverer flere parter (bank, KeyBalance og evt. tredjeparter) og kan hurtigt blive kompleks. Vi anbefaler, at det gøres i samarbejde med en KeyBalance-konsulent første gang.

Bank opsætning med knapperne til bankkonti og integrationer

1) Opret bankkonti

  1. Gå til Økonomi → Opsætning → Bank - Opsætning. Fanebladet Bank opsætning åbner.
  2. Klik på Bankkonti til højre. Fanebladet Bankkonti åbner.
  3. Klik på Ny linje (det grønne plus) for at oprette en bankkonto. Der skal være én linje pr. bankkonto.
  4. Udfyld felterne:
Felt Beskrivelse
Navn Kort navn på bankkontoen, fx bank1.
Betegnelse Beskrivelse, fx "Bank danske kroner".
Reg.nr. Bankens registreringsnummer.
Kontonr Kontonummeret i banken.
Swift Bankens SWIFT/BIC-kode.
IBAN International kontoidentifikation.
Valuta Kontoens valuta.
Konto Den finanskonto i regnskabet, som bankkontoen hører til.
Af… Hak betyder, at kontoen skal med i bankafstemningen.
B… Hak betyder, at kontoen er den primære konto ved fx BankConnect. Sæt kun hak på én konto.
PrimoSaldo Saldoen fra før de første indlæste bankposter.

Listen Bankkonti

Vigtigt: Feltet Konto er afgørende. Det er denne finanskonto, der samler bogføringerne til bankafstemningen. Der må kun stå én finanskonto, og den skal være korrekt, ellers vises posterne ikke i afstemningen.

Primo saldo

PrimoSaldo er saldoen fra før de første indlæste bankposter. KeyBalance beregner løbende saldo som:

Primo saldo + indlæste poster = aktuel saldo

Sørg for, at primosaldoen er korrekt, når kontoen oprettes.

2) Typer af bankintegration

KeyBalance understøtter flere måder at modtage bankposter på. Vælg den løsning, der passer til jeres bank og behov.

2.1 Manuel import via CSV

Den simpleste løsning, som ikke kræver nogen forudgående opsætning.

  1. Eksportér en CSV-fil fra jeres netbank. Filen skal indeholde kolonnerne Dato, Tekst, Valuta og Beløb.
  2. Gå til Økonomi → Bankafstemning.
  3. Højreklik på bankkontoen, og vælg IMPORT (manuel) Bankposter. Billedet Import bankposteringer åbner.
  4. Vælg filen i Filnavn med mappeikonet.
  5. Lad hakket i Check for Dublet stå, så poster, der allerede er indlæst, ikke kommer ind to gange.
  6. Klik på Start.

Højrekliksmenuen i Bankafstemning med IMPORT (manuel) Bankposter

Billedet Import bankposteringer

Bemærk dubletkontrol: Systemet finder dubletter ud fra kombinationen af dato + beløb + tekst. Det betyder, at to identiske posteringer på samme dag (fx to BroBizz-betalinger på 178 kr.) kan resultere i, at den ene post fjernes. Kontrollér altid resultatet efter import.

Velegnet til: Virksomheder med få månedlige posteringer, eller som backup, når automatisk integration ikke er tilgængelig.

2.2 BankConnect (certifikatbaseret)

BankConnect er en automatisk integrationsløsning udviklet af de danske bankdatacentraler (BankData, BEC, SDC). Løsningen understøtter de fleste danske banker, dog ikke Nordea og Danske Bank.

Se den detaljerede opsætningsvejledning: BankConnect opsætning

Forudsætninger:

  • BankConnect-abonnement oprettet af banken
  • Banken opsætter eksport af daglige posteringer i camt.053-format
  • KeyBalance opretter og aktiverer et certifikat (knappen BC Opret Cert i Bank opsætning)
  • Bankkontoen i KeyBalance har korrekt Swift, Reg.nr. og Kontonr, eller IBAN

Matchning: KeyBalance matcher indlæste bankposter mod bankkontiene via Swift + reg.nr. + kontonummer eller via IBAN. Stemmer det ikke, ender posterne som umatchede og indlæses ikke på den rigtige konto.

Automatisk indlæsning: Når opsætningen er på plads, indlæses bankposter automatisk hver dag (gårsdagens posteringer).

Certifikat:

  • Certifikatet udløber efter 3 år
  • Det fornyes automatisk, så der kræves ingen manuel handling

Velegnet til: Virksomheder med mange posteringer, der ønsker fuld automatisering.

2.3 GoCardless (tidligere Nordigen, PSD2)

En PSD2-baseret løsning, der giver adgang til bankdata via åbne bankstandarder. Kræver ingen aftale med banken, kun godkendelse via MitID.

  1. Gå til Økonomi → Opsætning → Bank - Opsætning.
  2. Klik på GoCardless Bank. Fanebladet GoCardless Bankaftaler åbner.
  3. Klik på Ny Aftale for at oprette en aftale.
  4. Godkend aftalen i banken via netbank eller MitID.
  5. Klik på Opdater for at opdatere listerne.

GoCardless Bankaftaler

Billedet viser Aktive aftaler med GoCardless, de konti der kommer fra GoCardless (Go Cardless Bankkonti) og jeres øvrige bankkonti (Andre BankKonti).

Pas på: De fleste danske banker sender alle konti, som den godkendende person har adgang til, og ikke kun den ønskede konto. Alle disse konti oprettes automatisk i KeyBalance, hvis de ikke allerede findes. Gennemgå de oprettede konti efter aktivering.

Fornyelse: Aftalen skal fornyes manuelt hver 90. eller 180. dag (afhænger af banken). Sæt en påmindelse, da posteringerne stopper med at blive indlæst, når aftalen udløber.

Velegnet til: Virksomheder med banker, der ikke understøtter BankConnect, eller som ønsker en hurtig opsætning uden bankaftale.

2.4 Mastercard Integrated Business – MIB (PSD2)

En PSD2-løsning via Mastercard Integrated Business (MIB). Den fungerer på samme måde som GoCardless, men kræver et separat abonnement. Aftalerne findes under knappen Bank MIB i Bank opsætning.

Forudsætninger:

  • Abonnement hos MIB
  • KYC-proces gennemføres hos MIB
  • Aftale oprettes i KeyBalance og godkendes via netbank/MitID

Pas på: Ligesom ved GoCardless sender de fleste banker alle konti, den godkendende person har adgang til. Alle konti oprettes automatisk, hvis de ikke allerede findes.

Fornyelse: Aftalen skal fornyes jævnligt. KeyBalance kan automatisere selve fornyelsen, men brugeren skal godkende med MitID. Det kan ikke undgås.

Velegnet til: Virksomheder, der allerede har et MIB-abonnement, eller som har behov for den ekstra stabilitet, MIB-løsningen tilbyder.

3) Sammenligning af løsninger

Manuel CSV BankConnect GoCardless Mastercard MIB
Poster fra bank X X X X
Betalinger til bank X X - X
Automatisk kørsel - X X X
Dagens poster (Manuelt) Normalt ikke X X
Understøtter Nordea/Danske Bank X - X X
Kræver oprettet aftale - Bank - MIB
Oprettelse af certifikat - Bank - MIB
Abonnement uden for KB - Bank - MIB
Fornyelse nødvendig - Auto 90/180 dage 90/180 dage

4) Brug en konsulent

Opsætning af bankintegration kræver koordinering med banken, korrekt teknisk konfiguration i KeyBalance og test af dataflowet. Fejl i opsætningen kan betyde, at posteringer ikke indlæses korrekt og dermed giver fejl i regnskabet.

Vi anbefaler at involvere en KeyBalance-konsulent ved:

  • første gangs opsætning af automatisk bankintegration
  • skift af bankforbindelse eller integrationstype
  • fejlfinding ved manglende eller forkert indlæste poster
  • opsætning af flere bankkonti på samme integration

Kontakt support eller din faste konsulent for at få hjælp.