Budget fra tilbud
Formål og grundprincip
Når et tilbud overføres til projekt, danner KeyBalance automatisk projektets budget ud fra tilbudslinjerne. I skal altså ikke taste budgettet manuelt – det følger med fra tilbuddet og kan efterfølgende justeres og følges op på pr. konto og pr. formål.
Forudsætninger – hvad skal være sat op
Budgettet dannes pr. tilbudslinje, og for hver linje beregnes op til to budgetposter: en omsætnings-post (indtægt) og en forbrugs-post (omkostning). For at det virker, skal følgende være på plads.
1. Bogføringsgrupper – konto pr. vare
Hver kombination af bogføringsgruppe (sat på tilbuddet) og varegruppe (på linjen) skal have en Salgskonto og en Forbrugskonto i bogføringsgrupperne (registeret Bogføringsgrupper, DBOGFGR).
- Systemet slår kontoen op i denne rækkefølge: (bogføringsgruppe + varegruppe) → (bogføringsgruppe alene) → (varegruppe alene).
- Salgskontoen bruges til omsætnings-budgetposten, forbrugskontoen til forbrugs-budgetposten.
2. Sags kontonr på finanskontiene
De salgs-/forbrugskonti, bogføringsgrupperne peger på, skal have et Sags kontonr (projektkonto) i finanskontoplanen (Økonomi → Finans). Det er dette felt, der afgør hvilken projektkonto budgetposten lander på. Mangler mapningen, bruges fallback-kontiene (punkt 4). Se Projektopsætning.
3. Formål på varegruppen (hvis I budgetterer på formål)
Vil I budgettere på formål, sætter I feltet Formål på varegruppen (registeret Varegrupper, VGRUPPE). Budgetposten arver så automatisk formålet: varens gruppe → varegruppens formål. Har varegruppen intet formål, dannes budgetposten uden formål.
4. Fallback-konti (finansopsætning)
Kan der ikke findes en projektkonto via punkt 1–2, bruges standardkontiene fra finansopsætningen: Omsætningskonto (indtægt) og Vareomkostningskonto (omkostning) → deres Sags kontonr.
Bemærk – ingen fejlkonto på budget: Giver hverken bogføringsgruppen eller finansopsætningens fallback-konti en projektkonto, dannes budgetposten slet ikke (den springes over). Budgettet bruger altså ikke projektets fejlkonto. Fejlkontoen (i Projekt/Sag opsætning) gælder kun de realiserede finansposter – dvs. når der bogføres med et sagsnr på en finanskonto uden Sags kontonr. Budget springer over; realiseret bruger fejlkontoen.
5. På tilbuddet og linjerne
- Tilbuddet skal have en bogføringsgruppe.
- Hver linje skal have varenr/varegruppe, antal, salgspris og kostpris – det er disse tal budgettet regnes ud fra.
Hvor kommer tallene fra?
Pr. tilbudslinje dannes:
| Budgetpost | Beløb | Projektkonto | Formål |
|---|---|---|---|
| Omsætning (indtægt) | linjens salgspris (netto) | Salgskonto → Sags kontonr | Varegruppens formål |
| Forbrug (omkostning) | linjens kostpris × antal | Forbrugskonto → Sags kontonr | Varegruppens formål |
Det budgetterede dækningsbidrag = omsætning − forbrug, dannet direkte af tilbuddets salgspriser og kostpriser. Retter I en pris eller mængde på tilbuddet og kører > Projekt igen, opdateres budgettet tilsvarende.
Tip: Lander budgettal på en forkert eller "fejl"-projektkonto, er årsagen næsten altid en manglende Sags kontonr (punkt 2) eller en manglende salgs-/forbrugskonto på bogføringsgruppen (punkt 1).
Budgettet dannes fra tilbuddet
- Åbn tilbuddet (
Projekt → Projekttilbud). - Klik på knappen > Projekt.
- Angiv Projektleder og Omsætningstype, og bekræft.
Systemet:
- overfører tilbudslinjerne som sagslinjer
- danner budgetposter pr. projektkonto ud fra linjernes salgs- og kostbeløb
- sætter tilbuddet som vundet.
Budgettet er dermed på plads fra dag ét og kan sammenholdes med det realiserede undervejs.
Opdatering – gensynkronisering
Knappen > Projekt kan køres igen på et tilbud, der allerede er blevet til et projekt:
- Findes projektet ikke → nyt projekt og budget oprettes.
- Findes projektet → hoved, linjer og budget gensynkroniseres, så ændringer i tilbuddet slår igennem uden dubletter.
Se Aftalesedler og underprojekter for, hvordan opret/opdater og hovedprojekt/aftaleseddel hænger sammen.
Juster budgettet manuelt
- Åbn projektets Budget Oversigt.
- Ret beløb pr. konto, eller tilføj nye budgetlinjer.
- Klik Gem budget.
Budgettet kan opdeles på flere konti, mens projektregnskabet samler det i overskuelige nøgletal (se Projektopsætning om mini-kontoplan og summeringer).
Budgettering og opgørelse på formål
Ud over konti kan I budgettere og følge op pr. formål – en ekstra dimension, der giver et finere overblik inden for det enkelte projekt (fx faser, bygningsdele eller aktiviteter).
Opsætning
- Opret de formål, I vil bruge, i formål-registeret (
FORMÅL). - Sæt Formål på varegrupperne (
VGRUPPE) – så arver budgetlinjerne formål automatisk, når budgettet dannes fra tilbuddet (se Forudsætninger). - Formål kan desuden sættes direkte på projektet og følger automatisk med på de realiserede poster.
Budgettér på formål
- Åbn projektets Budget Oversigt.
- Udfyld kolonnen Formål på hver budgetlinje.
- Klik Gem budget – formålet gemmes med på budgetposten.
Følg op pr. formål
- Dobbeltklik på en konto i projektregnskabet → der vises en tabel pr. formål med både Budget og Regnskab, så I kan sammenholde budget og realiseret på hvert formål.
- Realiserede poster arver som udgangspunkt projektets formål, så opgørelsen giver mening på tværs af hoved- og underprojekter.
FAQ
Hvordan dannes projektets budget?
Automatisk fra tilbudslinjerne, når tilbuddet overføres til projekt med knappen > Projekt. Pr. linje dannes en omsætnings-post (linjens salgspris) og en forbrugs-post (kostpris × antal). Projektkontoen findes via bogføringsgruppens salgs-/forbrugskonto → finanskontoens Sags kontonr, og formålet arves fra varegruppen.
Hvorfor lander budgettal forkert eller uden formål?
Forkert/manglende projektkonto skyldes næsten altid en manglende Sags kontonr på finanskontoen eller en manglende salgs-/forbrugskonto på bogføringsgruppen (bogføringsgruppe × varegruppe). Manglende formål skyldes, at varegruppen ikke har et formål sat. Se afsnittet Forudsætninger.
Kan budgettet opdateres, hvis tilbuddet ændres?
Ja. Køres > Projekt igen på et eksisterende projekt, gensynkroniseres hoved, linjer og budget, så ændringer i tilbuddet slår igennem uden at danne dubletter.
Hvad kan vi bruge formål til?
Formål er en ekstra dimension, I kan budgettere og følge op på inden for et projekt. Udfyld formål på budgetlinjerne, og dobbeltklik på en konto i projektregnskabet for at se budget og regnskab pr. formål.
Kan vi rette budgettet manuelt?
Ja. I Budget Oversigt kan I ændre beløb, tilføje linjer og sætte formål. Husk at klikke Gem budget.