Salgstilbud

Introduktion

Salgstilbud bruges, når du vil sende kunden et forslag til varer eller ydelser, priser og betingelser – uden at reservere varerne på lageret.
Når kunden accepterer, kan tilbuddet nemt overføres til en salgsordre.

Et tilbud kan gives både til en debitor (en oprettet kunde) og til et kundeemne (en mulig kunde, der endnu ikke er oprettet som debitor). Kolonnen Kontoart i listen viser, hvilken af delene tilbuddet er givet til.

Fordele ved brug af salgstilbud

Ingen lagerreservation, mens kunden overvejer.
Hurtig opfølgning og overførsel til salgsordre.
Overblik over historiske tilbud og status (vundet/tabt).

Hvordan den bruges

1. Opret et salgstilbud

Sti: Salg → Tilbud

Gå til Salg → Tilbud. Listen Tilbud åbner.
Klik på Ny linje (det grønne plus i værktøjslinjen, eller tryk Alt+Ins) for at oprette et nyt tilbud.
Indtast kundeoplysninger på fanen Tilbud:
- Kontonr (kunden eller kundeemnet). Navn hentes automatisk.
- Kontaktperson og Attention (valgfrit).
- Opfølg dato i området Status (valgfrit).
- Andre relevante oplysninger, fx Sælger, Leveringsbet. og Betalingsbet. i området Levering (valgfrit).
Tilføj varer/ydelser i linjerne nederst:
- Skriv varenummeret i Vare nummer, eller tryk F2 for at slå varen op.
- Angiv Antal og A'pris.
- Justér Rabat % efter behov.
Tilføj kommentarer eller særlige betingelser i feltet Opgave (extern beskrivelse) – eller som tekstlinje. Feltet Intern tekst er kun til jer selv.

Tip: Tilbud på ikke-eksisterende varer laves som tekstlinjer eller via “diverse vare”.

Bemærk: Har kunden forfalden saldo, viser KeyBalance en advarsel, når du åbner tilbuddet. Klik OK for at fortsætte.

Tilbudskortet har fanerne Tilbud, Totaler, Lev.Adresse og Opfølgning. Til højre ligger panelet Yderlige funktioner med knapperne til udskrift og overførsel.

2. Send tilbuddet

Klik på Udskriv tilbud (F10) i panelet Yderlige funktioner.
Send som e-mail (PDF vedhæftet), udskriv eller eksporter til PDF.

3. Opfølgning på et bestemt tilbud

Gå til listen Salg → Tilbud.
Find tilbuddet via søgning/filtre, og åbn det.
Opdatér Status i området Status. Du kan vælge Under udarbejdelse, Tilbud sendt, Vundet eller Tabt. StatusDato viser, hvornår status sidst blev ændret.

I samme område kan du udfylde Opfølg dato, GyldigTil (hvor længe tilbuddet gælder) og StartDato.

4. Opfølgning på alle tilbud

Gå til CRM → To-do.
Filtrér på kategori Tilbud og sorter på deadlinedato/opfølgningsdato.
Åbn de relevante tilbud.

5. Overfør tilbuddet til en salgsordre

Når kunden accepterer, så åbn tilbuddet.
Klik på Til ordre (Ctrl+O) i panelet Yderlige funktioner.
Systemet opretter en salgsordre baseret på tilbuddet og reserverer varerne.

Når tilbuddet er overført, er der hak i Ovfr Ordre i området Diverse, og OrdreNr viser salgsordrens nummer. Med knappen Vis S.Ordre åbner du salgsordren direkte fra tilbuddet.

Andre knapper i Yderlige funktioner:

Genberegn (Ctrl+B) – genberegner tilbuddet med total kostpris inkl. tid og øvrige omkostninger, inden det overføres til ordre eller projekt.
Forkalk produktion og Vis forkalkulation – viser forkalkulationen pr. tilbudslinje (kræver, at Forkalk produktion er kørt).
> Dokumenter (Ctrl+D) – opret eller vis dokumenter på tilbuddet.

6. Arkivering af tilbud

Tilbud gemmes i systemet.
Tidligere tilbud finder du under Salg → Arkiv → Tilbud. Brug oversigten til at finde, analysere og genbruge tidligere tilbud.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvordan opretter jeg et tilbud?

Gå til Salg → Tilbud, og klik på det grønne plus (Ny linje). Udfyld kunde og varelinjer. Send tilbuddet med Udskriv tilbud (F10) via e-mail eller som PDF.

Hvordan overfører jeg et tilbud til en ordre?

Åbn tilbuddet og klik på Til ordre (Ctrl+O) i panelet Yderlige funktioner. Systemet kopierer automatisk linjer, priser og betingelser.

Hvordan finder jeg gamle tilbud?

Gå til Salg → Arkiv → Tilbud og brug søgning eller filtre. Du kan også se tilbud fra kundekortet.

Kan jeg se, hvor mange tilbud jeg har vundet/tabt?

Ja. Gå til Salg → Arkiv → Tilbud, grupper på status og filtrér evt. på periode.

Hvordan laver jeg tilbud på ikke-eksisterende varer eller maskiner?

Brug en "diverse vare", uanset om det er en maskine eller anden vare, der ikke er oprettet. Skriv beskrivelse, enhed og pris manuelt.

Kan jeg lave tilbud til diverse-kunder?

Ja. Opret en diverse-kunde i kundekartoteket og vælg den ved oprettelse af tilbud. Du kan redigere CVR, navn, adresse m.m. på selve tilbuddet.

Hvordan ser jeg alle tilbud på en bestemt kunde?

Åbn kundekortet → vælg fanen/knappen Tilbud – eller filtrér i listen Tilbud på kundenavn/kundenr.

Hvordan følger jeg op på sendte tilbud?

Brug listen Salg → Tilbud og filtrér på status og opfølgningsdato. Alternativt brug CRM → To-do og filtrér på kategori Tilbud.

Hvad gør jeg, hvis kunden kun accepterer dele af tilbuddet?

Kopiér eller redigér tilbuddet: fjern de uønskede linjer, opdater totalen og send den reviderede version.

Kan jeg kopiere et tidligere tilbud?

Ja. Find tilbuddet i oversigten, vælg Kopiér og redigér indholdet. Praktisk til gentagne tilbud.

Hvordan sætter jeg en udløbsdato/gyldighed på tilbuddet?

Udfyld feltet GyldigTil i området Status på tilbuddet – ved oprettelse eller senere.

Kan kunden acceptere online?

Ja, hvis integrationen er tilkøbt og det er opsat af en KeyBalance konsulent. Kunden modtager et link og kan acceptere direkte – status opdateres automatisk.

Kan jeg vedhæfte filer (datablade, billeder)?

Ja. Første gang skal det sættes op af en konsulent. Åbn tilbuddet og upload filer. De sendes med, hvis det er sat op i skabelonen. OBS. Det er ofte et maksimum på antal af billeder i mailen, dan evt. en billede rapport som samler alle dokumenter i en pdf.