KeyBalance og Emailopsætning

KeyBalance kan bruge email konti på mange måder. Helt grundlæggende er dette vores det mest brugte og grundlæggende setup

Indgående Emails - Mail til indkomne fakturaer

POP3S adgang til Fakturamail. Det virker helt automatisk med Office 365 Så bare en mailbox fx faktura@

Den må godt kører 2faktor da vi logger ind med ”modern auth”, men helst ikke udløbe for tit.. Gerne aldrig. Det er død-irriterende at sådanne ting holder op med at kører og afventet nyt login 😊

Udgående Mails / "SMTP relay"

Nemmest med en O365 Graph Application der må sende mails som ”alle” medarbejdere 😊 https://guide.keybalance.dk/DOK/MAIL/OfficeGraph/

Vi vil gerne kunne sende "på vegne af alle medarbejdere" for dermed at ordrebekræftelser kan sendes fra den enkelte sælger og fakturaer fra bogholderiet etc.

Normalt er der ikke behov for ekstra SPF / DKIM ved Office Graph App

Mailprogram / Outlook

KeyBalance vil ofte også oprette adhoc mails, her sender vi via en lokalt installeret Klassisk Outlook.

Andet

EMail journalisering

Hos enkelte kunder er opsat emailjournalisering. Så skal dette opsættes i mailsystemet / Office365, og vi skal have en POP3 mailkonto til de journaliserede mails.

Fakturaarkiv / KB Arkiv

Ofte anbefaler vi en mailbox til kopi af fx udgående fakturaer. De kan jo fint ses i programmet, men det virker ofte bedre at videresende den oprindelige mail hvis en kunde ikke mener at have modtaget den. Og de skal helst ikke sendes til private mailbokse. Dette kan fint være en public folder / delt mailbox, så længe den har en adresse vi kan sende til.

Dokumentarkiv

Vi har hos en del kunder lavet dokumentarkiver, hvor medarbejderne kan mail dokumentation som så gemmes på en sag, eller en salgordre. Her vil der skulle opsættes en eller flere POP3 mailboxse.