Skip to content

Vejledning – prisfiler og Vareskyggen i KeyBalance

Med Vareskyggen kan du indlæse meget store prisfiler fra leverandører, uden at fylde dit varekartotek op.
Varerne ligger som “skygge-varer” og bliver først oprettet som rigtige varer, når du bruger dem.

1. Hvor finder jeg Vareskyggen?

  • Gå til Lager i topmenuen.
  • Vælg Vareskygge oversigt for at søge i alle skyggevarer.
  • Dobbeltklik på en linje for at åbne Vareskyggekortet (det billede du ser på skærmdumpet).

Herfra kan du: - se detaljer pr. skyggevare
- rette pris og tekster
- oprette den som rigtig vare via knappen Opret.

2. Hvordan virker prisfiler og Vareskygge?

  1. Prisfil fra leverandøren
  2. Leverandøren sender en prisfil (format aftales med KeyBalance/leverandør).

  3. Filen indlæses til Vareskyggen – ikke til det almindelige varekartotek.

  4. Skyggevarer i Vareskyggen

  5. Hver linje i prisfilen oprettes som en post i Vareskygge med:

    • leverandørens varenummer
    • evt. producent-ID og EAN
    • varenavn, enhed og specifikation
    • købs- og salgspriser samt rabatter.

  6. Oprettelse når varen bruges første gang

  7. Når varen skannes (typisk EAN) eller vælges i indkøb/salg:
    • KeyBalance slår op i Vareskyggen.
    • Findes der en matchende skyggevare, oprettes varen automatisk i varekartotekket ud fra oplysningerne i Vareskyggen.

  8. På den måde kan du have leverandørens fulde sortiment liggende, men kun oprette de varer, du faktisk bruger.

  9. Manuel oprettelse

  10. Du kan også selv finde varen i Vareskyggen og trykke Opret, hvis du vil have den ind i varekartotekket, før den bruges.

3. Felter på Vareskygge-kortet

3.1. Varenummer

Vores

  • EgetVnr – Dit eget varenummer, hvis det allerede er defineret eller foreslået.
  • EgetVnr Regel – Evt. strategi for, hvordan eget varenummer dannes.

Leverandør

  • Leverandør – Leverandørnummer/navn.
  • Lev. varenummer – Leverandørens varenummer (typisk det der kommer fra prisfilen).
  • LevIni – Kort kode/initialer for leverandøren.

Producent / Varenummer udsteder

  • Prod.ID / Prod.Ini / Prod.Vnr – bruges hvis producent og leverandør ikke er samme.

ID’er

  • GTIN (EAN) – Stregkoden, der bruges ved scanning.
  • DB, VVS, EL varenr – branche-specifikke numre, hvis de findes.

3.2. Vare

  • Varenavn – Beskrivende navn på varen.
  • Enhed – fx stk, m, kg.
  • Varespecifikation – længere tekst/beskrivelse.
  • Leverandørnotat – interne noter om varen eller leverandørens brug.

3.3. Pris / Rabat

Endelig Nettopris

  • Salg (Reel) – Den salgspris, du reelt ønsker at bruge.
  • Køb (Reel) – Den kostpris, der ligger til grund for beregninger.

Modtagne priser (fra prisfil)

  • Vejl. salg – Leverandørens vejledende salgspris.
  • Vejl. køb (Netto) – Nettokøbspris efter rabat.
  • Vejl. køb (Brutto) / Rabat% – Brutto pris og samlede rabatter.
  • Rabatgruppe – reference til rabatgruppe i din prisstruktur.

Kostpris – beregning

  • Rabat% (Reel) – Rabat du faktisk bruger.
  • BeregnetKøb – Udregnet kostpris ud fra regler og rabatter.
  • Kostprisregel – hvilken prisstrategi der er valgt.
  • Køb (Reel) – den kostpris, systemet anvender.

Salgspris – beregning

  • Avance % – ønsket avance.
  • Beregnet salgspris – udregnet salgspris ud fra kostpris og avance.
  • Salgsprisregel – regel for salgspris (listepris, afrunding m.m.).
  • Afrunding – hvordan prisen afrundes.
  • Salg (Reel) – den pris, der faktisk bruges.

3.4. Disponering

  • Varegruppe – hvilken varegruppe varen skal tilhøre, når den oprettes.
  • Lagerføring – om varen lagerføres.
  • Min./Max. beholdning – kan bruges til genbestilling, når varen bliver til rigtig vare.

3.5. Alternativer

  • Medtag i prisliste – om varen skal med i prisudskrifter.
  • Udgået – markér, hvis leverandøren har lukket varen.
  • Usikker – til midlertidige/ikke bekræftede varer.
  • Erstatningsvare – reference til en alternativ vare.

3.6. Datoer

  • Oprettelsesdato – hvornår skyggevaren er oprettet.
  • Prisfildato – hvornår prisfilen er indlæst.
  • PrisDato – gyldighedsdato for priser.
  • AjourDato – seneste ajourføring.
  • Prisrettelsesdato – hvornår prisen sidst blev rettet.

4. Automatisk oprettelse ved scanning

Når en vare scannes første gang:

  1. KeyBalance læser EAN (eller andet ID).
  2. Systemet slår op i Vareskyggen:
  3. Hvis der er match, bruges alle relevante oplysninger (navn, priser, disponering m.m.).
  4. Varen oprettes i det normale varekartotek og kan derefter bruges som alle andre varer.
  5. Næste gang samme EAN bruges, slår systemet direkte op i varekartotekket – ikke i Vareskyggen.

Fordele: - Du kan indlæse hele leverandørens sortiment, men kun oprette de varer, du rent faktisk bruger. - Mindre vedligehold i varekartotekket, men stadig fuld prisopdatering.

5. Manuel oprettelse fra Vareskygge

Hvis du vil oprette en vare på forhånd:

  1. Gå til Lager → Vareskygge oversigt.
  2. Søg på:
  3. leverandørens varenummer
  4. EAN
  5. varenavn eller producent.
  6. Dobbeltklik for at åbne Vareskyggekortet.
  7. Tjek:
  8. varenavn og enhed
  9. prisoplysninger
  10. varegruppe og lagerføring
  11. evt. min./max. beholdning.
  12. Tryk på Opret (F8).
  13. Systemet opretter varen i varekartotekket ud fra skygge-posten.
  14. Efter oprettelse kan du finpudse varen i det almindelige varekort (fx billeder, dimensioner mv.).

6. Tips og bedste praksis

  • Hold prisfiler ajour
    – indlæs nye prisfiler, når leverandøren sender opdateringer, så Vareskyggen altid har gældende priser.

  • Brug EAN konsekvent
    – jo mere EAN er udfyldt i prisfil/Vareskygge, desto flottere virker automatisk oprettelse ved scanning.

  • Ryd op i udgåede varer
    – marker varer som Udgået, så de ikke kommer med på nye prislister, men historik bevares.

  • Test på få varer først
    – når du får ny prisfil fra en leverandør, kan det være en god idé at teste oprettelse og scanning på få varer, før du ruller det ud i driften.

Når dette er sat op, får du en fleksibel måde at håndtere store prisfiler på – uden at varekartotekket eksploderer i størrelse, og uden at miste muligheden for automatisk oprettelse og korrekte priser.