Skip to content

Timekladder i KeyBalance

Timekladder i KeyBalance bruges til at samle, registrere og bogføre timer over en periode – typisk pr. medarbejder og pr. måned.
Timekladder er særligt velegnede for virksomheder, der arbejder med konsulenttimer, projektarbejde, interne timer, eller hvor der faktureres månedligt.

Kort sagt:

En timekladde er et “samleark” for timer, der kan bygge fakturaer, danne løngrundlag og bruges til intern projektopfølgning.

1) Hvad er en timekladde?

En timekladde er en “digital timeseddel” for en periode – fx én pr. medarbejder pr. måned.
I kladden registrerer man timer på:

  • kunde
  • sag / projekt
  • interne aktiviteter
  • fravær / ferie / sygdom (hvis ønsket)

Kladderne kan:

  • bogføres
  • bruges til fakturering
  • gemmes som historik
  • fortsættes over flere måneder (hvis timer kun bruges internt)

Timekladder giver et samlet overblik over alle medarbejderens timer i perioden.

2) Typiske anvendelser

Timekladder bruges især i virksomheder hvor:

2.1 Konsulent- og rådgivningsarbejde

  • Konsulenter registrerer timer på projekter/kunder
  • En kladde pr. måned pr. medarbejder
  • Kunden faktureres månedligt baseret på kladdens timer
  • Samme kunde kan få flere kladder på samme faktura (flere medarbejdere)

2.2 Projekt- og montagearbejde

  • Timer registreres på projekt for løbende opfølgning
  • Bogføres månedligt til løn og projektstyring

2.3 Intern brug over længere periode

  • Intern kladde kan fortsætte i flere måneder eller år
  • Bruges hvis timer ikke skal faktureres dagligt
  • Fx HR, udvikling, adm., møder, intern drift

2.4 Lønregistrering

  • Timer i kladden danner grundlag for løn
  • Kan bruges som godkendt timeseddel før lønkørsel

3) Oprettelse af timekladde

3.1 Typisk opsætning (mest brugt)

  • Én kladde pr. medarbejder
  • Periode = 1 måned
  • Lås kladden når måneden er færdig
  • Opret ny kladde automatisk næste måned

3.2 Sådan opretter du en ny kladde

  1. Gå til Timekladder
  2. Opret ny (fx + eller højreklik → ny kladde)
  3. Vælg:
  4. medarbejder
  5. periode (måned)
  6. navn på kladde (fx “Maj 2025 – Konsulent A”)
  7. Gem

Kladde er nu klar til at modtage timer.

4) Registrering af timer i kladden

Registreringen foregår linje for linje:

  1. Vælg dato
  2. Vælg kunde / sag / projekt
  3. Vælg aktivitet / ydelse (fx Konsulent, Intern tid, Ferie)
  4. Angiv antal timer (eller start–slut)
  5. Tilføj beskrivelse (valgfrit)
  6. Gå videre til næste linje

Dette gør konsulenter i praksis dagligt eller samlet ugentligt.

5) Arbejdsgange for medarbejderen

5.1 Daglig udfyldelse

  • Medarbejderen logger ind
  • Tilføjer dagens timer i sin kladde
  • Timer kan rettes løbende
  • Kommentarer kan tilføjes til opgaver

5.2 Ugentlig eller månedlig gennemgang

  • Medarbejderen tjekker hele kladden igennem
  • Sikrer at timer er fordelt rigtigt
  • Marker kladden som klar til godkendelse (hvis workflow bruges)

6) Arbejdsgange for kontoret

6.1 Godkendelse (valgfrit workflow)

Kontoret kan:

  • kontrollere timer
  • rette fejl eller justere aktiviteter
  • afvise linjer for medarbejderen
  • godkende kladden samlet

6.2 Bogføring af kladden

Når kladden er godkendt:

  • timer bogføres til projekter, økonomi, løn eller debitorfakturering
  • kladden låses og gemmes som historik
  • en ny kladde kan automatisk oprettes

7) Fakturering ud fra timekladder

7.1 Typisk faktureringsflow

  1. Kladden for måneden er komplet
  2. Timerne bogføres
  3. Faktura genereres ud fra:
  4. sager
  5. projekter
  6. timers mængde
  7. evt. interne regler for satser/faktorer
  8. Flere medarbejderkladder for samme kunde kan samles på én faktura

Eksempel: - En kunde får en månedlig faktura
- Konsulent A → 20 timer
- Konsulent B → 15 timer
- Konsulent C → 6 timer
- Alt samles til én månedsfaktura

7.2 Interne kladder uden fakturering

  • Timerne bruges til intern statistik eller løn
  • Kladden løber over flere måneder eller år
  • Kan bogføres til intern kostpris om ønsket

8) Fordele ved timekladder

For medarbejdere: - god struktur over måneden
- nem at arbejde i dagligt
- mulighed for kommentar og detaljer
- kontrol over egne timer

For kontoret: - perfekt til månedlig fakturering
- alle medarbejdere følger samme proces
- clean historik
- god til økonomi, løn og projektstyring
- fleksibel: kan være månedlig eller løbende i årvis

9) Gode vaner

  • Brug faste periodeopsætninger (fx én kladde pr. måned)
  • Sørg for klare regler: hvilke aktiviteter skal bruges til hvad
  • Brug godkendelsesflow hvis timerne er fakturerbare
  • Brug interne kladder til udvikling, HR, drift, der ikke skal faktureres
  • Luk og bogfør kladden når måneden er afsluttet
  • Opdel medarbejdere i kladder – undgå fælles kladder hvor muligt

Når timekladder bruges korrekt får I:

  • konsistent fakturering
  • præcise løndata
  • dokumenteret tidsforbrug
  • fuldt overblik over arbejdsfordeling