Skip to content

Tidsregistrering i KeyBalance

Tidsregistrering i KeyBalance styrer:

  • hvilke aktiviteter (ydelser) medarbejdere kan registrere tid på
  • hvordan start–stop, stempel ind/ud og manuelle timer fungerer
  • hvordan registreret tid bruges til fakturering, løn, fravær og rapportering

Kort sagt:

Tidsregistrering sikrer, at medarbejdernes tid registreres korrekt – og behandles rigtigt i økonomi og HR.

1) Hvor opsættes tidsregistrering?

Tidsregistrering opsættes to steder i KeyBalance:

Time-Sag opsætning (generelle regler)
System → Opsætning → Programopsætning → Time-Sag

Her opsætter du bl.a.:

  • standardydelse (fallback-aktivitet)
  • regler for rettelse af tid
  • håndtering af pauser
  • hvilke planlægningsmoduler der er aktive

Aktiviteter / ydelser
System → Opsætning → Programopsætning → Time-Sag (OLD) → Aktiviteter

Her opsætter du:

  • de konkrete aktiviteter, som medarbejdere kan registrere på
  • hvordan hver aktivitet opfører sig ift. løn, faktura, fravær og statistik

Time-Sag bestemmer hvordan tidsregistreringen fungerer.
Aktiviteter bestemmer hvad der kan registreres.

2) Time-Sag opsætning – grundindstillinger

Time-Sag opsætningen er ”motoren” bag tidsregistrering. Her sætter du de overordnede regler.

2.1 Standardydelse

Standardydelse er den aktivitet, der bruges som ”fallback”, når systemet mangler en konkret aktivitet – fx ved afslutning af et arbejdskort uden valgt aktivitet.

Typisk bruges en intern aktivitet, fx:

  • Tomgang
  • Intern tid
  • Pause (hvis pauser håndteres samlet)

Eksempel:
Hvis Tomgang er standardydelse, vil ukategoriseret tid automatisk lande på Tomgang.

2.2 Rettelse af tidsregistreringer

Her bestemmer du, hvor fleksibel brugernes rettelser må være.

Typisk kan du styre:

  • om det overhovedet er tilladt at rette tidsregistreringer
  • hvor mange dage tilbage i tid der må rettes

Eksempel:

  • Sæt Ret tidsregistreringer = Ja
  • Sæt Antal dage tilbage = 7

Så kan medarbejderne rette deres registreringer én uge tilbage – men ikke længere.

2.3 Pauser

Time-Sag kan håndtere pauser på to måder:

  1. Automatisk fratræk af pause
  2. Bruges typisk hvis medarbejdere kun registrerer start/slut én gang om dagen.

  3. Systemet trækker fx 30 minutters pause automatisk.

  4. Registrering med aktivitet (PauseStart)

  5. Medarbejderen registrerer aktiviteten Pause når pausen starter.
  6. Når arbejdet genoptages, registreres en ny start-aktivitet.

Vælg den model, der passer bedst til jeres hverdag.

2.4 Planner- og HR-integration

I Time-Sag opsætningen kan der også være felter til at slå forskellige integrationer til og fra, fx:

  • Ferie-/fraværsplanlægning (HR)
  • Mobil tidsregistrering / sagsstyring
  • Planlægningsbilleder for timer og aktiviteter

Aktivér kun de moduler, I faktisk bruger – det gør brugerfladen mere overskuelig.

3) Aktiviteter (ydelser)

Aktiviteter er de ”koder”, medarbejderne vælger ved tidsregistrering – fx:

  • SVEND (arbejdstid for svende)
  • L1 / L2 (lærlinge)
  • FERIE, SYGDOM, FRI (fravær)
  • MØDE, KURSUS, INTERN
  • TOMGANG, UDKALD, OVERTID osv.

Du finder dem i Aktiviteter under Time-Sag (OLD).

3.1 Oprettelse af ny aktivitet

  1. Gå til Aktiviteter.
  2. Opret en ny linje (fx via + eller dobbeltklik/F5 afhængigt af billede).
  3. Udfyld felterne (se nedenfor).
  4. Luk billedet med Esc for at gemme.

3.2 Navn og tekst

  • Navn
    Kort kode (typisk maks. 10 tegn). Det er denne kode medarbejderne ser og vælger.
    Navnet bruges ofte også som varenummer og nøgle til løn/fravær.

  • Tekst
    Uddybende beskrivelse, fx ”Svendetimer”, ”Ferie med løn”, ”Tomgangstid”.
    Vises i lister og hjælper brugeren med at vælge rigtigt.

3.3 Type – hvordan aktiviteten bruges

Typen styrer, hvordan aktiviteten opfører sig i tidsregistreringen. Typiske typer er:

  • Start
    Bruges til at starte arbejdstid (start–stop / stempel ind).
    Tiden løber fra denne registrering, indtil der kommer en Slut eller anden relevant aktivitet.

  • Slut
    Afslutter arbejdstiden. Systemet beregner tiden fra seneste Start til Slut.

  • Enkelt
    Bruges til manuelle registreringer, hvor medarbejderen selv angiver antal timer.
    Typisk brugt i timeregistreringskladder eller ”Tilføj timer”.

  • PauseStart
    Marker starten på en pause i start–stop/stempel-løsningen.
    Når medarbejderen registrerer en ny start efter pausen, fratrækkes pausen automatisk.

  • OvertidStart
    Start på overtid. Kan kombineres med faktor og særlig lønkode for overtid.

  • InternStart
    Bruges til intern tid (møde, oprydning, kursus osv.), som ofte ikke skal faktureres.

  • Fravær
    Bruges til ferie, sygdom, barns 1. sygedag mv.
    Kan være koblet til HR-fraværskoder og rapporter.

Det er kombinationen af Type, Løngivende, Debiteres, Intern og Enhed, der afgør den præcise opførsel.

3.4 Kategori

Kategori bruges til at gruppere aktiviteter, fx:

  • STD – almindelige arbejdstidsaktiviteter
  • FRAVÆR – ferie, sygdom osv.
  • INTERN – ikke-debiterbar intern tid

Kategorier gør det lettere at filtrere og overskue aktivitetslister.

3.5 Aktiv / arkiveret

  • Aktiv = Ja
    Aktiviteten kan vælges i tidsregistrering.

  • Aktiv = Nej
    Aktiviteten vises ikke længere til brugerne, men historik bevares.

Brug denne mulighed, når en aktivitet ikke længere skal anvendes, men ikke må slettes.

3.6 Løn, fakturering og enhed

Løngivende
Angiver om aktiviteten skal med til løn.
Typisk:

  • Ja for normal arbejdstid og overtid
  • Nej for visse interne aktiviteter (aftales internt)

Lønkode
Kobler aktiviteten til en specifik lønart i lønsystemet.
Vigtigt for korrekt lønbehandling.

Debiteres
Styrer om tid på aktiviteten kan faktureres til kunde/sag.

  • Ja: almindelig arbejdstid, serviceydelser mv.
  • Nej: ferie, sygdom, intern tid osv.

Enhed
Bestemmer hvordan mængden registreres:

  • Timer – mest almindeligt for arbejdstid
  • Dage – typisk til ferie og fravær
  • Styk – fx kørsel, opgaver i antal
  • Variabel sats / Angiv hver gang – når sats/mængde varierer

Faktor
Mulighed for at gange den registrerede tid med en faktor – fx ved overtidsberegning.

Min. timer
Minimumstid pr. registrering, fx ved udkald hvor der altid faktureres mindst 2 timer.

3.7 Fravær og særlige markeringer

For fraværstyper kan der være særlige felter, fx:

  • Sygdom – markerer at aktiviteten er sygdomsrelateret
  • Bruges på fridag/helligdag – om aktiviteten må anvendes på fridage
  • Med i timesummeringer – om aktiviteten tælles med i totaler

Disse felter påvirker bl.a. rapporter og HR-statistik.

4) Samspil med forskellige måder at registrere tid på

KeyBalance understøtter flere registreringsmetoder, som alle bygger på de samme aktiviteter.

4.1 Start–stop

Bruges typisk, når medarbejdere:

  • starter arbejdet på en sag/ordre om morgenen
  • skifter mellem opgaver i løbet af dagen
  • afslutter ved fyraften

Forløb:

  1. Medarbejderen registrerer en Start-aktivitet (fx SVEND på sag X).
  2. Ved pause eller opgaveskift registreres relevant aktivitet (PauseStart, ny Start på anden sag osv.).
  3. Dagen afsluttes med Slut.

Systemet beregner tiden mellem registreringerne.

4.2 Stempel ind/ud

Ligner start–stop, men bruges ofte sammen med stempelterminal, scanner eller mobil enhed.

  • Stempel ind → registreres som Start-aktivitet
  • Stempel ud → registreres som Slut-aktivitet
  • Evt. aktiviteter imellem (Pause, Intern osv.)

4.3 ”Tilføj timer” / enkel tidsregistrering

Her registrerer medarbejderen tid manuelt – typisk én gang pr. dag eller pr. opgave.

  • Vælg sag/kunde
  • Vælg en Enkelt-aktivitet
  • Angiv antal timer (fx 7,4)

Velegnet til:

  • efterregistrering
  • medarbejdere uden løbende start–stop

4.4 Timeregistreringskladder

Timeregistreringskladder er en mere ”bogføringsorienteret” måde at indtaste tid på.

  • bruges ofte af administration/bogholderi
  • flere linjer registreres samlet
  • samme aktiviteter som ved start–stop/tilføj timer

5) Typiske anvendelser

5.1 Enkel løsning med manuelle timer

  • Brug primært Enkelt-aktiviteter (fx SVEND, LÆRLING, TOMGANG, FERIE, SYGDOM).
  • Medarbejderne indtaster dagligt, hvor mange timer der er brugt pr. sag/aktivitet.
  • Velegnet hvor der ikke er behov for detaljeret start–stop.

5.2 Start–stop med detaljeret registrering

  • Brug Start, Slut, PauseStart, InternStart osv.
  • Medarbejdere starter/slutter og skifter aktivitet i løbet af dagen.
  • Velegnet til service, håndværk, projekter med behov for detaljekontrol.

5.3 Kombineret løsning

  • Nogle medarbejdere bruger start–stop, andre manuelle timer.
  • De samme aktiviteter genbruges – kun registreringsmåden er forskellig.

6) Gode vaner omkring tidsregistrering

  • Start med et simpelt sæt aktiviteter (fx SVEND, LÆRLING, FERIE, SYGDOM, INTERN, TOMGANG).
  • Aftal internt:
  • hvilke aktiviteter der er løn-givende
  • hvilke der må debiteres til kunde
  • hvordan fravær skal registreres
  • Undgå for mange næsten ens aktiviteter – det gør det sværere for brugerne at vælge rigtigt.
  • Brug arkivering (Aktiv = Nej) i stedet for at slette gamle aktiviteter.
  • Test opsætningen med få medarbejdere, før den rulles ud til hele virksomheden.

Når tidsregistrering er sat korrekt op, får I:

  • bedre grundlag for fakturering og løn
  • bedre overblik over intern tid og fravær
  • mere præcis økonomi- og projektopfølgning.