Skip to content

6. Projekttilbud

Projekttilbud er ofte det første sted, økonomien ”fødes”. Jo bedre tilbuddet er bygget op, jo stærkere bliver projektøkonomi, fremdrift og rapportering, når tilbuddet vindes og bliver til et projekt.

6.1 Fra tilbud til projekt – standardflow

Det typiske flow fra salg til projekt i KeyBalance ser sådan ud:

  1. Opret salgstilbud med kalkulation
  2. Tilføj varelinjer:
    • materialer
    • underentreprise (UE)
    • timer/ydelser (med satser).

  3. Brug gerne tilbuddet som ”mini-budget” allerede her – det betaler sig senere.

  4. Ved kundens accept: konverter til projekt

  5. Tilbuddet konverteres til et projekt via funktionen “> Projekt”.

  6. Projektet får TilbudNr som reference, så man altid kan se, hvilket tilbud der ligger bag.

  7. Vælg faktureringsstrategi
    Vælg den faktureringsmodel, der passer til aftalen:

  8. A conto (rate-fakturering)
  9. Forbrugsbaseret (tid/materialer)
  10. Projekttrin/milepæle

  11. Slutfaktura (én samlet faktura ved afslutning).

  12. Overfør kalkulation til budget

  13. Kalkulationen kan overføres til projektbudget, så:
    • timer, materialer og UE danner baseline
    • fremdrift kan måles Budget → Regnskab → Afvigelser.

  14. Det sikrer, at økonomi og produktion kigger på samme tal.

  15. Opfølgning på salg

  16. Opfølgningsdato på tilbud kan generere to-do til sælger.
  17. Når tilbuddet vindes, lukkes det med status ”Vundet”, og fokus flyttes til projektstyring.

6.2 Kalkulation, budget og afvigelser

  • Kalkulation danner grundlaget for et realistisk budget.
    Uden budget bliver fremdriftsprocenter og DB-vurderinger hurtigt misvisende.

  • Ved at overføre kalkulation → budget kan I løbende sammenligne:

  • Timer: forbrugte vs. budgetterede
  • Forbrug: materialer og UE vs. plan

  • Dækningsbidrag: faktisk DB vs. forventet DB.

  • Brug felt(er) til Kommentar og revisioner (R1/R2) til at dokumentere:

  • ændringer i scope
  • prisjusteringer
  • kundeaftaler, der påvirker økonomien.

På den måde kan I altid se: - hvad var oprindeligt aftalt,
- hvad er senere kommet til som ændring,
- og hvorfor budgettet ikke længere matcher 1:1 med kontrakten.

6.3 Milepæle og delbetalinger

Ved større projekter giver det ofte mening at bryde leverancen ned i projekttrin (milepæle), fx:

  • ”Projektering”
  • ”Montage”
  • ”Aflevering”

Typisk flow:

  1. Opret projekttrin med forventede datoer og økonomi.
  2. Tilknyt fakturering til trinnene, fx:
  3. 30 % ved projektering
  4. 50 % ved montage
  5. 20 % ved aflevering.
  6. Når et trin markeres som lukket, frigives den tilhørende fakturering.

Fordele:

  • Klar sammenhæng mellem fremdrift og fakturering
  • Kunden betaler i takt med leverancen
  • Mindre risiko for, at økonomien halter efter produktionen.

6.4 PO/krav fra kunden

Flere kunder – især enterprise og offentlige – stiller tekniske krav til fakturering, fx:

  • PO / ExternRef (kundens rekvisitionsnummer)
  • GLN/EAN (BetalerEANLokation) til EAN-fakturering

I KeyBalance kan felter som ExternRef og GLN/EAN sættes som obligatoriske for udvalgte kunder/segmenter.

Det betyder, at:

  • der ikke kan dannes fakturagrundlag, før de nødvendige felter er udfyldt
  • I undgår afviste fakturaer og forsinket betaling pga. manglende PO/EAN.

6.5 Kvalitet i overlevering (salg → projekt)

Når et projekttilbud vindes og overdrages fra salg til projektledelse, er det vigtigt med en kort, skarp kvalitetssikring:

Gennemgå bl.a.:

  • KontraktSum og TillægsAftaler
  • matcher det kundens seneste accept?
  • Datoer
  • OpstartDato
  • ForvStopDato
  • evt. aftalte milepælsdatoer.
  • Adresser
  • leveringsadresse og modtager
  • tjek at de passer til entreprisen (byggeplads, kundens hovedkontor osv.).
  • Betaler/GLN/EAN
  • korrekt betalerkonto?
  • korrekt EAN-lokation?
  • Faktureringsmetode og interval
  • a conto vs. forbrug vs. slut/projekttrin
  • FakInterval korrekt (måned/kvartal osv.)?

Ved scope-ændringer:

  • Brug TillægsAftaler i stedet for at ”rette i det skjulte”.
  • Det bevarer:
  • historik
  • gennemsigtighed
  • sporbarhed på, hvad der er ekstra ift. oprindelig aftale.

6.6 Bedste praksis for projekttilbud i KeyBalance

  • Brug tilbud som sandhedskilde
    Tilbuddet bør være den primære reference for:
  • økonomi
  • ydelser

  • milepæle.

  • Hold ændringer i TillægsAftaler – ikke kun i noter
    Så bliver ekstraarbejde og scope-skift synligt i både:

  • kontraktøkonomi
  • rapporter

  • DB-beregninger.

  • Lås budget når det giver mening
    Efter accept og fælles forventningsafstemning kan det være en god idé at:

  • ”låse” budgettet

  • så afvigelser fremstår tydeligt i projektforløbet.

  • Genbrug gode projekter som skabeloner
    Brug kopifunktionen på gode, gennemprøvede projekter:

  • genbrug struktur, projekttrin og budget

  • tilpas kun det, der er anderledes (kunde, priser, datoer).

  • Brug opfølgningsdato og status aktivt

  • Sørg for, at ingen tilbud ”forsvinder i bunken”.

  • Brug opfølgningsdato til pipeline-styring og sælgernes to-do’s.

  • Sørg for stram sammenhæng tilbud ↔ projekt
    Når tilbuddet bliver til projekt:

  • samme økonomi
  • samme milepæle
  • samme aftalegrundlag.

Det gør resten af KeyBalance-opsætningen (projektregnskab, WIP, DB, planlægning m.m.) meget stærkere – både for projektlederne og for økonomiafdelingen.