Skip to content

1. Opsætning

1.1 Formål og grundprincip

KeyBalance Projektmodul (også kaldet sagsmodul) samler økonomi, planlægning, dokumentation og fakturering for hvert kundeprojekt.

Pointen er, at alle relevante posteringer – salg, indkøb, timer, lagerforbrug m.m. – samles på ét projektnummer, så:

  • regnskab og fremdrift kan følges i realtid
  • I slipper for særskilte regneark
  • både økonomi og produktion kigger på det samme datasæt.

1.2 Mini-kontoplan til projekter

1.2.1 Opsæt projektkontoplanen

  1. Gå til System → Opsætning → Projekt/Sag opsætning.
  2. Klik på knappen Projektregnskab.
  3. Definér de projektkonti, I har brug for.

Kontoplanen kan gøres så simpel eller kompleks, som I ønsker.

Eksempel på projektkonti:

  • Omsætning
  • a conto
  • slutafregning
  • forbrugsbaseret
  • Vareforbrug
  • materialer inkl. lagertræk
  • Underentreprise / eksterne ydelser
  • Løn
  • timeløn
  • akkord m.v.
  • (Valgfrit) Sociale omkostninger / overhead
  • Resultat / DB (opsummering)

1.2.2 Knyt projektkonti til finanskontoplanen

  1. Gå til Økonomi → Finans.
  2. Hvis kolonnen ikke er synlig: højreklik i finanskontoplanen og indsæt kolonnen Sags kontonr.
  3. Her definerer I, hvilke finanskonti der skal summeres ind på hvilke projektkonti.

Eksempel:
Hvis både salg af varer og salg af ydelser skal ramme samme projektkonto Omsætning, angiver I denne projektkonto på begge finanskonti i kolonnen Sags kontonr.

På den måde kan I på projektet budgettere og skabe overblik på flere konti, mens projektregnskabet samler det i overskuelige nøgletal.

1.2.3 Opret kontointervaller og summeringer

  1. Opret kontointervaller til finanskontoplanen, fx:
  2. 3000–3099 Omsætning
  3. 4000–4099 Materialer
  4. 4100–4199 UE
  5. 2100 Løn

  6. 2110 Sociale omkostninger

  7. Gå til Projekt bogføring og definér summeringer:

  8. Hvilket interval hører til hvilke nøgletal?
    • Vareforbrug
    • Løn
    • UE
    • Sociale omkostninger
    • Resultat / DB m.v.

Disse summer bruges bl.a. til dashboards, dækningsbidragsberegninger og WIP (igangværende arbejde).

  1. Sørg for, at projektnummer kan bruges på finanskontoplanen, så finansposteringer kan knyttes til sager/projekter.

1.3 Nummerering

Nummerserien for projekter kan enten:

  • tastes manuelt ved oprettelse
  • eller sættes til autonummerering.

Opsætning:

  1. Gå til System → Opsætning → Nummerserie (her defineres alle nummerserier).
  2. Vælg den nummerserie, der skal bruges til projekter.
  3. Angiv Næste nummer – herefter autogenereres numrene med +1, hver gang der oprettes et nyt projekt.

1.4 Fakturerings- og omsætningstyper

Gå til System → Opsætning → Projekt/Sag opsætning og vælg knappen Bogføring.

Her kan du opsætte forskellige projekttyper, som standard skal bogføres på bestemte konti, fx:

  • Egne projekter
  • A conto fakturering
  • Slutprojekter
  • Spjæld

Pr. projekttype kan du:

  • opsætte salgskonto og forbrugskonto
  • vælge en standard faktureringsmodel.

Faktureringsmodellen bliver foreslået, når du opretter et nyt projekt med den valgte omsætningstype, men kan naturligvis ændres pr. projekt.

1.4.1 Projektmodulet understøtter flere faktureringsstrategier

  • A conto
  • fast beløb
  • eller procent pr. interval
  • Slutfakturering
  • hele beløbet faktureres ved ForvStopDato
  • Forbrugsbaseret
  • fakturér faktisk forbrug af tid og materialer
  • evt. med avance på timer og varer
  • Projekttrin (milepæle / stage-billing)
  • fakturering pr. milepæl
  • Sagslinjer / a conto på bestemte varelinjer
  • typisk defineret i tilbuddet
  • overført til projektet som faste a conto-linjer
  • Manuel fakturering
  • I kan fakturere, når og som I vil
  • KeyBalance opretter et ordrehoved, når I trykker Dan fakturagrundlag.

1.5 Sags-AutoPosteringer (sociale omkostninger / overhead)

Mange ønsker både løn og sociale omkostninger med i projektregnskabet (ATP, ferie, sygdom m.v.).

I Sagsregnskab → Regnskab kan du på hver projektkonto tilføje AutoPosteringer, fx:

  • “Når der bogføres på 2100 Løn, læg +24 % på 2110 Sociale.”

Resultat:

  • Systemet skaber en ekstra linje i projektregnskabet (ikke i finans).
  • I får et mere retvisende løbende dækningsbidrag – uden at påvirke hovedbogen.

1.6 Dokumenttyper og filhåndtering

Under Projekt dokumenttyper definerer I de dokumenttyper, I vil se på projektet, fx:

  • tilbud
  • tegninger
  • fotodokumentation
  • kontrolskema
  • afleveringsprotokol m.v.

Uden opsætning vil alle dokumenter ligge i samme mappe Alle.

Tænk på dokumenttyper som en stifinder-struktur, hvor I:

  • definerer mapper (dokumentkategorier)
  • får en naturlig sortering af alle bilag.

Under hver kategori kan I oprette alle relevante bilagstyper.

Dokumentkategorier opsættes via:
System → Opsætning → Dokumenthåndtering.

1.7 Salg, indkøb, lager og valuta

  • Sørg for, at salgsordrer, kreditorfakturaer, lagerpluk og evt. interne omkostninger kan tilknyttes et projektnr.
  • Brug projektets valuta, hvis kunden afregnes i andet end standardvaluta – fakturering og rapportering tager højde for det.
  • Hvis kunden kræver PO/Rekv.nr. eller GLN/EAN (offentlig/enterprise), kan felterne med fordel gøres obligatoriske.

1.8 Kvalitetstjek før drift

Gennemgå følgende, inden projektmodulet tages i egentlig drift:

  • ✅ Mini-kontoplan oprettet, og summeringer defineret
  • ✅ Nummerserie til projekter opsat (hvis ønsket)
  • ✅ Omsætningstyper og projekttyper opsat
  • ✅ Dokumenttyper og dokumentkategorier sat op
  • ✅ AutoPosteringer opsat (hvis ønsket)
  • ✅ Projektkonti og finanskontoplan koblet korrekt sammen