Skip to content

1. Stamdata og oprettelse

1.1 Oprettelse – direkte fra projektmodulet

Gå til Projekt → Projekt og klik på formularen Opret ny.
Systemet kan foreslå Sagsnr automatisk ud fra nummerserien.

1.1.1 Minimumsfelter ved opstart

Følgende felter bør som minimum udfyldes, når en ny sag/projekt oprettes:

  • DKontonr (debitor/kunde)
  • SagsArt (projekttitel/kundenavn)
  • evt. XSagsArt2 (uddybning/undertekst)
  • Ansvarlig (projektleder)
  • evt. Ansvarlig2
  • OpstartDato og ForvStopDato
  • KontraktSum
    • evt. TillægsAftaler
  • Fakturering (metode) og FakInterval
  • ExternRef (kundens rekv./PO – kan gøres påkrævet pr. debitor)
  • Afdeling / Projekt / Formål (bruges til rapportering/segmentering)
  • Opsæt FakInterval (uge/måned/kvartal), SidsteFakDato og NæsteFakDato
  • systemet sætter næste dato automatisk ud fra metode og historik

Alle relevante kundeoplysninger hentes automatisk fra den oprettede debitor.

1.1.2 Adresse- og kontaktdata

  • LevID (leveringsprofil)
  • Leveringsadressefelter: Lev_Adr…
  • Kontaktperson: Lev_Att / Tlf / Email
  • Alternativ Modtager… (hvis faktura skal sendes til anden modtager end kunden)
  • Betaler-oplysninger (hvis anden betaler end kunden)
  • BetalerEANLokation (GLN/EAN) – med validering
  • EmailBoghFak (særskilt faktura-email, hvis den skal gå et andet sted hen end kontaktens e-mail)

1.1.3 Valideringer og hjælpetekst

Felter har hjælpetekster og validering, fx:

  • formatkontrol på e-mail
  • kontrol af GLN/EAN
  • obligatoriske felter kan styres pr. debitor/kundetype.

Dette hjælper med at sikre, at stamdata er korrekte allerede ved oprettelse.

1.2 Hovedsag og underprojekter

1.2.1 Hovedsag / underprojekter

  • HovedSagsnr samler totaler for:
  • KontraktSum
  • TillægsAftaler
  • Dækningsbidrag m.m.
  • Hvert underprojekt har sin egen:
  • plan
  • budget
  • fakturering
    men rapporterer op til hovedsagen.

Systemet hjælper med at undgå fejl:

  • En sag kan ikke være sin egen hovedsag
  • Eksisterende bindinger (hovedsag ↔ undersag) håndteres sikkert, så strukturen bevares.

1.2.2 Stamdata → driftssikkerhed

Korrekte stamdata er nøglen til smidig drift:

  • Har kunden GLN/EAN?
  • Indtast og valider det ved opstart – så undgår I forsinkede EAN-fakturaer.
  • ExternRef / PO
  • Gør feltet obligatorisk for de kunder, der kræver rekvisitionsnummer / PO.
  • Udfyld OpstartDato og ForvStopDato
  • så kan projekttrin oprettes automatisk og bruges til:
    • planlægning
    • evt. trin-fakturering (milepæle).

1.3 Opret projekter fra projekttilbud

Ofte oprettes projekter ved først at afgive et projekttilbud til en eller flere kunder.
Det er nemt at genbruge tilbud, så samme projekttilbud kan sendes til flere – fx hvis flere entreprenører byder på samme sag.

1.3.1 Opret projekttilbud

  1. Gå til Projekt → Projekttilbud og klik på formularen for at oprette et nyt tilbud.
  2. Udfyld Kontonr.:
  3. enten på et kundeemne (potentiel kunde)
  4. eller på en eksisterende kunde.
  5. Sæt en opfølgningsdato, hvis tilbuddet automatisk skal generere en to-do til sælgeren.
  6. Tilføj varelinjer (ydelser, materialer m.m.).
  7. Tilføj evt. KontraktSum:
  8. Hvis der ikke skrives en kontraktsum, bliver summen af varelinjerne (netto) overført som KontraktSum på projektet.

1.3.2 Vind tilbuddet → opret projekt

Når tilbuddet accepteres og vindes:

  1. Tryk på knappen “> Projekt”.
  2. Vælg en omsætningstype (faktureringstype/projekttype).
  3. Systemet:
  4. opretter projektet ud fra tilbuddet
  5. overfører varelinjer og økonomi
  6. lukker tilbuddet med status “Vundet”.

Herefter er projektet klar til videre planlægning, budgettering, registrering og fakturering.

1.4 Opret nyt projekt ved at kopiere et gammelt projekt

Hvis I ofte har lignende projekter (samme struktur, trin, budget m.m.), kan I spare tid ved at kopiere et eksisterende projekt i stedet for at oprette fra bunden.

1.4.1 Find projektet, der skal kopieres

  1. Gå til:
  2. Projekt (for åbne/aktive projekter)
  3. eller Projektarkiv (for afsluttede/arkiverede projekter).
  4. Find det projekt, du gerne vil kopiere.

1.4.2 Kopiér projektet

  1. Højreklik på projektet.
  2. Vælg Kopier projekt.

Herefter bliver du bedt om at vælge, hvad der skal kopieres med over i det nye projekt:

  • Kundeinformationer
  • enten genbrug den eksisterende kunde
  • eller vælg et nyt Kontonr. (ny kunde)
  • Projekttrin
  • fx faser/milepæle oprettet på det oprindelige projekt
  • Projektbudget
  • budgettet kopieres og flyttes til indeværende år
  • KontraktSum og TillægsAftaler

Når du har valgt, hvad der skal kopieres, oprettes det nye projekt automatisk med udgangspunkt i det gamle – klar til tilpasning og opstart.