7. Projekt – Mobil løsning

Den mobile løsning i KeyBalance gør, at registrering og dokumentation sker der, hvor arbejdet udføres – direkte på projektet – i stedet for på papir eller efterfølgende på kontoret. Appen findes til både Android, iPhone og som web-app.

7.1 Formål

Formålet med den mobile løsning er: - at flytte tidsregistrering, materialeforbrug og dokumentation ud til projektet
- at sikre, at kontoret har realtidsdata til: - projektøkonomi
- planlægning
- fakturering
- at reducere dobbeltregistrering og manuelle fejl.

Kort sagt: Medarbejderen registrerer tid, materialer og kvalitet på stedet – KeyBalance opdaterer projekt, regnskab og fremdrift automatisk.

7.1.1 Forudsætninger (licens og adgang)

For at bruge app/web-mobil:

Brugeren skal have en licenstype, der giver App/Web-adgang
fx Web/App/Lite eller Navngivet.
Licens vælges under:
System → Værktøj → Sikkerhed → Brugere.
Appen kan installeres fra:
App Store (iOS)
Google Play (Android)
eller åbnes som web-app via firmaets KeyBalance-URL.

7.2 Centrale funktioner

Den mobile løsning hænger direkte sammen med Projektmodulet og arbejdskort.

Kernefunktioner:

Arbejdskort
Opret, tildel, udfør og afslut arbejdskort direkte på projektet.
Arbejdskort kan oprettes enkeltvis eller via planner.
Kan tildeles én eller flere medarbejdere.
Tidsregistrering
Vælg projekt/sag og evt. aktivitet eller projekttrin.
Satser kan følge både medarbejder og aktivitet.
Understøtter lovkrav til tidsregistrering og arbejdstidsregler.
Materialer / forbrug
Registrér materialeforbrug direkte på arbejdskortet.
Tilføj varer fra varekartoteket – evt. med scanner/stregkode.
Forbrug går direkte på projektets økonomi.
Dokumentation
Tag og vedhæft fotos, noter og filer til:
- arbejdskort
- projekt
- evt. maskine/installation.
Understøtter dokumentation af udført arbejde, fejl, skader m.m.
Kontrolskemaer / kvalitet
Udfyld digitale tjeklister (kontrolskemaer) på mobilen.
Skemaer kan bruges til kvalitetssikring, serviceeftersyn, afleveringskontrol osv.
Kalender og plan
Medarbejderen kan se:
- egne opgaver/arbejdskort
- planlagt projektarbejde pr. dag/uge.
Projektlederen kan planlægge arbejdsdage via planner og ønskede leveringsdatoer – opgaverne lander som arbejdskort i appen.
Geo-stamp / sporbarhed
Tid, sted og bruger registreres sammen med arbejdskort og dokumentation.
Giver ekstra bevis for tilstedeværelse og udført arbejde.

7.3 Workflow i marken (medarbejderens hverdag)

Et typisk flow for en medarbejder ude af huset:

Åbn dagens arbejdskort
Medarbejderen logger ind i app’en (eller web) og vælger ”Mine opgaver / arbejdskort”.
Ser dagens plan med projekter, adresser og opgaver.
Start arbejdet
Åbn det relevante arbejdskort.
Start timer (eller registrer tid manuelt, hvis der arbejdes i blokke).
Tjek eventuelle tjeklister/kommentarer fra projektleder.
Registrer materialer og forbrug
Tilføj varer/materialer, der bruges på opgaven.
Scan evt. stregkode på varen, hvis virksomheden bruger dette.
Forbrug bogføres direkte på projektet.
Dokumentér arbejdet
Tag billeder (”før/under/efter”) direkte fra appen.
Skriv korte noter – fx bemærkninger, ændringer, kundens godkendelse m.m.
Udfyld relevante kontrolskemaer på arbejdskortet.
Afslut arbejdskortet
Stop timer (hvis aktiv timer-kørsel).
Gennemgå tjekliste og marker punkter som udført.
Evt. få kundens underskrift på telefonen.
Markér arbejdskort som ”Afsluttet”.
Synkronisering
Data sendes til KeyBalance:
- tid → tidsregistrering og løngrundlag
- materialer → projektøkonomi og lager
- fotos/skemaer → projektdokumentation
- arbejdskortstatus → projektstyring og plan.
Kontoret kan efterbehandle og danne fakturagrundlag uden ekstra indtastning.

Bemærk: Hvis der arbejdes i områder med dårlig forbindelse, kan registreringer gemmes og synkroniseres, når der igen er net (afhænger af opsætning og app-version).

7.4 Workflow på kontoret (planlægning & opfølgning)

Sådan hænger kontor og marken sammen i praksis:

Planlæg opgaverne
Projektleder/opretter går ind i Projekt → Projekt.
Opretter eller opdaterer projekttrin/aktiviteter.
Opretter arbejdskort og tildeler dem til medarbejdere.
Brug planner/kalender
Fordel opgaver over dage/uger – fx via visning pr. medarbejder.
Tag hensyn til leveringsdatoer, kundens ønsker og intern kapacitet.
Følg status på arbejdskort
Kontoret kan se:
- hvilke arbejdskort der er åbne, igangværende, afsluttede
- hvornår der sidst er registreret tid/materialer.
Forsinkede kort kan omplanlægges eller prioriteres.
Økonomi og fakturering
Når arbejdskort afsluttes, opdateres:
- projektets forbrug
- WIP og DB
- grundlag til fakturering.
Brug status ”Klar til fakturering” til at styre, hvornår kort/projekter sendes til faktura.
Dokumentation som bevis
Fotos, noter og kontrolskemaer kan bruges:
- som bilag til faktura
- ved reklamationer
- som kvalitetsdokumentation over for kunden.

7.5 Fordele og interne effekter

Når den mobile løsning og projektmodulet bruges sammen, får I bl.a.:

Mindre forsinkelse fra udført arbejde til faktura
Kontoret ser hurtigt, hvad der er udført og klar til fakturering.
Færre tastefejl
Registrering sker én gang ved kilden – ikke først på en blok, og så på kontoret.
Stærkere dokumentation
Billeder, skemaer og geostempel knyttes direkte til projektet.
Bedre planlægning
Kontoret kan se markedsstatus i (næsten) realtid:
- hvilke opgaver er i gang?
- hvor har vi ledig kapacitet?
Lettere lov- og kundekrav
Tidsregistrering gemmes i skyen og kan bruges til:
- arbejdstidsregler (11-timers-regel, 48-timers-regel)
- dokumentation over for kunder og myndigheder.

7.6 Klargøring og træning

Før I ruller mobil løsning ud bredt, er det en god idé at:

Oprette standard-arbejdskortskabeloner
typer (service, montage, fejlretning, eftersyn osv.)
tilknyttede tjeklister/kontrolskemaer.
Træne medarbejderne i projektnumre
”Vælg korrekt projektnr.” er nøglen til:
- korrekt projektregnskab
- korrekte fakturaer.
Aftale fotostandard
fx:
- altid ”før/under/efter”-billeder
- gerne med fast billedtype (oversigt + detalje).
Gennemgå offline-brug
Hvordan ser appen ud uden net?
Hvad kan medarbejderen stadig gøre?
Hvornår synkroniseres data?
Gør det nemt at få hjælp
Henvis til KeyBalance support og guides, hvis nogen går i stå.

Når alt dette spiller, bliver den mobile løsning et naturligt bindeled mellem projekterne i marken og økonomien på kontoret – og det er præcis dér, KeyBalance er stærk.