Perioder i KeyBalance
Perioder i KeyBalance styrer både:
- hvordan regnskabsåret er opdelt
- hvilke perioder der må bogføres i – både for hele virksomheden og pr. medarbejder.
Kort sagt:
Perioder bestemmer hvornår der kan bogføres – og hvordan rapporter opdeles i måneder/år.
1) Hvor opsættes perioder?
Sti:
System → Opsætning → Perioder
Her opsætter du:
- virksomhedens regnskabsår
- fordeling i månedsperioder
- hvilke perioder der er åbne/lukkede for bogføring
- evt. bogføringsbegrænsning pr. medarbejder (alt efter jeres løsning).
2) Regnskabsår – grundopsætning
Et klassisk regnskabsår kan fx være kalenderår:
- Startdato:
01-01-20XX - Slutdato:
31-12-20XX - Start måned:
01 - Antal måneder:
12
I perioder-opsætningen angiver du:
- hvilken dato regnskabsåret starter
- hvor mange måneder året består af
- hvordan månederne opdeles (typisk 12 måneder á én måned).
Eksempel:
- Regnskabsår: 01-01-2025 til 31-12-2025
- Start måned: 01
- Antal mdr: 12
Systemet opretter så perioder:
- Periode 1: januar
- Periode 2: februar
- …
- Periode 12: december
3) Bogføringsperioder – hvad må der bogføres hvornår?
Perioder styrer også, om der må bogføres i den enkelte periode.
Der kan typisk angives:
- at en periode er åben
- at en periode er lukket (ingen bogføring)
- evt. at kun visse typer bogføring eller brugere må bogføre (afhængig af opsætning).
Det bruges bl.a. til:
- at undgå bogføring tilbage i afsluttede perioder
- at sikre, at der ikke ”sniger sig noget ind” efter status/momsafslutning
- at styre overgangen mellem to regnskabsår (årsskifte).
4) Bogføringsperiode pr. virksomhed vs. pr. medarbejder
Der kan sættes bogføringsperiode:
- For hele virksomheden
- overordnet styring: ”Ingen må bogføre efter dato X i år Y”
-
godt ved periode-/årsafslutning.
-
Pr. medarbejder (afhængigt af opsætning)
- fx:
- bogholder/revisor må bogføre tilbage i tidligere perioder
- andre brugere må kun bogføre i nuværende åben periode.
Det giver fleksibilitet:
- bogholderen kan færdiggøre efterposteringer
- almindelige brugere kan ikke komme til at lave utilsigtet bogføring i gamle perioder.
5) Typiske anvendelser
5.1 Løbende drift
- Regnskabsåret er defineret (fx 01-01 til 31-12).
- Aktuel måned er åben, næste måned evt. allerede åbnet.
- Tidligere måneder kan:
- være lukket (færdige)
- eller kun være åbne for bogholderen.
5.2 Måneds- og kvartalsafslutning
- Når perioden er afstemt (moms, bank, debitor/kreditor, lager mv.), kan du:
- lukke perioden for almindelig bogføring.
- Dermed undgår I, at fejlposter ”sniger sig ind” i gamle måneder.
5.3 Årsskifte
- Det gamle regnskabsår afsluttes, perioder lukkes.
- Nyt år oprettes (ny periodeopsætning) med:
- startdato
- antal måneder.
- Overførsel af årets resultat mv. styres efter jeres opsætning.
6) Samspil med bogføringsdato og rapporter
Perioder og bogføringsdato hænger tæt sammen:
- Perioder definerer hvilke datoer der hører til hvor (periode/år).
- Bogføringsdato styrer hvilke poster der medtages i rapporter.
Eksempel:
- Hvis du vil se resultatet pr. marts, skal:
- marts være en defineret periode
- bogføringsdato sættes ”til og med marts”.
7) Gode vaner omkring perioder
- Opret regnskabsår og perioder i god tid inden årsskifte.
- Aftal internt:
- hvornår perioder lukkes
- hvem der må bogføre i afsluttede perioder (typisk kun bogholder/revisor).
- Brug perioder aktivt sammen med:
- afstemninger (bank, moms, debitor, kreditor, lager mv.)
- rapporter pr. måned/kvartal.
Når perioder er sat korrekt op, får I:
- styr på hvornår der må bogføres
- tydelig opdeling af regnskabsåret
- færre fejlposteringer i gamle perioder
- nemmere rapportering og revision.