Nummerserier i KeyBalance
Nummerserier bruges i KeyBalance til automatisk at styre, hvilket næste nummer der tildeles, når du opretter nye bilag, ordrer, projekter, tilbud, indkøb eller andre poster.
Systemet sørger for, at hver serie kører fortløbende – helt uden overlap eller manuel indtastning.
KeyBalance leveres med en række standard nummerserier, men du kan også oprette dine egne serier tilpasset virksomhedens behov.
Sådan fungerer nummerserier
En nummerserie består af: - Navn – fx “Bilag”, “SagsNr”, “SalgOrdre” - Tekst / Beskrivelse – forklaring på, hvad serien bruges til - Næste nummer – det næste nummer, som tildeles ved oprettelse af nyt bilag eller dokument
Hver gang en bruger opretter fx en ny ordre, faktura eller sag:
1. KeyBalance finder den tilknyttede nummerserie
2. Serien tildeler det næste fortløbende nummer
3. Serien opdateres automatisk, så næste nummer er klar til næste gang
Fast indbyggede nummerserier
Under System → Opsætning → Nummerserier finder du de faste systemserier (fx ordre, faktura, varekladde mv.).
Disse kan redigeres, men ikke slettes, da de bruges af centrale moduler.
Typiske faste nummerserier:
- Ordrenummer
- Fakturanummer
- Varekladde
- Rykker
- Indkøbsbilag
- Produktionsbilag
… og flere, afhængigt af modulerne i løsningen.
Egenoprettede nummerserier
Hvis virksomheden ønsker særskilte nummerserier – fx:
- separate nummerserier for sagsnumre
- egen nummerserie for forskellige ordretyper
- indkøbsordrer fordelt pr. afdeling
- projektnumre med egne løbende sekvenser
– så kan de oprettes frit.
Sådan opretter du en ny nummerserie
- Gå til: System → Opsætning → Nummerserier
- Klik på “Nummerserier”-knappen (ikonet ses typisk over tabellen)
- I den nye oversigt klikker du på + for at oprette en ny serie
- Udfyld feltet:
- Navn (intern kode)
- Tekst (forklarende titel)
- Næste nummer (det første nummer serien skal starte på)
Når serien er gemt, kan du bruge den i opsætninger på tværs af KeyBalance, fx i:
- ordreopsætning
- projektopsætning
- indkøbsmodul
- sagsopsætning
- abonnementer
- egne brugerdefinerede workflows
Brug af nummerserier i dagligdagen
Når en nummerserie er tilknyttet et modul, sker resten automatisk.
Eksempel:
Opretter du en ny salgsordre, henter KeyBalance automatisk næste nummer fra serien SalgOrdre.
Når ordren gemmes → opdateres serien → næste nummer står klar.
Fordele:
- ingen dobbelt-numre
- ingen manuelle fejl
- sporbarhed i bogføring og dokumenthistorik
- fleksibel opsætning pr. modul eller pr. virksomhedstype
- mulighed for at køre flere parallelle nummerserier
Tip: Start et andet sted end 1
Hvis du fx migrerer fra et gammelt system, kan du sætte “Næste nummer” til det næste ledige nummer fra tidligere data — så fortsætter KeyBalance helt sømløst.
Hvor bruges nummerserier typisk?
- Salgsordre & tilbud
- Indkøbsordrer
- Fakturaer & kreditnotaer
- Projekter & sager
- Produktionsordrer
- Bilag i finans
- Abonnementer
- Interne arbejdsprocesser (egenoprettede serier)
Relateret læsning
Vil du vide mere om opsætning og struktur i KeyBalance?
Læs også: keybalance.dk/kundestyring eller vælg en relevant underside ud fra dit modulvalg.