Skip to content

Guide: Modtagelse af indkøbsordre i KeyBalance (fra klienten)

Denne guide beskriver modtagelse af varer direkte i KeyBalance-klienten – altså når varemodtagelsen registreres fra pc’en (ikke scanner/tablet).

Hvor finder jeg modtagelsen?

  1. Gå til Indkøb --> Modtagelse.
  2. Find den ønskede indkøbsordre.

Øverst ser du leverandør- og referencelinjer, til venstre modtagelsesdata – og i midten selve linjerne, der skal modtages.

1. Leverandør, reference og modtagelsesoplysninger

I venstre side af billedet:

Leverandør

  • Kontonr / Navn
    Vises fra indkøbsordren og kan ikke ændres her.

Reference

  • Reference
    Vises fra ordren (fx leverandørens ordrenr).

Modtagelse

  • Ønsket lev.dato
    Den ønskede leveringsdato fra ordren (kun til info).
  • Modtaget
    Dato for selve modtagelsen.
  • Sættes typisk til dags dato.
  • Kan ændres, hvis du registrerer modtagelsen senere.
  • F.Seddel nr.
    Indtast leverandørens følgeseddelnummer – giver nem sporbarhed senere.

2. Linjerne – hvad betyder felterne?

Midt på skærmen ligger linjetabellen med de varer, du modtager.

Typiske kolonner:

  • Varenummer – det bestilte varenummer
  • S. ordre – evt. reference til salgsordre
  • Tekst – varenavn/tekst
  • Enhed – fx stk, kg
  • Antal – det bestilte antal
  • Leveres antal – det antal du faktisk modtager nu

Farver på linjer

Når du indtaster Leveres antal, farves linjen:

  • Grøn – leveres = bestilt antal (fuld leverance)
  • Gul – mindre afvigelse (næsten fuld leverance)
  • Rød – større afvigelse mellem bestilt og leveret antal

Hvis leveret antal afviger mere end ca. ±20 % fra det bestilte antal, får du en besked om “Forkert antal”.
Du kan dog stadig gemme/modtage – beskeden er en advarsel, ikke en blokering.

🔎 Obs: Har linjen hverken varenummer, finanskonto eller maskinnr., kan den ikke modtages – så tjek at linjen er korrekt oprettet på ordren.

3. Sådan registrerer du en modtagelse – trin for trin

  1. Åbn indkøbsordren og gå i Modtagelse.
  2. Tjek leverandør, reference og “Modtaget”-dato.
  3. Indtast F.Seddel nr. (frivilligt, men anbefales).
  4. Gå til linjetabellen:
  5. Skriv det modtagne antal i Leveres antal på hver linje.
  6. Brug evt.:
    • Ingen for at sætte 0 på alle linjer og starte forfra.
  7. Kontroller farver og mængder:
  8. Grønne linjer = helt modtaget
  9. Gule/røde = afvigelse – tjek mod følgeseddel.
  10. Klik på “Modt. Markerede” for at bogføre modtagelsen
  11. Systemet opdaterer lageret og sætter ordren/liniens leveringsstatus op.
  12. Felter og lagerposter kan efterfølgende ses i de normale lager- og indkøbsrapporter.

💡 Tip: Ved del-leverancer kan du modtage de antal, der er kommet, og senere åbne modtagelsen igen for at registrere restleverancen.

4. Knapper og genveje i modtagelsesbilledet

Til højre for linjetabellen finder du typisk knapperne:

  • Ingen
  • Sætter Leveres antal = 0 på alle linjer.

  • Bruges hvis du vil rydde tidligere indtastede antal og starte forfra.

  • Modt. Markerede

  • Bogfører modtagelsen for de linjer, hvor du har angivet Leveres antal.

  • Opdaterer lager og status, og opretter de nødvendige lagerposteringer.

  • Modtaget (Ctrl+M)

  • Sætter ordren til modtaget status (leveringsstatus opdateres).

  • Bruges typisk efter at alle linjer er modtaget.

  • Split (Ctrl+S)

  • Åbner et billede til opdeling af modtagelsen, fx hvis:
    • du vil registrere én leverance på flere lokationer,
    • eller dele modtagelsen mere detaljeret pr. kolli/parti.
  • Avanceret funktion – bruges især i lagermiljøer med detaljeret opdeling.

5. Yderligere nyttige funktioner

På linjetabellen kan du typisk:

  • F5 – Placeringer

  • Viser vareplaceringer for det valgte varenummer (lagerlokation mv.).

  • F6 – Linjedetaljer

  • Viser alle detaljer for den valgte linje (dimensioner, rabatter, priser osv.).

  • Ctrl+N – Notater

  • Åbner ordrenotat, hvor du kan skrive interne bemærkninger til indkøbet.

  • Ctrl+L – Linjenotat

  • Notat kun for den valgte linje.

  • F8 – Pallelabels

  • Udskriver pallelabels baseret på varenummeret på linjen.

  • F9 – Åben fil

  • Hvis ordren er knyttet til et scannet bilag (BilagsScan), kan du åbne pdf’en direkte herfra.