Lageroptælling – simpel metode i KeyBalance
Hurtig og enkel optælling af lageret med optællingskladde
I KeyBalance kan du lave lageroptælling på to niveauer:
- Simpel optælling (denne guide)
- Avanceret optælling med frysning af lager, flere placeringer m.m. (egen guide)
Denne guide viser den hurtige, enkle metode, hvor du:
- enten opretter/indscanner varer direkte i optællingskladden
- eller lader systemet danne en optællingsliste og kladde automatisk
1. Formål med lageroptælling
Lageroptælling bruges til at:
- sikre, at bogført lager stemmer med de varer, der fysisk ligger på hylderne
- rette fejl fra:
- uregistrerede pluk/leverancer
- fejlindtastninger
- kassation og svind
- opdatere:
- antal på lager
- kostpris og lagerkonto i finans
Med den simple metode får du:
- én kladde pr. optælling
- en optællingsliste du kan printe og tælle ud fra
- nem bogføring, hvor KeyBalance selv laver lager- og finansposteringer
2. To måder at starte en simpel optælling på
Metode A – Manuelt / med scanner i optællingskladde
Bruges når:
- du vil tælle udvalgte varer
- du går rundt med scanner eller PC/tablet
- du ikke behøver en papirliste på forhånd
Sti til optællingskladde:
Lager → Varekladder → Optællingskladde
Her kan du:
- oprette linjer manuelt (indtast varenummer)
- eller bruge stregkodescanner til at tilføje varer løbende
- angive optalt antal direkte i kolonnen Antal
Denne metode giver fuld fleksibilitet – du vælger selv præcis, hvad der skal tælles.
OBS. Der skal være sat hak i "Optalt", for at posteringen bogføres. Hak i optalt bliver automatisk sat, hvis du ændre antallet, ikke hvis der står 0 i antal og der er 0, her skal du selv sætte hakket.
Metode B – Optællingsliste med automatisk kladde
Bruges når:
- du vil have en fuld liste over varer i et område
- du vil tælle på papir eller PDF og taste ind bagefter
- systemet skal oprette optællingskladde automatisk
Sti til optællingsliste:
Lager → Rapporter → Optællingsliste
2.1 Udfyld optællingslisten
I billedet Optællingsliste:
- Udvælgelse – Vare
- Lad felterne være tomme for at medtage alle varer
-
Eller filtrer på:
- Varenr.
- Bogf. gruppe
- Leverandør
-
Parametre
- Lokation
- Vælg, hvis du arbejder med flere lokationer
- Tom = samlet lager
- Placering (valgfri)
- SidstOptalt
- Viser dato for sidste optælling (kan bruges som filter)
- Medtag alle
- Ja: medtag alle varer (også dem med 0 beholdning)
- Nej: kun varer med disponibel beholdning
-
Opret kladde
- ✅ Sæt hak, hvis systemet samtidig skal oprette en optællingskladde
-
Tryk PDF, Preview eller Udskriv
- Du får en optællingsliste med:
- Varenr., navn
- Tilgængelig beholdning
- tom kolonne til ”Optalt”
- Listen kan bruges på papir eller skærm under selve optællingen.
Har du sat hak i Opret kladde, ligger der nu en optællingskladde klar til indtastning.
3. Registrér optalte antal i optællingskladden
Sti:
Lager → Varekladder → Optællingskladde
- Vælg den relevante kladde (den, systemet har dannet – eller en du selv opretter).
- Kolonnen Forv. antal viser det forventede antal (fra systemet).
- Kolonnen Antal (ofte rød) er til det faktisk optalte antal.
- For hver linje:
- sammenhold den optalte mængde med linjen på listen
- skriv det optalte antal i kolonnen Antal
- ret evt. Placering, hvis varen står et andet sted nu
4. Bogfør optællingskladden
Når alle linjer er gennemgået:
- Tjek, at alle varer er:
- enten optalt
- eller slettet fra kladden, hvis de ikke skal reguleres
- Start bogføringen:
- via knap Bogfør kladde
Bogføring gør:
- laver vareposter der nulstiller gammel beholdning og sætter ny
- opdaterer:
- lagerbeholdning pr. vare
- lokationsbeholdning (hvis lokation bruges)
- sidst optalt dato
- danner finansmodpostering på lagerkonto
FAQ – Lageroptælling i KeyBalance
Ofte stillede spørgsmål om simpel optælling
Skal jeg altid bruge optællingslisten?
Nej. Du kan sagtens lave en optælling ved kun at bruge optællingskladden. Her kan du tilføje varer manuelt eller via scanner og skrive de optalte antal direkte. Optællingslisten er primært til, når du ønsker et papir-/PDF-underlag at tælle ud fra.
Hvad gør feltet “Medtag alle” på optællingslisten?
Når du sætter hak i Medtag alle, kommer alle varer med på optællingslisten – også dem med 0 i beholdning. Uden hak medtages kun de varer, hvor systemet registrerer en disponibel beholdning. Det er typisk en fordel at bruge “Medtag alle” ved årsoptælling.
Hvad hvis jeg glemmer at udfylde “Antal” på nogle linjer?
Hvis der er linjer i optællingskladden uden optalt antal, vil KeyBalance advare dig, og kladden bliver ikke bogført. Du skal enten:
- indtaste et optalt antal (fx 0 hvis varen ikke findes), eller
- slette linjen, hvis den ikke skal justeres.
Kan jeg begrænse optællingen til bestemte varer, varegrupper eller leverandører?
Ja. I Optællingsliste kan du filtrere på:
- Varenr. – et enkelt varenummer eller et interval
- Bogf. gruppe – kun en bestemt vare-/bogføringsgruppe
- Leverandør – varer knyttet til en bestemt leverandør
Derudover kan du vælge Lokation, hvis du arbejder med flere lagre.
Påvirker optællingen kostpris og finans?
Ja, som udgangspunkt gør den. Når optællingskladden bogføres, regulerer KeyBalance:
- lagerbeholdningen pr. vare (antal)
- lagerets værdi og dermed lagerkontoen i finans – hvis lager/finans-integration er slået til
Kostprisen på de optalte enheder beregnes ud fra kladdens kostpris og eksisterende lager, jf. jeres opsætning.
Kan jeg rette, hvis vi opdager fejl efter bogføring?
Ja. Hvis en optælling viser sig at være forkert, laver du blot en ny optællingskladde for de relevante varer. Når den bogføres, laver systemet en ny regulering af både beholdning og værdi. På den måde kan du altid korrigere tidligere optællinger.
Hvad er forskellen på simpel og avanceret lageroptælling?
Den simple optælling (denne guide) er hurtig og fleksibel:
- Du arbejder direkte i optællingskladde
- Evt. med en optællingsliste som udgangspunkt
- Velegnet til løbende deloptællinger og mindre lagerområder
Den avancerede optælling (beskrevet i en særskilt guide) giver bl.a. mulighed for:
- at ”fryse” lageret på en bestemt dato
- mere avanceret håndtering af flere placeringer og sporbarhed
- typisk brugt til årsoptælling eller meget detaljeret lagerstyring
Kan vi bruge stregkodescanner til optællingen?
Ja. I optællingskladden kan du tilføje varer ved at scanne deres stregkoder. Det gør registreringen hurtigere og minimerer tastefejl, især ved løbende optællinger eller i større lagre.
Denne guide dækker den simple metode – perfekt til hurtig og praktisk lageroptælling i hverdagen.
Vil du vide mere?
Læs hvorfor det er en fordel at have lagerstyring som en del af jeres ERP:
ERP med Lagerstyring