Skip to content

HR opsætning i KeyBalance

Kom godt i gang med HR-modulet – opsætning, fravær, afdelinger og statistik

HR-modulet i KeyBalance giver et komplet overblik over medarbejdere, fravær, kompetencer og HR-processer. Før modulet tages i brug, anbefales det at gennemgå HR opsætningen, så systemet kører efter virksomhedens egne regler og arbejdsgange.

HR opsætningen findes her:
System → Opsætning → HR opsætning

Formålet med HR opsætningen

HR opsætningen styrer en række grundlæggende funktioner i hele HR-modulet, blandt andet:

  • håndtering af ferie og fravær
  • automatisk overførsel til fravær eller arbejdskort
  • visning og adgang til HR-relaterede data
  • opsætning af fraværskoder
  • danske fraværsstatistikker (Danmarks Statistik)
  • HR afdelinger og kompetencekoder
  • samspil med dokumenthåndtering

Opsætningen udgør fundamentet for, hvordan HR-modulet fungerer i hverdagen.

1) Generelle HR-indstillinger

På venstre side i HR opsætningen findes to centrale indstillinger:

HR Ferie → Fravær

Når denne funktion er aktiveret, overføres registreret ferie automatisk til fraværsmodulet.

HR Ferie → Arb.kort

Når dette er aktivt, placeres ferien automatisk på medarbejderens arbejdskort.
Det er særligt nyttigt, hvis der arbejdes med tidsregistrering og produktion.

Disse to indstillinger er med til at sikre en ensartet og automatiseret ferie- og fraværshåndtering.

2) HR Afdeling

Under Vedligehold funktioner → HR afdeling kan virksomheden oprette og vedligeholde sine HR-afdelinger.
HR afdelinger bruges til:

  • organisering af medarbejdere
  • lettere rapportering
  • filtrering og segmentering
  • struktureret HR-overblik

Her kan der oprettes et ubegrænset antal afdelinger efter virksomhedens behov.

3) Fraværskoder

Under Vedligehold funktioner → Fraværskoder opsættes alle typer fravær, fx:

  • ferie
  • feriefridage
  • sygdom
  • barsel
  • barn syg
  • tjenestefri
  • arbejdsskade
  • kursus

Fraværskoder bestemmer bl.a.:

  • hvordan fraværet håndteres
  • om timerne påvirker løn
  • om fraværet skal indgå i dansk statistik
  • farven i fraværskalenderen
  • rapporteringslogik

En velstruktureret opsætning her gør fraværsrapportering langt mere præcis og overskuelig.

4) Dansk Statistik (Danmarks Statistik)

Under Vedligehold funktioner → Dansk statistik opsættes de regler og fraværskategorier, der bruges til:

  • lovpligtig indberetning af fravær
  • statistiske HR-rapporter
  • opdeling efter medarbejdergrupper
  • eksport i korrekt DS-format

KeyBalance hjælper automatisk med korrekt beregning og udtræk, når opsætningen er på plads.

5) Kompetencekoder

Under Vedligehold funktioner → Kompetencekoder kan virksomheden oprette og vedligeholde:

  • certifikater
  • kurser
  • uddannelser
  • kompetencetyper
  • udløbsdatoer
  • roller med kompetencekrav

Kompetencerne kan knyttes til medarbejdere, og systemet kan bruges til at følge udløb og manglende certifikater.

6) Dokumenthåndtering i HR

HR-modulet kan benytte de samme dokumentkategorier som resten af KeyBalance. Det betyder, at man kan:

  • tilknytte kontrakter, politikker og personaledokumenter
  • gemme medarbejderrelaterede dokumenter direkte fra PC eller mobil
  • benytte drag-and-drop til hurtig upload
  • styre, hvilke kategorier der skal være synlige i HR

Den fælles dokumentstruktur giver et samlet og let tilgængeligt arkiv for hele virksomheden.

7) Medarbejderkartoteket

Via Vedligehold funktioner → Medarbejdere håndteres de enkelte medarbejderes HR-data, herunder:

  • stamdata
  • lønoplysninger (ikke lønberegning, men relation til lønleverandør)
  • arbejdstider og normtid
  • tilhørsforhold til HR afdelinger
  • kompetencer og certifikater
  • dokumenter
  • fravær
  • adgangsrettigheder
  • integration med tidsregistrering

Dette udgør den centrale HR-database i KeyBalance.

8) Samlet arbejdsgang efter opsætning

Når HR-modulet er korrekt opsat, bliver arbejdsgangen enkel og automatiseret:

  1. Medarbejdere oprettes med afdeling, arbejdstid, mm.
  2. Ferie og fravær registreres via HR, mobil eller produktion.
  3. Fraværskoder styrer automatisk lønrelationer og statistik.
  4. Dansk Statistik-rapporter kan trækkes direkte.
  5. Dokumenter tilknyttes medarbejderen digitalt.
  6. Kompetencer og udløb overvåges løbende.

Læs mere om HR-modulet

For mere information om HR-funktionerne i KeyBalance, besøg:
👉 https://www.keybalance.dk/moduler/hr