Registrering af fravær pr. dag i KeyBalance
I KeyBalance kan fravær registreres på flere måder, så det både er nemt at håndtere korte sygdomsperioder og længere fravær som ferie, barsel mv.
Denne guide handler om daglig fraværsregistrering – typisk sygdom eller enkeltstående fraværsdage.
Hvor finder du fraværsbilledet?
Åbn fraværsbilledet via menupunktet:
Maskinsalg → HR → Fravær / Medarbejder
(ikonet med medarbejderkortet)
Her vises en liste over alle medarbejdere for den valgte dato.
Overblik over skærmbilledet
I fraværsbilledet ser du:
- Initialer – medarbejderens kode
- Fraværskode – typen af fravær (fx Sygdom, Barn syg, Ferie, Kursus osv.)
- Tekst – beskrivende tekst, ofte hentet automatisk fra fraværskoden
- Kommentar – frit tekstfelt til ekstra forklaring
- FraKl / TilKl – mulighed for at angive klokkeslæt (fx ved delvis fravær)
- Ferie Timer / Sygdoms Timer – opsummering af registreret tid pr. dag
Datoen står øverst i skærmbilledet (fx Fravær for: 15.11.2025).
Skal du registrere på en anden dato, ændrer du bare datoen i toppen.
Sådan registreres fravær pr. dag
- Vælg dato
- Tjek at datoen øverst er korrekt.
-
Skift dato hvis du skal registrere for en anden dag.
-
Find medarbejderen
-
Gå ned i listen til den medarbejder, der skal registreres fravær for.
-
Vælg fraværskode
- Stå i kolonnen Fraværskode ud for medarbejderen.
- Vælg den ønskede kode (fx Sygdom).
-
Tekstfeltet udfyldes typisk automatisk ud fra fraværskoden.
-
Tilføj evt. kommentar
-
Skriv en kort forklaring i kolonnen Kommentar, hvis det er relevant (fx Barn syg, Samtale hos læge osv.).
-
Angiv evt. klokkeslæt
-
Ved delvist fravær kan du angive FraKl og TilKl, hvis I ønsker mere detaljeret registrering.
-
Gem registreringerne
- Når du har registreret fravær for dagens medarbejdere, gemmer du som normalt (diskette-ikon eller genvejstast, afhænger af jeres opsætning).
Timerne summeres automatisk i kolonnerne Ferie Timer og Sygdoms Timer ud fra jeres HR-opsætning.
Hvornår giver daglig registrering mening?
Daglig registrering er især velegnet til:
- Akut sygdom
- Enkeltstående fraværsdage
- Delvise dage (fx lægebesøg midt på dagen)
- Hurtigt overblik over, hvem der er fraværende i dag
Til længere forløb – fx ferie, barsel og anden planlagt orlov – bruges typisk fraværsperioder (fx via Fraværsperiode-menuen), så du ikke skal registrere hver enkelt dag manuelt.
Vil du gerne læse mere om hvad KeyBalance kan inden for HR?
Læs om hele HR-modulet her: HR i KeyBalance
Relateret: Tidsregistrering i KeyBalance
Fravær hænger ofte sammen med jeres generelle tidsregistrering.
Læs mere om tids- og timeregistrering i KeyBalance her: