Skip to content

Fraværsperioder i KeyBalance

Effektiv registrering af ferie, længerevarende fravær og ledergodkendelse

Fraværsperioder bruges i KeyBalance til at registrere ferie, barsel, orlov, langvarig sygdom og andre længere fraværsforløb.
I modsætning til daglig fraværsregistrering, som typisk bruges ved akut sygdom, registrerer fraværsperioder flere sammenhængende dage på én gang.

Fraværsperioder kan oprettes både i klienten og i KeyBalance APP’en, hvor medarbejderen typisk opretter sin ferie – og lederen godkender den efterfølgende i klienten.

Hvor finder du fraværsperioder?

I KeyBalance åbnes billedet via:

Maskinsalg → HR → Fraværsperiode

Her vises alle fraværsperioder opdelt i tre faner:

  1. Til godkendelse – fravær oprettet af medarbejdere, som afventer godkendelse
  2. Afvist – perioder som en leder har afvist
  3. Godkendt – tidligere eller fremtidige perioder, der allerede er godkendt

Dette giver et tydeligt overblik over status for alle medarbejdere.

Opret en ny fraværsperiode

Du opretter en ny periode ved at vælge knappen “Opret fraværsperiode” nederst i skærmbilledet.

Herefter vælges:

  • Medarbejder (Initialer)
  • Aktivitet / fraværstype
    – fx Ferie, Feriefridag, Barsel eller en tilpasset fraværskode
  • Startdato og slutdato
  • Bemærkning (valgfrit)
  • Godkend (hvis ferie automatisk skal godkendes)

Når perioden gemmes, oprettes der:

  • En registrering i HR fraværsoversigten for hver dag i perioden
  • En registrering i tidsregistreringen (TSAktivitet), så timer og fraværsdage tælles korrekt
  • En samlet post i HR Ferieregisteret, som gør det let at danne ferie- og fraværsrapporter

Arbejdsdage og pauser beregnes automatisk ud fra medarbejderens kalender.

Godkend fraværsperioder

Ledere kan godkende perioder i fanen “Til godkendelse”.

For hver registrering kan der:

  • Godkendes
  • Afvises (herefter flyttes perioden til fanen Afvist)
  • Tilføjes kommentar til medarbejderen
  • Ses detaljer som antal fraværsdage, timer og valg af fraværstype

Når en leder godkender, bliver perioden:

  • Markereret som godkendt
  • Registreret med tidspunkt, dato og bruger
  • Overført til tidsregistrering som godkendt aktivitet
  • Flyttet til fanen “Godkendt”

Dette sikrer en fuld revisionsspor og transparente ferieprocesser.

Fraværsperioder oprettet via APP

KeyBalance APP’en gør det enkelt for medarbejdere at:

  • Anmode om ferie
  • Oprette afspadsering
  • Registrere længere sygdom

Disse anmodninger lander automatisk i fraværsbilledet under “Til godkendelse”, hvor lederen hurtigt kan behandle dem.

Det gør processen hurtig og papirløs – perfekt til virksomheder med både kontor- og produktionsmedarbejdere.

Hvornår bruges fraværsperioder?

Fraværsperioder er ideelle til:

  • Ferie og feriefridage
  • Barsel og graviditetsorlov
  • Langvarig sygdom
  • Kurser over flere dage
  • Afspadsering i hele dage
  • Planlagt fravær flere dage frem

Til enkeltdage eller akut fravær bruges i stedet:

➡️ Fravær pr. dag (fx sygdom)
(Se guiden om daglig fraværsregistrering)

Relateret funktion: Ferieplanlægning

Planlæg ferie og overblik over hele virksomheden med:

➡️ Ferie Planner (HR-menuen)

Fraværsperioder i KeyBalance giver både medarbejdere og ledere en enkel og struktureret måde at håndtere planlagt fravær på – og samtidig sikrer systemet, at timer, saldi og ferieregnskab altid er opdateret og korrekte.

Vil du gerne læse mere om hvad KeyBalance kan inden for HR?

Læs om hele HR-modulet her: HR i KeyBalance