Guide til opsætning af bogføring og finans i KeyBalance

Bogføringsopsætning er “motoren” i KeyBalance. Her fortæller du systemet, hvordan det skal bogføre – hvilke konti, hvilken valuta, moms, bankoplysninger, perioder m.m.

Vigtigt: Brug tid på at sætte dette korrekt op, før I begynder at bogføre.
De fleste fejlposter og afstemningsproblemer kommer af manglende standardkonti eller forkert moms/valutaopsætning.

Hvor finder jeg bogføringsopsætningen?

Gå til System > Opsætning > Finans opsætning.
Skærmbilledet er inddelt i felter som Generelt, Standard værdier, Faste konti, Moms, Vare – faste konti, Bank osv.

1. Generelt & standardværdier

Her sætter du rammerne for hele regnskabet.

Lokal valuta
Vælg virksomhedens hjemmevaluta (typisk DKK).
Standard valuta
Den valuta der som udgangspunkt foreslås på nye debitorer/kreditorer/varer.
Kombineres med “Valuta (D+K) tvunget”, hvis alle kunder/leverandører skal have en valuta.
Standard sprog
Angiv hvilket sprog der som udgangspunkt bruges (f.eks. til dokumenter).
Øredifferencer / Kladdediff.
Felt til øredifferencer / kladdediff. definerer:
hvor stor difference der accepteres ved bogføring
og på hvilken konto differencen skal bogføres.
Bruges til små afrundinger, så kladder kan bogføres uden manuel tilretning af 0,01 kr osv.
Inkl. moms?
Angiv om salgspriser i systemet er inkl. moms eller ekskl. moms som udgangspunkt.
Automatisk vs. manuel bogføringsperiode
Her styrer du, om åben bogføringsperiode følger dato automatisk, eller om du manuelt vil åbne/lukke perioder (se også særskilt guide om Perioder).

2. Faste konti – fundamentet for automatisk bogføring

I områderne Faste konti, Finans – faste konti,
Vare – faste konti og Maskine – faste konti vælger du de konti, som KeyBalance bruger automatisk.

Typiske vigtige konti:

FEJL konto
Konto til posteringer, hvor systemet ikke kan finde en korrekt konto
(se også guiden om fejlkonto). Bruges både til bevidste “midlertidige” posteringer og fejl i opsætning.
Resultatkonto / Omsætningskonto / Vareomkostningskonto
Samlekonti til resultatopgørelse og automatisk bogføring af omsætning og vareforbrug, hvis noget ikke rammer en mere specifik konto.
Lagerkonti / varetilgang / vareafgang / regulering
Standardkonti til vare- og maskinlager, til- og afgang samt regulering. Bruges i hele lager- og maskinmodulet.
Periodiseringskonto
Bruges, når du laver periodiseringer (fx forudbetalte omkostninger).

Tip: Har du ikke valgt disse konti, vil systemet stadig forsøge at bogføre – men så ender posteringerne typisk på fejlkonto, og afstemningerne bliver sværere.

3. Momsopsætning (standard)

Selve momskoderne oprettes under
System → Opsætning → Generelt → Moms (se særskilt moms-guide).
I bogføringsopsætningen binder du dem sammen med finans:

Standard debitor- og kreditormoms
Sættes i felterne xDeb.moms og xKred.moms – det er de koder, der automatisk foreslås på nye kunder/leverandører.
Tvungen moms
Felterne Deb.moms tvunget og Kred.moms tvunget kan sikre, at ingen debitorer/kreditorer oprettes uden momskode.
Indkøbsmoms standardkonto
Standard finanskonto til indgående moms, så du altid har en konto at bogføre på.
Intern moms / SAF-T
Her kan du også angive intern momskode og øvrige felter, så momsoplysningerne kan bruges i SAF-T udtræk.

4. Valuta, fri valuta og kursdifferencer

KeyBalance kan håndtere ubegrænset antal valutaer (se også valuta-guiden).

I bogføringsopsætningen styrer du bl.a.:

Standard valuta & lokal valuta
Definerer, hvordan beløb vises og foreslås.
Valuta (D+K) tvunget
Kræver, at alle debitorer og kreditorer får en valuta – god idé, hvis I arbejder meget internationalt.
Kursdifferencer
Standard konto til kursdifference.
Mulighed for at slå automatisk kursdiff til/fra.

Bruges, når åbne poster reguleres til dagskurs, så gevinster/tab bogføres automatisk.

5. Bankopsætning og bankkonti

KeyBalance kan håndtere ubegrænset antal bankkonti – f.eks. flere driftskonti, lønkonto, firmakort osv.

I Finans, bogføring og bank:

Vælg standard bankkonto (bruges fx til indbetalinger og betalinger).
Opsæt bankformater til betalinger (ISO20022, Nordea, Danske Bank, osv.) og filmapper/filnavne til eksport/import.
Angiv format og placering for indbetalinger (PBS) og bankposteringer (automatisk import til bankafstemning).
Sæt evt. autobogføring af bankposter op (procent-grænse og hvilke typer poster der må bogføres automatisk).

De enkelte bankkonti (kontonummer, IBAN, SWIFT, m.v.) oprettes via Bankkonti – men styres herfra, hvordan de spiller sammen med bogføringen.

6. Budgetter, navngivne budgetter og dimensioner

På højre side af billedet findes genveje til:

Navngivne budgetter & budgetposter
Opret budgetnavne (fx “Driftsbudget 2026”) og fordel budgettet pr. konto/dimension.
Feltet BudgetNavn i opsætningen angiver, hvilket budget der er standard i rapporter.
Dimensioner
(Afdeling, Projekt, Formål + ekstra dimensioner) bruges til at splitte regnskabet uden at lave ny kontoplan.
Opsætningen her sikrer, at dimensioner kan kræves eller foreslås på indkøb, salg, projekter og kassekladder.

7. Perioder og kalender

Fra samme skærmbillede har du genveje til:

Perioder
Her definerer du regnskabsår (fx 01/01–31/12, antal måneder = 12).
Du styrer, hvilke perioder der er åbne for bogføring.
Kombineres med felterne Åben periode og evt. Tillad periode per bruger.
Kalender
Standardkalender (fx “STANDARD”) bruges i rapporter, planlægning, MPS m.m. og vælges også i FSetup.

8. Tjekliste før I går i gang

Gennemgå denne liste, før I starter “rigtig” bogføring:

[ ] FEJL konto er valgt.
[ ] Standard omsætning, vareforbrug, lager og periodiserings-konti er udfyldt.
[ ] Momsopsætning er gennemgået, og standard momskoder/indkøbsmoms-konto er sat.
[ ] Valuta er sat op, inkl. kursdifferencekonto og evt. tvungen valuta på debitor/kreditor.
[ ] Min. én bankkonto er sat som standard, og bankformater/mapper er angivet.
[ ] Regnskabsperioder og åben bogføringsperiode er korrekt defineret.
[ ] Evt. navngivne budgetter og dimensioner er oprettet.

Når disse elementer er på plads, kan KeyBalance bogføre automatisk på de rigtige konti – og dine afstemninger bliver langt nemmere.