Skip to content

Bogføring – Analyse-/Fejlkonto

En analyse-/fejlkonto (ofte kaldet fejlkonto) er en parkeringskonto i KeyBalance:

  • Den bruges, når en post ikke kan eller endnu ikke skal bogføres på den rigtige konto.
  • Formålet er, at intet går tabt, selvom opsætning eller viden ikke er på plads endnu.
  • Senere kan bogholderen nemt analysere kontoen og ompostere til de rigtige konti.

1) Hvor opsættes fejlkonto?

Sti:
System → Opsætning → Bogføring

I bogføringsopsætningen vælger du:

  • hvilken finanskonto der skal bruges som fejlkonto/analyse-konto.

Typisk vælges en særskilt konto, fx:

  • 9790 – Fejlkonto
  • 9795 – Analyse-/afklaringskonto

Kontoen bør være tydeligt navngivet, så det er oplagt, at alle posteringer her skal undersøges og flyttes.

2) Hvad bruges fejlkontoen til?

Fejlkontoen bruges både bevidst og automatisk, når noget ikke kan bogføres som normalt.

Typiske situationer

  1. Bevidst parkering
  2. Kunden (eller du) bogfører noget, hvor man endnu ikke ved, hvilken konto der er korrekt.

  3. Posteringen lægges midlertidigt på fejlkontoen og flyttes senere, når man har afklaret behandlingen.

  4. Manglende opsætning i KeyBalance
    Fejlkontoen kan blive ramt automatisk, når noget i opsætningen mangler, fx:

  5. En vare er oprettet uden bogføringsgruppe, fx via webintegration.
  6. Der bogføres automatisk kursdifference, men der er ikke opsat en Kursdiff-konto på valutaen.
  7. En bogføringsregel peger på en konto, der ikke findes eller er spærret.

I stedet for at bogføringen fejler og stopper alt, lander posteringen på fejlkontoen – og kan rettes efterfølgende.

3) Eksempler

3.1 Vare uden bogføringsgruppe (fx webordre)

  • En kunde bestiller en vare i webshoppen.
  • Varen er oprettet i KeyBalance, men mangler bogføringsgruppe (ingen kobling til omsætningskonto mv.).
  • Ved bogføring af salget kan systemet ikke finde korrekt konto.
  • Posteringen parkeres på fejlkontoen, så fakturaen stadig kan bogføres og penge kan afstemmes.
  • Bogholderen opdager det på fejlkontoen, retter vareopsætningen og omposterer beløbet.

3.2 Kursdifference uden opsat konto

  • Du har åbne poster i valuta.
  • En automatisk kursdifferenceregulering forsøger at bogføre gevinst/tab.
  • På den pågældende valuta er der ikke opsat Kursdiff_konto.
  • Systemet kan ikke bogføre på en rigtig kursdiff-konto – derfor flyttes diff’en til fejlkontoen.
  • Senere oprettes/angives korrekt Kursdiff-konto, og beløbet omposteres fra fejlkonto.

4) Arbejdsgang – sådan bruger I fejlkontoen i praksis

  1. Opsæt fejlkontoen én gang
  2. Under System → Opsætning → Bogføring

  3. Vælg en separat finanskonto som analyse-/fejlkonto.

  4. Bogfør som normalt

  5. Hvis KeyBalance mangler opsætning, vil systemet i stedet parkere poster på fejlkontoen.

  6. Fast rutine for gennemgang

  7. Gennemgå fejlkontoen løbende (fx hver uge eller måned):

    • Hvad ligger der?
    • Hvilken opsætning mangler / er forkert?
    • Hvilken konto burde posteringen være på?

  8. Ret opsætningen

  9. Fx:

    • tilføj bogføringsgruppe på vare
    • opsæt Kursdiff-konto på valuta
    • ret moms-/bogføringsopsætning.

  10. Omposter til korrekt konto

  11. Lav en finanskladde, hvor du:
    • krediterer/debiterer fejlkonto
    • modposterer på den rigtige konto.

På den måde bliver fejlkontoen både:

  • et sikkerhedsnet (intet ”forsvinder”)
  • og et værktøj til kvalitetssikring af opsætningen.

5) Bedste praksis

  • Brug fejlkontoen aktivt, men ikke permanent – den skal gerne være mest mulig tom.
  • Hav en klar ansvarlig (typisk bogholder/controller), der jævnligt rydder op.
  • Når der gentagne gange dukker samme fejl op på fejlkontoen:
  • ret årsagen i opsætningen, så fejlen ikke gentager sig.

Så bliver analyse-/fejlkontoen din ven:
Den fanger fejl og manglende opsætning – uden at stoppe bogføringen – og giver et tydeligt billede af, hvad der skal justeres i KeyBalance.