Skip to content

Faste tekster i KeyBalance

Faste tekster bruges i KeyBalance til at styre de standardtekster, der automatisk kommer med på virksomhedens udskrifter. Det kan være alt fra betalingsbetingelser og generelle vilkår til tilbudstekster, følgeseddel-kommentarer, rykkerniveauer og kreditnotatekster.

Formålet er, at virksomheden kun skal opsætte disse tekster ét sted – og så indsætter KeyBalance dem automatisk på de relevante dokumenter.

Faste tekster kan være: - standardtekster til tilbud - tekster til ordrer - følgetekster til følgesedler - faste afsnit på fakturaer eller kreditnotaer - rykkertekster pr. rykkerniveau - kontoudtogstekster - særlige eksporttekster - faste tekster til indkøbsordrer - abonnementstekster
og meget mere.

Systemet understøtter også flersprogede tekster, så hver tekst kan oprettes i flere sprogversioner.

Hvad bruges faste tekster til?

De faste tekster bruges direkte i følgende situationer:

Tilbud

Faste standardafsnit, fx: - generelle forbehold
- betalingsbetingelser
- installationsvilkår
- garantitekster

Ordre og følgesedler

Fx: - leveringsaftaler
- standardtekst om fragtaftale
- interne ordrekommentarer til kunden

Fakturaer og kreditnotaer

Fx: - betalingsbetingelser
- rykkerprocedure
- factoringtekst
- bankoplysninger

Rykkertekster

Rykkerniveauer (1., 2., 3. rykker) har faste tekster: - standard rykkertekst
- ekstra forklaringstekst
- evt. renter og gebyrbemærkning

Kontoudtog

Standardtekst der følger kundens kontoudtog.

Abonnement

Standardtekst ved fornyelse og ved nyoprettelser.

Eksport og eksport 2

Tekster der skal følge med internationale dokumenter.

Indkøbsordrer

Standardindkøbsbetingelser.

Hvor opsættes faste tekster?

Faste tekster opsættes under:

Opsætning → Firma → Faste tekster

Her får du et samlet overblik med faner for alle dokumenttyper:

  • Tilbud
  • Ordre
  • Følgeseddel
  • Faktura
  • Kreditnota
  • Kontoudtog
  • Rykker
  • Abonnement
  • Eksport
  • Indkøbsordre
  • Salg & leverance
  • Banktekster
  • Udlån
  • osv.

Sproghåndtering

KeyBalance understøtter flere sprog.

Når du åbner faste tekster, vælger du hvilket sprog der skal redigeres:

  • Tomt sprog (standard, bruges når kundens sprog ikke er sat)
  • da
  • en
  • no
  • andre sproglag hvis oprettet

Systemet viser automatisk titlen:

“Faste tekster for sproget: da – Dansk – tekstlag: …”

Du kan med et klik se alle sprogversioner for en tekst (via “Alle sprog”).
Det gør det nemt at sikre, at alle dokumenter er ens på tværs af markeder.

Sådan fungerer faste tekster teknisk

Alle faste tekster ligger i ét fælles register: DRykTekst.

Her bruges felterne: - TekstType (fx ORD, FAK, FLG, TILB, KNT osv.) - Sprog - Rykkernr (kun rykkertekster) - Beskrivelse / Beskrivelse2 – selve teksten

KeyBalance bruger TekstType til at afgøre, hvilken tekst der skal bruges på hvilke dokumenter.

Eksempler: - ORD → Ordretekst
- FLG → Følgeseddeltekst
- FAK → Fakturatekst
- KNT → Kreditnotatekst
- TILB → Tilbudstekst
- UDL → Udlån
- SLV → Salg & levering
- BNK / BNK2 → Bankoplysninger
- RYK / RFST → Rykkertekster

Hvordan redigerer man faste tekster?

1. Gå til:

Opsætning → Firma → Faste tekster

2. Vælg sprog

Øverst kan du vælge hvilket sprog tekstene skal gælde.

3. Vælg dokumenttype

Skift fane for at vælge: - Tilbud
- Ordre
- Faktura
- osv.

4. Indtast teksten

I tekstfeltet (ofte et langt felt) skriver du den faste tekst præcis som den skal fremstå.

Du kan bruge: - linjeskift
- punktopstillinger
- lange tekstafsnit
- særlige forklaringer
- tabeller (hvis formularen understøtter det)

5. Gem

Når der gemmes, vil ændringen gælde for alle nye dokumenter.

Rykkertekster – særlig funktion

Rykkertekster er de mest avancerede faste tekster.

Du kan:

  • oprette forskellige tekster for hvert rykkerniveau (1, 2, 3, …)
  • bruge Beskrivelse som hovedtekst
  • bruge Beskrivelse2 som ekstra tekst
  • tilføje sprogversioner
  • dobbeltklikke for at åbne et større tekstfelt

Dette sikrer professionelle og ensartede rykkerskrivelser.

Typiske eksempler på faste tekster

Her er nogle hyppige eksempler fra virkeligheden:

Tilbud

“Tilbuddet er gældende i 30 dage fra tilbudsdato.”

Faktura

“Betalingsbetingelser: Netto 14 dage. Ved forsinket betaling pålægges rente og gebyr jf. gældende lovgivning.”

Følgeseddel

“Varen skal kontrolleres ved modtagelse. Eventuelle fejlmeldinger skal ske inden 5 hverdage.”

Rykker niveau 2

“Da vi endnu ikke har modtaget betaling, fremsendes hermed 2. rykker. Kontakt os venligst hvis der er spørgsmål.”

Eksport

“Goods delivered according to Incoterms 2020.”

Alle disse går automatisk igen i formularerne, når de er sat op i faste tekster.

Hvornår skal man bruge faste tekster?

Brug faste tekster når:

  • der skal stå det samme på alle dokumenter af en type
  • der skal være standardforbehold
  • der skal kommunikeres ens til alle kunder
  • man arbejder på tværs af flere sprog
  • man vil undgå at skulle redigere samme tekst flere steder
  • der skal være styr på compliance, betalingsbetingelser og politikker

Fordele ved faste tekster

  • Ensartet kommunikation
  • Mindre manuel indtastning
  • Hurtigere ordre-/tilbudsflow
  • Færre fejl og misforståelser
  • Understøtter flersprogede virksomheder
  • Let at vedligeholde ét centralt sted
  • Mulighed for mange teksttyper pr. formular

Læs mere

Du kan se mere om opsætning af dokumenter, tilbud, ordrer og fakturaer her:
https://www.keybalance.dk