Skip to content

Fælles enhed tidsregistrering (iPad/klient) i KeyBalance

Fælles enhed tidsregistrering bruges når flere medarbejdere deler samme enhed – typisk en iPad, PC i værkstedet eller klient ved indgangen.
Her logger man ind på én fælles konto, og hver medarbejder vælger sig selv via et billede/ikon og registrerer Start, aktivitetsskift og Hjem.

Kort sagt:

Med fælles enhed tidsregistrering stempler medarbejdere ind og ud på en delt enhed – hurtigt og simpelt – og det kan kombineres med timeregistrering for korrekt løn og fordeling af tid.

1) Hvad er fælles enhed tidsregistrering?

I stedet for at medarbejderen bruger sin egen app/telefon, bruges der én enhed til hele teamet.

Typisk workflow:

  1. En iPad hænger i værkstedet, frokoststuen eller ved indgangen
  2. Medarbejderen trykker på sit eget billede/navn
  3. Vælger Start eller anden aktivitet (fx Svend, Lærling, Intern)
  4. Skifter aktivitet i løbet af dagen via samme metode
  5. Trykker Hjem, når de går hjem
  6. Timerne kan efterfølgende fordeles eller godkendes i timeregistreringen

Fungerer som en digital stempelterminal.

2) Hvor bruges fælles enhed tidsregistrering?

Denne løsning er velegnet i miljøer hvor:

  • flere medarbejdere arbejder samme sted
  • ingen ønsker personlige devices
  • tiden skal registreres hurtigt
  • alle medarbejdere skal dukke op på en fælles oversigt
  • der ønskes en stempel-lignende løsning

Eksempler:

  • værksteder
  • lager og logistik
  • montageområder
  • produktion
  • byggepladser hvor en iPad står centralt
  • kantinen / personalestue
  • servicefirmaer hvor dagen starter og slutter samme sted

3) Hvordan fungerer registreringen?

3.1 Medarbejderen møder ind

  1. Tryk på medarbejderens billede
  2. Vælg Start eller den relevante startaktivitet (fx SVEND / LÆRLING)

Systemet starter tiden på medarbejderen.

3.2 Skift aktivitet i løbet af dagen

Når medarbejderen skifter opgave:

  1. Tryk igen på medarbejderens billede
  2. Vælg næste aktivitet

En ny Start afslutter automatisk den forrige aktivitet (klassisk Start–Stop logik).

3.3 Når medarbejderen går hjem

  1. Tryk på medarbejderens billede
  2. Tryk Hjem

Dagens registrering lukkes, og tiden kan ses i godkendelsesflowet eller timeregistreringen.

4) Kombineret med timeregistrering (fordeling af timer)

Stempeltiden kan kobles sammen med registrering i timeregistreringen.

Det betyder:

  • medarbejderen stempler faktisk arbejdstid via fælles enhed
  • denne tid bruges til løn, så medarbejderen får korrekt arbejdstid
  • medarbejderen kan senere logge ind (fx i app eller på PC) og
    fordele tiden ud på sager, kunder eller aktiviteter

Fordele:

  • fuld præcision i løntimer
  • fleksibilitet i hvordan timer fordeles
  • høj datakvalitet i fakturering
  • ingen glemt Start–Stop

5) Krav til opsætning

For at fælles enhed fungerer optimalt, skal følgende være sat korrekt op:

5.1 Aktiviteter

Nødvendige typer:

  • Start (svend, lærling, intern, overtid osv.)
  • PauseStart
  • InternStart
  • Slut/Hjem (afhængig af løsning)

Aktiviteterne skal være:

  • nemme at forstå
  • korte i navn
  • farvekodede (valgfrit)
  • synlige for alle medarbejdere

5.2 Medarbejderbilleder

Hver medarbejder bør have:

  • profilbillede (for hurtig genkendelse)
  • navn tydeligt synligt
  • korrekt tilknytning til medarbejderkartoteket

5.3 Fælles login

Der bruges én fælles konto – fx:

  • ”Værksted”
  • ”Reception”
  • ”Tablet01”

Medarbejderens identitet vælges efter login ved at trykke på billedet.

6) Arbejdsgange med fælles enhed

6.1 Morgen

  • Medarbejder vælger sig selv og trykker Start
  • Systemet registrerer arbejdstidsstart

6.2 I løbet af dagen

  • Skift aktiviteter som arbejde udføres
  • Pause registreres via pauseaktivitet eller automatisk, alt efter opsætning
  • Intern tid (møde, oprydning osv.) registreres med intern aktivitet

6.3 Fyraften

  • Medarbejderen vælger sig selv
  • Trykker Hjem
  • Tiden gemmes

6.4 Kontoret (valgfrit workflow)

  • kontoret gennemgår registreringer
  • retter fejl
  • godkender timer til løn
  • fordeler timer på sager (hvis medarbejderen ikke selv gør det)
  • sender timerne til fakturering

7) Fordele ved fælles enhed tidsregistrering

For medarbejdere:

  • Hurtigt og intuitivt
  • Ingen personligt login
  • Let at skifte aktivitet
  • Fungerer som et moderne stempelur

For virksomheden:

  • Ensartet registrering
  • Perfekt til værksteder og fællesområder
  • Mulighed for præcis løntid
  • Timer kan efterfølgende fordeles til kunder
  • Ingen glemt Start–Stop
  • Billigt og simpelt setup

8) Gode vaner

  • Brug billeder af medarbejdere for hurtig identifikation
  • Sørg for stabile navne og korte aktivitetskoder
  • Placér enheden centralt (ved ind/udgang)
  • Sørg for opladning og WiFi
  • Brug godkendelsesflow for høj datakvalitet
  • Kombinér med individuel timeregistrering når timer skal fordeles

Når fælles enhed tidsregistrering er sat korrekt op, får I:

  • præcis løntid
  • nem registrering for medarbejdere
  • gode data til faktura, løn og opfølgning
  • moderne erstatning for gammeldags stempelur