Skip to content

Dokumenthåndtering i KeyBalance

KeyBalance indeholder et fleksibelt og effektivt dokumenthåndteringsmodul, der gør det nemt at organisere filer på tværs af hele systemet.
Dokumenthåndtering fungerer som en integreret stifinder, hvor du kan oprette kategorier, styre hvor dokumenter skal vises, og nemt tilføje filer fra både computer og mobil.

Modulet kan bruges til alt fra kontrakter, billeder og tegninger til interne dokumenter, personaleoplysninger og produktionsmateriale.

Kategorier – sådan organiserer du dokumenterne

Alle dokumenter tilhører en kategori. En kategori fungerer som en mappe, der gør det muligt at gruppere dokumenter efter type eller formål.

Eksempler på typiske kategorier: - Kontrakter - Tegninger - Bilag - Reklamationer - Billeder - Internt materiale - Kvalitet / ISO - HR-vejledninger - Projekt- og sagsdokumenter

Når du opretter en kategori, kan du bestemme hvor i systemet den skal være synlig, fx: - Debitor - Kreditor - Ordre - Tilbud - Varekort - Maskiner - Projekter (sager) - MPS/produktion - HR og medarbejderkort - Web/App (mobiladgang)

På den måde sørger KeyBalance for, at kun relevante dokumenter vises de rigtige steder.

Kategorien Alle

Uanset hvilke kategorier du opretter, findes der altid automatisk kategorien “Alle”.
Den viser alle dokumenter til den pågældende post – uanset kategorivalg.

Hurtig og nem tilføjelse af dokumenter

KeyBalance gør det ekstremt nemt at lægge nye filer ind:

  • Træk-og-slip (drag & drop) direkte ind i et billedefelt
  • Slip flere filer på én gang i en dokumenttabel
  • Upload billeder og dokumenter direkte fra mobilen
  • Understøtter de fleste formater: PDF, billeder, Office-filer, tekst, m.m.

Systemet håndterer automatisk: - filnavne - dato og tid - hvem der har uploadet - tilknytning til ordre, kunde, maskine, vare, projekt, etc. - filopbevaring i korrekt mappe-struktur

Dokumentbiblioteket – sådan er et dokument opbygget

Hvert dokument indeholder metadata, der gør det let at søge og organisere:

  • Kategori (fx Tegning, Billede, Bilag)
  • Beskrivelse
  • Dato og tidspunkt for upload
  • Tilknytning (ordre, faktura, debitor, maskine, vare, medarbejder osv.)
  • Format (PDF, billede, tekst, regneark m.m.)
  • Notatfelt (til supplerende info)
  • Prioritet (fx vis det som primært billede på varekort)
  • Oprettet af (hvilken bruger)

KeyBalance klassificerer automatisk filtypen ud fra filendelsen, så dokumenterne vises korrekt – fx billeder som thumbnails, PDF i viewer osv.

Opsætning af dokumentkategorier

Du finder kategorierne under:

System → Opsætning → Dokumenthåndtering / Kategorier

Her kan du: - oprette nye kategorier
- bestemme hvor de skal vises i systemet
- vælge om kategorien skal vises i Web/App
- navngive og beskrive dine mapper

Alt dette gør det muligt at skabe en dokumentstruktur, der matcher virksomhedens processer 1:1.

Dokumenter i arbejdsgange og moduler

Dokumenter kan tilknyttes stort set alle poster i KeyBalance:

  • Debitor & faktura
  • Kreditor & indkøb
  • Sager/projekter
  • Ordre & tilbud
  • Produktionen (MPS og produktionsordre)
  • Maskiner og anlæg
  • HR, medarbejder og vejledninger
  • Kampagner, ISO/HSEQ, opgaver m.v.

På produktion og varer er det særlig relevant for fx: - tegninger
- kvalitetsbilag
- arbejdsinstruktioner
- tekniske dokumenter
- billedmateriale til montage

Visning på Web og App

Du kan markere, om en kategori skal være tilgængelig for Web/App.
Det betyder, at medarbejdere i marken kan:

  • tage billeder
  • gemme dokumentation
  • se tegninger og vejledninger
  • tilføje bilag direkte fra telefonen

Alt synkroniseres automatisk tilbage til KeyBalance.

Fordele ved dokumenthåndtering i KeyBalance

  • Alt dokumentation samlet ét sted
  • Færre mails og filer spredt på netværksdrev
  • Let at finde igen pga. tydelige kategorier og metadata
  • Hurtig tilføjelse fra pc og mobil
  • Automatik i tilknytning til poster
  • Understøtter kvalitetsstyring, ISO og lovkrav
  • Perfekt til visuel dokumentation (billeder, tegninger, fejlregistreringer)
  • Understøtter hele værdikæden fra salg → produktion → service → fakturering

Relateret læsning

Læs mere om dokumenter, kunder og struktur i KeyBalance:
https://www.keybalance.dk/undersider-til-moduler/effektiv-dokumenth%C3%A5ndtering-med-keybalance-