Skip to content

Dimensioner i KeyBalance

Dimensioner er en smart måde at opdele regnskabet på – uden at skulle have en ny kontoplan for hver afdeling, projekt eller formål.

I KeyBalance arbejder man typisk med:

  • 3 navngivne dimensioner:
  • Formål
  • Afdeling
  • Projekt
    • 3 ekstra dimensioner (Dim4, Dim5, Dim6), som I selv kan navngive/definere efter behov.

De tre første er de mest brugte og er dem, der bl.a. kan bruges til:

  • budgetter
  • opfølgning
  • særskilte ”regnskaber” pr. afdeling

1) Hvad er dimensioner?

En dimension er et ekstra ”lag” på en postering, fx:

  • Hvilken afdeling hører omkostningen til?
  • Hvilket projekt skal salget bogføres på?
  • Hvilket formål er det (drift, udvikling, kampagne osv.)?

I stedet for separate kontoplaner pr. afdeling/projekt, har I:

Én kontoplan
+ flere dimensioner
= langt mere fleksibel rapportering.

2) De tre vigtigste dimensioner

2.1 Formål

  • Bruges til at angive hvad udgiften/indtægten vedrører:
  • fx ”Drift”, ”Udvikling”, ”Projekt X”, ”Marketing”, ”Serviceaftaler”.
  • Gør det nemt at se:
  • hvad I bruger penge på
  • om bestemte aktiviteter er rentable.

2.2 Afdeling

  • Angiver hvilken organisatorisk enhed der bærer posten:
  • fx ”ADM”, ”SALG”, ”SERVICE”, ”MONTAGE”, ”BUTIK”.
  • Afdeling har sit eget ”regnskab”:
  • I kan trække resultatopgørelser pr. afdeling
  • I kan budgettere pr. afdeling
  • I kan styre hvem, der må se hvad (se næste afsnit).

2.3 Projekt

  • Angiver hvilket projekt/sag posten vedrører:
  • hænger tæt sammen med Projektmodulet.
  • Bruges til:
  • projektregnskab
  • projektbudgetter
  • DB-opgørelser pr. projekt
  • projektstyring og opfølgning.

3) Adgangsstyring pr. afdeling (finanskonto-adgang)

En vigtig funktion ved Afdeling er, at man pr. afdeling kan styre hvilke konti, der er adgang til i finans.

  • På afdelingsopsætningen kan man angive:
  • hvilke finanskonti den afdeling må se.
  • Hvis en medarbejder er sat på en bestemt afdeling, vil vedkommende:
  • kun kunne se de konti, som er tilladt for den afdeling i finansbilledet.

Det betyder:

  • en medarbejder i fx ”Produktion” ser ikke nødvendigvis alle admins-/ledelseskonti
  • adgang til økonomidata kan styres meget præcist via afdeling.

4) Ekstra dimensioner (Dim4, Dim5, Dim6)

Ud over Formål, Afdeling og Projekt har I 3 ekstra dimensioner, som ikke er navngivet på forhånd.

Disse kan fx bruges til:

  • Kundegrupper
  • Kampagner
  • Maskiner
  • Kontrakt-typer
  • Land/region (hvis ikke allerede brugt andetsteds)

Pointen er:

I kan tilpasse dimensionerne til jeres forretning – uden at ændre på standardstrukturen.

5) Hvor kan dimensioner bruges?

Dimensioner kan tilføjes og bruges på tværs af systemet:

  • Salg
  • salgsordrer, tilbud, fakturaer

  • standarddimensioner på varer, kunder, pris-/rabatstrukturer.

  • Debitor

  • stamdata pr. kunde (standard Afdeling/Formål/Projekt m.m.).

  • Kreditor

  • leverandører kan have standarddimensioner (fx afdeling/projekt, hvis typisk).

  • Finans

  • finanskladder (kassekladde, bank, omposteringer)

  • dimensioner på enkelte finansposteringer.

  • Projekt

  • projekter/sager kan have standarddimensioner

  • projektlinjer/timer/indkøb kan arve dimensioner.

  • Kassekladder

  • tilføj Afdeling/Formål/Projekt og øvrige dimensioner pr. linje.

Kort sagt:
Overalt hvor der bogføres, kan der tilføjes dimensioner – enten automatisk (standard) eller manuelt.

6) Tvungne dimensioner (via kontoplanen)

På finanskontoen kan I angive, at visse dimensioner er obligatoriske:

  • Tvungen afd. – der SKAL angives Afdeling
  • Tvungen projekt – der SKAL angives Projekt
  • Tvungen formål – der SKAL angives Formål
  • Tvungen sag / Case / Dim4–6 – afhængigt af opsætning.

Det sikrer:

  • ingen posteringer glider igennem uden de dimensioner, der er vigtige for jeres styring.
  • rapporter og projekt-/afdelingsregnskaber bliver komplette.

7) Budgetter og rapporter på dimensioner

De tre første dimensioner (Formål, Afdeling, Projekt) er særligt vigtige, fordi:

  • der kan laves budgetter pr.:
  • Afdeling
  • Formål
  • Projekt
  • Afdeling kan have sit eget regnskab, dvs. resultatopgørelser pr. afdeling.

Eksempler:

  • Budget pr. afdeling:
  • hvor meget må ”SERVICE” bruge pr. måned på løn, materialer osv.?
  • Budget pr. projekt:
  • hvad forventer vi at tjene på Projekt X?
  • Budget pr. formål:
  • hvor meget investerer vi i ”Udvikling” vs. ”Drift” i år?

8) Dimensioner vs. flere kontoplaner

I stedet for:

  • Konto 4010 – Materialer, Afdeling 1
  • Konto 4020 – Materialer, Afdeling 2
  • Konto 4030 – Materialer, Afdeling 3

kan I have:

  • Én konto, fx 4000 – Materialer
    • Afdeling som dimension:

  • Afdeling = 1 → Produktion

  • Afdeling = 2 → Service
  • Afdeling = 3 → Administration

Det giver:

  • langt mere enkel kontoplan
  • langt bedre rapportering – man kan både:
  • se samlet billede
  • zoome ned pr. afdeling/formål/projekt.

9) Gode arbejdsgange med dimensioner

  • Definér klart, hvad de enkelte dimensioner betyder:
  • hvad er en afdeling?
  • hvad er et formål?

  • hvornår skal projekt bruges?

  • Sørg for standarddimensioner:

  • på kunder
  • på leverandører
  • på projekter

  • på finanskontoer (Tvungen … hvis nødvendigt).

  • Lav faste rapporter:

  • resultat pr. afdeling
  • resultat pr. formål

  • projekt-DB pr. projektformål/projekttype.

  • Brug dimensioner aktivt i budgettering:

  • sæt budget pr. afdeling/projekt, og følg op i løbet af året.

10) Husk: dimensioner kræver gode data

Dimensioner er et stærkt styringsværktøj – men kun, hvis de bruges konsekvent:

  • Hvis de ikke udfyldes → hullet data.
  • Hvis de udfyldes forskelligt af forskellige personer → rodede rapporter.

Derfor:

  • gør det nemt: brug standardværdier der, hvor det giver mening
  • lås det, der skal være tvunget (Tvungen afd./projekt/formål)
  • følg op jævnligt med rapporter og afstemninger.

Så får I:

  • ét sammenhængende regnskab
  • flere ”snit” på økonomien
  • bedre overblik – uden at drukne i konti og specialløsninger.