Skip to content

Guide: NEM debitoropfølgning i KeyBalance

Hvor finder jeg debitoropfølgning?

Debitoropfølgning er en samlet oversigt over alle åbne og forfaldne debitorposter.

Du finder opfølgningen her:

Debitor → Flere funktioner → Debitoropfølgning eller under Salg → Rapporter

Selve billedet hedder “Debitoropfølgning: pr. [Bogføringsdato]” og viser:

  • Kun åbne poster
  • Kun poster med forfaldsdato til og med i dag
  • Kun debitorer med gyldigt kontonr.

Skærmbilledet – overblik

Listen viser én linje pr. åben post (faktura, kreditnota mv.) med fx:

  • Kontonr – debitorens nummer
  • Navn – kundenavn
  • Bilag – fakturanr. / bilagsnr.
  • Forfaldsdato
  • Åbent beløb + Åbent beløb DKK
  • Valuta
  • Aldersopdeling (0–30 / 30–60 / 60–90 / >90 dage)
  • Saldo DKK / saldo i valuta
  • Kreditmaksimum
  • Bemærkning – fri tekst til opfølgning på posten

💡 Tip:
Brug grouping-funktionen i tabellen og gruppér på kolonnen Kontonr, hvis du vil se sum pr. debitor (samlet åbent beløb pr. kunde).

Arbejdsgang: daglig debitoropfølgning

  1. Åbn Debitoropfølgning.
  2. Sortér fx på:
  3. Forfaldsdato (ældste øverst),
  4. Åbent beløb (største beløb øverst)
    alt efter hvad du vil fokusere på.
  5. Brug kolonnen Bemærkning til at skrive, hvad der er gjort:
  6. “Ringet d. 12/11 – lovet betaling fredag”
  7. “Aftale om afdragsordning”
  8. “Sendt til inkasso”

Bemærkningen følger den konkrete post (bilag + løbenr) og vises næste gang du åbner debitoropfølgning.

Kommentarer på åbne poster

I kolonnen Bemærkning vises tekst fra DPBemærk (bemærkninger på åbne poster).

Typisk kan du:

  • Tilføje/rette bemærkning via:
  • dobbeltklik på posten og åbne Åbne poster-billedet, eller
  • en dedikeret bemærknings-fane/funktion i jeres opsætning.
  • Skrive kort og ensartet – fx:
  • “Mail rykkerskrivelse 1 sendt”
  • “Afventer kreditnota”
  • “Kontaktperson: Mette / 12345678”

Formål:
Alle kan hurtigt se, hvad der er aftalt, uden at skulle lede i mails eller noter.

Vigtige funktioner (højreklik / genveje)

Når du står på en linje, kan du højreklikke og få en menu med følgende nøglefunktioner:

1. Åbne poster på kunden

  • “ÅbnePoster” (F5 eller dobbeltklik på linjen)
    Viser alle åbne poster på den valgte debitor – ikke kun den ene linje.
    Herfra kan du udligne, se flere detaljer, lave bemærkninger mv.

2. Posteringsdetaljer

  • “Posteringsdetaljer”
    Viser alle informationer om den konkrete post:
  • bogføringsdato
  • dimensioner
  • konti
  • m.m.

God til at forstå, hvor og hvordan fakturaen er bogført.

3. Udligningshistorik

  • “Udligningshistorik”
    Viser, hvad der er sket med posten:
  • hvilke betalinger der er kommet ind
  • delbetalinger
  • modposteringer/rykkergebyrer mv.

Bruges når en kunde fx mener at have betalt, eller du skal dokumentere historikken.

4. Udlign posten

  • “Udlign posten” (F8)
    Åbner vinduet til udligning, så du kan:
  • matche betaling og faktura
  • lukke poster mod hinanden.

5. Lukker posten

  • “Lukker posten”
    Lukker posten uden udligning.
    Bruges sjældent – typisk kun ved særlige tilretninger, hvor restbeløb ikke skal udlignes normalt.

6. Vis faktura

  • “Vis faktura”
    Viser den tilhørende salgsfaktura (hvis posten stammer fra en salgsfaktura).
    Bruges fx når:
  • kunden spørger “Hvad er det her for en faktura?”
  • du vil tjekke varelinjer, rabatter mv.

7. Faktura betalt (til kassekladde)

  • “Faktura betalt”
    Opretter en betalingslinje i kassekladden for den valgte faktura.
    God til hurtig registrering af betalinger direkte fra debitoropfølgning.

8. Send til inkasso (Collectia-integration)

  • “Send til inkasso”
    Sender sagen direkte til Collectia med:
  • kundedata
  • adresse
  • beløb, forfaldsdato mv.

Hvis I bruger Collectia, kan inkassoopgaver startes direkte fra debitoropfølgning, uden dobbeltindtastning.

9. Vis transaktioner (bogføringer)

  • “Transaktioner” (Ctrl + F9)
    Viser alle bogførte posteringer på bilaget – på tværs af finans m.m.
    Bruges især til afstemning og fejlsøgning.

Udskrift af debitoropfølgning

Øverst i billedet findes funktionen:

  • “Udskriv debitoropfølgning”

Denne rapport kan bl.a. bruges til:

  • intern opfølgningsliste til økonomiafdelingen
  • dokumentation til ledelse, revisor mv.
  • liste til ringedag/rykkedag med kolonnen Bemærkning synlig.

🔁 Du kan med fordel udskrive rapporten jævnligt (fx ugentligt) og bruge den som tjekliste: “Hvem er kontaktet? Hvad er aftalt? Hvad mangler vi at gøre?”

Tips til effektiv brug

  • Grupper på Kontonr
    – for at se sum pr. debitor og arbejde kunde for kunde.

  • Sortér på Forfaldsdato
    – så de ældste fordringer står øverst.

  • Brug Bemærkning aktivt
    – korte, præcise noter gør det nemt for kolleger at overtage dialogen.

  • Kombinér med rykkerfunktion
    – debitoropfølgning giver overblik, mens rykkermodulet håndterer selve rykkerskrivelserne.

Konklusion

Debitoropfølgning i KeyBalance samler:

  • alle åbne og forfaldne poster
  • aldersfordeling
  • kreditmaksimum
  • bemærkninger / historik
  • genveje til faktura, bogføringer, betaling, udligning og inkasso

…i ét skærmbillede.

Når du bruger:

  • grouping på kontonr,
  • bemærkningsfeltet,
  • og de indbyggede funktioner til udligning, fakturavisning og inkasso,

får du en meget hurtig og overskuelig hverdag med debitoropfølgning – uden at skulle hoppe rundt i flere billeder og rapporter.