Debitorgrupper i KeyBalance
Styring af debitorsamlekonti, rabat-/gebyr-konti og gruppering af kunder
Debitorgrupper bruges i KeyBalance til at styre samlekonto, fakturarabatkonto, gebyrkonti, samt generel gruppering af debitorer. Gruppen er en central del af finansopsætningen og påvirker alle bogførte fakturaer.
1. 🎯 Formål
Debitorgrupper anvendes til:
- At samle flere debitorer på én finanskonto (samlekonto)
- At styre hovedkonti for fakturarabat
- At styre hovedkonti for fakturagebyrer
- At opdele kunder i kategorier såsom Privat/Erhverv, Danmark/EU/Eksp.
- At gøre bogføringen mere automatisk og ensartet
Kort sagt:
Debitorgruppen styrer hvilke finanskonti fakturaen lander på – ikke priser eller varebogføring.
2. 📌 Hvornår bruges debitorgrupper?
Debitorgrupper bruges i disse tilfælde:
✔ Kunder skal bogføres på forskellige samlekonti
Fx:
- 5600 – Erhvervskunder
- 5610 – Privatkunder
- 5620 – EU-kunder
- 5630 – Eksportkunder
✔ Forskellige regler for rabat/gebyrer
Debitorgrupper styrer:
- Faktura rabat konto
- Faktura gebyr konto
✔ Bogføring skal være opdelt efter salgsområde
Fx butikssalg, webshop, B2B, eksport, mv.
✔ Arkivering af gamle grupper
Hvis man ændrer struktur, kan grupper arkiveres uden at miste historik.
** Alle debitrer skal opsættes med en debitorgruppe **
3. Trin-for-trin: Opsætning af Debitorgrupper
Trin 1 – Åbn Debitorgrupper
Sti:
System → Opsætning → Debitor opsætning → Debitorgrupper
Trin 2 – Opret eller rediger en gruppe
Felterne fungerer således:
| Felt | Funktion |
|---|---|
| Gruppe (Navn) | Navnet på gruppen – bruges på debitorkort og i rapporter |
| Samlekonto (Kontonr) | Obligatorisk. Bestemmer hvilken finanskonto debitorer bogføres på |
| Tekst | Beskriv gruppeformål (fx "Erhverv indland") |
| Fak.rabat konto | Konto for faktura totalrabat |
| Fak.gebyr konto | Konto for fakturagebyrer |
| Spærret | Markér gruppen som inaktiv (bruges ikke ved nye debitorer) |
| Arkiveret | Markér gruppen som arkiveret (skjules fra aktive lister) |
Trin 3 – Tildel gruppen til debitorer
- Gå til: Salg → Debitor → Debitorkort (F5)
- Find feltet Debitorgruppe
- Vælg den ønskede gruppe
→ Debitoren bruger nu denne gruppes konti ved bogføring.
Trin 4 – Opret flere grupper efter behov
Gode eksempler på opdeling:
Eksempel A: Efter geografisk område
| Gruppe | Samlekonto |
|---|---|
| DK | 5600 |
| EU | 5610 |
| Export | 5620 |
Eksempel B: Efter kundetype
| Gruppe | Samlekonto |
|---|---|
| Privat | 5500 |
| Erhverv | 5505 |
| Webshop | 5510 |
Eksempel C: Efter branche
| Gruppe | Samlekonto |
|---|---|
| Byggeri | 5700 |
| Transport | 5710 |
| Industri | 5720 |
4. 🗄 Databasestruktur (DGRUPPE – forenklet)
DGruppe ├── Navn (PK) → Gruppens nøgle ├── Kontonr → Samlekonto (FK → Finans) ├── Tekst → Beskrivelse ├── FakRabatKonto → Konto for fakturarabat ├── FakGebyrKonto → Konto for fakturagebyr ├── Spærret (Bool) → Kan ikke bruges til nye debitorer ├── Arkiveret (Bool) → Skjules i listevisninger │ Views: ├── Aktive (standard) └── Arkiveret
💬 Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvad bruges debitorgruppen helt præcist til?
Debitorgruppen styrer primært samlekonto samt rabat- og gebyrkonti. Den påvirker altså bogføringen – ikke priser eller varefordeling.
Kan jeg ændre debitorgruppe på en eksisterende debitor?
Ja. Det påvirker kun fremtidige fakturaer. Bogførte fakturaer ændres ikke.
Hvad sker der hvis en debitorgruppe slettes?
Man bør ikke slette grupper. Brug Arkiveret eller Spærret. Der kan være historiske posteringer knyttet til gruppen.
Hvad betyder "Spærret" vs. "Arkiveret"?
Spærret: Gruppen kan ikke vælges fremadrettet, men vises stadig.
Arkiveret: Gruppen skjules fra standardlister men findes i historikken.
Påvirker debitorgruppe momskoden?
Nej. Moms styres af debitorens momskode og af kombinationerne i Debitor/Vare bogføringsopsætning.