Skip to content

CRM – Gantt-kort for To-Do’s og Opgaver

KeyBalance indeholder to kraftige Gantt-visninger, som giver et visuelt overblik over planlagte opgaver, møder, To-Do’s og kundeaktiviteter.
Gantt-kortene fungerer som en kalender-tidslinje, hvor hver opgave vises som en farvet bjælke over tid.

Disse visninger gør det nemt at: - se belastning pr. sælger
- planlægge arbejdsdagen
- få overblik over deadlines og møder
- arbejde med kategoriserede opgaver i et årshjul

1) Gantt-kort: “ToDo pr. sælger”

Menu: CRM → Ganttkort – Mine

Dette Gantt-kort viser alle planlagte To-Do’s og kundeaktiviteter pr. sælger, grupperet efter afdeling.
Formålet er at give et visuelt overblik over, hvem der arbejder med hvad – og hvornår.

Hvad viser Gantt-kortet?

  • Venstre side: liste over sælgere, grupperet efter afdeling
  • Højre side: tidslinje med bjælker, én for hver aktivitet
  • Hver bjælke repræsenterer:
  • en kundeaktivitet
  • starttid og sluttid (fx møde eller opgave)
  • aktivitetstype (Tlf, Møde, Tilbud, Email, osv.)
  • beskrivelse

Hvad bruges det til?

  • Planlægning af sælgernes kalendere
  • Overblik over overbookede eller tomme dage
  • Identificere sammenfald, ferieperioder eller tidskonflikter
  • Koordinere med kolleger om møder og opgaver

Hvordan læser man gantt-kortet?

Farvede bjælker

Hver bjælke indeholder: - Sælgernavn
- Aktivitetstype
- Kort beskrivelse

Ex:
super Møde Opfølgning hos kunde

Tidslinje

  • Zoomer automatisk efter tidsgranularitet (30 minutter)
  • Viser opgaver fra ca. 3 måneder tilbage og op til 12 måneder frem

Gruppering efter afdeling

Dette gør det muligt at se: - hvordan opgaver er fordelt internt
- om én afdeling er mere belastet end andre

Handlinger og funktioner

Dobbeltklik på en bjælke

→ Åbner Opgavekortet (kundeaktiviteten)
Her kan du: - se alle detaljer
- ændre tidspunkt
- flytte opfølgning
- afslutte opgaven

Tryk F5

→ Genindlæser data og viser ændringer med det samme.

Typiske arbejdsprocesser

  • Sælger bruger kortet til at se planlagte møder og opfølgninger
  • Leder bruger det til at se belastningen i teamet
  • Koordinator planlægger kundebesøg for flere sælgere

2) Gantt-kort: “Årshjul – Mine opgaver”

Menu: CRM → Ganttkort – Mine

Dette Gantt-kort viser den enkelte medarbejders opgaver, men fordelt efter kategori og overkategori fremfor sælgernavn.
Det fungerer som et årshjul, hvor alle aktiviteter vises i forhold til årets måneder og temaer.

Hvad viser Gantt-kortet?

  • Venstre side: listen af opgavekategorier
  • Grupperet efter overkategori (fx Service, Salg, Administration)
  • Højre side: tidslinje med bjælker, én per aktivitet, kun for den aktuelle bruger

Bjælkerne viser:

  • Beskrivelse af opgaven
  • Dato og eventuelt mødetid
  • Aktivitetstype
  • Varighed (hvis angivet)

Hvad bruges årshjulet til?

  • Langsigtet planlægning af årets opgaver
  • Overblik over tilbagevendende opgaver
  • Koordinering af kampagner, servicebesøg, årsplaner
  • Visuelt overblik over store perioder med spidsbelastning

Eksempler på brug:

  • Sælger kan planlægge hele årets kundebesøg
  • Marketing kan se kampagner i en årscyklus
  • Service kan planlægge faste eftersyn efter kategori
  • Projektledere kan se opgaver fordelt efter tema

Gruppering efter kategori

Kategorier hjælper med at skabe struktur: - Kundeopfølgning
- Møder
- Intern opgave
- Årsstatus
- Servicebesøg
- osv.

Dobbeltklik på en bjælke

→ Åbner Opgavekortet med detaljer om: - Kunde
- Kontaktperson
- Aktivitetstype
- Notater
- Opfølgning

F5 for opdatering

Gantt-kortet opdateres automatisk, men kan opfriskes manuelt.

Hvad er forskellen på de to gantt-kort?

Funktion ToDo pr. sælger Årshjul – mine opgaver
Visningstype pr. sælger / afdeling pr. kategori / overkategori
Hvem ses? alle sælgere kun dig selv
Formål koordinering og teamoverblik planlægning og årscyklus
Fokus ressourcebelastning opgavetyper og planlagte temaer
Typisk bruger ledere, planlæggere, sælgere medarbejdere med eget ansvar

3. Fordele ved Gantt-kortene

  • Tidsbaseret overblik over alle aktiviteter
  • Let planlægning og prioritering
  • Visuel forståelse af travle perioder
  • Ensartet måde at se kundeaktiviteter på
  • Understøtter både individuel planlægning og teamplanlægning
  • Hurtigt at tilgå detaljer for hver opgave
  • Automatisk opdaterede data via CRM-aktiviteter

4. Opsummering

Gantt-kortene er visuelle planlægningsværktøjer, der gør det nemt at arbejde med tid, ressourcer og opgaver i CRM:

  • “ToDo pr. sælger” giver overblik over teamets samlede opgaver
  • “Årshjul – mine opgaver” giver overblik over dine egne opgaver fordelt over året

Begge visninger understøtter daglig drift, kundehåndtering og intern koordinering – og gør planlægningen både enklere og mere gennemsigtig.