Skip to content

Brugere og Medarbejdere i KeyBalance

I KeyBalance arbejder vi med to tæt forbundne registre: Bruger og Medarbejder.
De hænger sammen – men udfylder meget forskellige funktioner.

Kort fortalt:

  • Brugeren styrer login, rettigheder, licenser og adgang til systemet
  • Medarbejderen bruges i økonomi, projekter, planlægning, løn, tidsregistrering, BS-godkendelse osv.

I praksis har de fleste personer både en Bruger og en Medarbejder, men strukturen gør det muligt at håndtere fx eksterne konsulenter, midlertidige brugere, AD-styring og fleksible adgangsniveauer.

1) Hvad er en Bruger?

En Bruger er den konto, som logger ind i KeyBalance — enten via:

  • KB-klienten (Windows)
  • Web (browser)
  • App (Android/iOS)
  • Microsoft EntraID/AD

En bruger styrer:

  • initialer og navn
  • login-type (KB, EntraID, AD-styret)
  • password (med eller uden AD-integration)
  • licenstype
  • om brugeren er aktiv
  • adgang til Web/App
  • brugerens sprog
  • om systemet skal spørge ved sletning
  • gemte dialogindstillinger
  • rettigheder via grupper

Typisk eksempel

En kontoransat der logger ind i både KeyBalance Windows-klient og App/Web vil have:

  • Initialer: JDP
  • Navn: Jens Petersen
  • Licens: Navngivet eller Web/App/Lite afhængigt af behov
  • Aktiv KB = Ja (må bruge Windows-klient)
  • Aktiv Web = Ja (må bruge app/web)
  • Login-type: “KB + EntraID”

2) Licenser for brugere – hvad betyder de?

KeyBalance skelner mellem forskellige licenstyper. Disse styres pr. bruger:

Licens Hvad betyder det?
Samtidig Brugeren logger ind i Windows-klienten og tæller med i “samtidige licenser”.
Navngivet Licensen er reserveret til én bestemt bruger. Giver adgang til både app, web og klient.
Web/App/Lite Brugeren må kun bruge Web og App. Tæller ikke med i samtidige licenser.
Web/A/L + Samtidig En kombineret licens, hvis brugeren skal både i app/web og KB Windows-klienten.
Brugeren er deaktiveret mht. login.

Derudover styrer felterne:

  • Aktiv KB – må logge ind i klienten
  • Aktiv Web – må logge ind i App/Web

Systemet låser automatisk felterne, så de passer til licenstypen.

3) Login-typer (KB, EntraID og AD-styring)

KeyBalance understøtter flere login-modeller:

KB Kun

Brugeren har sit eget password i KeyBalance.

KB + EntraID

Brugeren kan logge ind med:

  • KB password
  • Microsoft EntraID (Azure AD)

EntraID Kun

Login sker udelukkende via Microsofts loginvindue.
Password styres i AD – ikke i KeyBalance.

EntraID Styret

Brugeren bliver styret automatisk af virksomhedens AD, fx:

  • oprettelse
  • deaktivering
  • email
  • grupper og rettigheder

KeyBalance henter automatisk information ved login.

4) Automatisk oprettelse af Medarbejder og grupper

Når du opretter en ny Bruger, sker to ting automatisk:

  1. Der oprettes en tilhørende Medarbejder
    (via triggeren BrugerOpretMedarb)

  2. Brugeren placeres i standard-grupper
    (via triggeren UserGroup_AutoOpret)

Det betyder, at en ny bruger:

  • får et medarbejderkort med navn, email, initialer osv.
  • automatisk er klar til tidsregistrering
  • kan bruges i projekter, indkøb, BS, planlægning mv.
  • får de rigtige rettighedsgrupper

Det sparer tid og sikrer en ensartet opsætning.

5) Hvad er en Medarbejder?

En Medarbejder i KeyBalance bruges til:

  • Projekter
  • Salg
  • Indkøb
  • Tidsregistrering
  • Planlægning
  • Produktionsruter og kapaciteter
  • Rejseafregning (KBExp)
  • Godkendelsesprocesser (BS, fakturaer)
  • HR-data
  • Løn, arbejdstider, normtid

Medarbejderkortet indeholder bl.a.

  • navn, initialer og kontaktinfo
  • afdeling og lokation
  • roller (sælger, indkøber, projektmedarbejder)
  • normtider pr. dag/uge
  • godkenderrelationer
  • medarbejdertype
  • ansættelsesinfo
  • adgang til mobile løsninger (plan, read-only, admin)
  • kompetence- og kalenderdata
  • lønoplysninger

Brugeren styrer login – Medarbejderen styrer funktioner i forretningen.

6) Forholdet mellem Bruger og Medarbejder

  • Der kan sagtens være medarbejdere uden login
    (fx timelønnede der registreres via fælles terminal)

  • Der kan også være brugere uden medarbejder, men systemet opretter normalt den tilknyttede medarbejder automatisk

Typisk anbefales:

Person Bruger? Medarbejder?
Intern ansat Ja Ja
Produktionsmedarbejder med stempelterminal Kan være nej (bruger fælles login) Ja
Ekstern konsulent der kun skal godkende Ja Ja
Midlertidig AD-bruger Ja Automatisk → Ja
Ekstern revisor der kun skal se data Ja Nej (kan undværes)

7) Hvordan opretter man en ny Bruger?

  1. Gå til:
    Opsætning → Rettigheder → Brugere

  2. Klik: Opret ny

  3. Udfyld:

  4. Initialer
  5. Navn
  6. Email (påkrævet ved EntraID-login)
  7. Licenstype

  8. Login-type (KB, EntraID mv.)

  9. Gem

KeyBalance opretter automatisk:

  • en medarbejder
  • grupper
  • standardrettigheder

Brugeren er nu klar til login.

8) Hvordan opretter man en Medarbejder?

  1. Gå til:
    Kartoteker → Medarbejdere

  2. Klik: Opret

  3. Udfyld kun det relevante:

  4. navn
  5. afdeling
  6. email og kontaktinfo
  7. godkenderrelationer
  8. normtider

  9. eventuelle lønfelt

  10. Gem

Hvis medarbejderen skal kunne logge ind selv, anbefales det at oprette dem som Bruger, så forbindelsen er korrekt.

9) Rettigheder og begrænsninger

Medarbejderfeltet giver mulighed for at begrænse hvad personen må se:

  • Kun egne salg
  • Kun egne indkøb
  • Kun egne projekter
  • Kun egne afdelinger

Dette bruges især i virksomheder hvor medarbejdere kun skal se egen portefølje.

10) Typiske scenarier

Scenario 1: Almindelig kontorbruger

  • Bruger + Medarbejder
  • KB + EntraID
  • Navngivet licens
  • Aktiv KB + Aktiv Web
  • Projekt- og økonomiadgang

Scenario 2: Produktionsmedarbejder på stempelterminal

  • Ingen personlig bruger
  • Opret kun Medarbejder
  • Stempelterminal bruger fælles login
  • Tider registreres stadig korrekt pr. medarbejderinitial

Scenario 3: Ekstern montør med app

  • Bruger oprettes
  • Licens = Web/App/Lite
  • Kun Aktiv Web
  • Medarbejder oprettes automatisk

11) Gode råd til opsætning

  • Brug EntraID hvis virksomheden allerede bruger Microsoft 365/AD
  • Giv Navngivet licens til dem der ofte bruger app/web
  • Brug Samtidig licens til kontorbrugere med Windows-klient
  • Opret altid medarbejderen automatisk via Bruger – det sikrer ensartet data
  • Brug rettighedsgrupper aktivt, så organisationen er nem at vedligeholde

Læs mere

Du kan læse mere om licenser, brugeropsætning og adgangsmekanismer her:
https://www.keybalance.dk