Skip to content

Introduktion til BS Indkøb

BS Indkøb i KeyBalance gør det nemt at håndtere varebilag. Når en faktura modtages som en E-Faktura eller PDF, kan den matches med en eksisterende indkøbsordre. Dette sikrer korrekt bogføring og kontrol over dine indkøb. Funktionen hjælper også med at tjekke priser og registrere eventuelle afvigelser.

Video: Sådan bruger du BS Indkøb

I denne video giver vi en gennemgang af BS Indkøb, under videoen findes vejledninger som tekst.

Helt kort

Først gennemgår vi hvordan den konkrete arbejdsgang er. Længere er der mere info om de enkelte dele.

Åben modulet "Indkøb" > "BilagSkan Vare Åbne"

alt text

  • Udfyld evt manglende felter

  • Tryk på LINK alt text

  • Vælg Indkøb eller modtagelse som faktura dækker, eller opret evt nyt indkøb alt text

Færdiggør og bogfør indkøbet eller modtagelse

  • På indkøb eller modtagelse findes evt forskelle. Det kan være i antal, apriser, rabatter eller evt fragt / gebyrer
  • Hvis der er tale om en E-Faktura kan man med fordel benytte Sammenligningsfunktionen der viser hvilke forskelle der er i varelinjerne.

Bogføring af modtagelse alt text

Bogføring af indkøb alt text

Mere info om de enkelte punkter

  1. Modtag bilaget
    Som alle andre BS bilag, så kan kilden være PDF mails, E-Faktura, indskannet bilag eller måske endda fra KeyBalance APP'en.

For at ende under indkøb, er det normalt matchet en kreditor (af typen varekreditor). De kan dog også være overflyttet manuelt fra omkostninger, eller være indlæst fra en mappe direkte til indkøb. Normalt vil der dog være tale om E-Faktuaer eller PDF fra e-mails.

  1. Fortolk og match - Automatisk

Når bilag modtaget vil KeyBalance forsøge at aflæse flest mulige oplysninger * Hvis der er tale om E-Faktura, så kendes alle felter * Hvis der er tale om PDF fakturaer som er blevet aflæst vil de overordrenede felter være kendt. * For ikke fortolkede PDF faktuaer kendes evt kreditor (udfra afsender-adressen på emailen) men ellers intet.

I det omfang der er aflæst et rekvisitionsnummer er der forsøgt at matche med et åbent indkøb.

  1. Manuelt indtastet

Hvis ikke KeyBalance har kunne aflæse bilaget, så skal disse felter udfyldes som minimum * Kreditornummer * Fakturanummer * FakturaDato * Evt Forfaldsdato - hvis den ikke er slået op * Bruttobeløb + Valuta

  1. Krav til Indkøbet

Normalt forventer vi at indkøb er korrekt oprettet, og at der altså * Findes et indkøb * Med korrekt varenummer, antal og forventede priser * Men en varemodtagelse, så vi ved hvilke varer der er modtaget

Sådan håndteres et bilag

Opgaven med at behandle et BS Indkøbs bilag er derfor * Evt. udfylde manglende oplysninger * Evt. finde og matche med indkøb hvis det ikke allerede er sker. Eller måske oprette et nyt indkøb hvis det slet ikke findes. * Åbne indkøb og sammenligne totaler. * Herfra skal faktura kontrolleres mod ordre, en mindre diference kan nemt skrives i toppen, alternativt skal apriserne på de relevante varer opdateres * Bogfør indkøb