Skip to content

Afstemninger i KeyBalance

Selv om næsten alt er automatiseret i KeyBalance, gælder den gamle sandhed stadig:

Systemet bliver aldrig bedre end det data, det bliver fodret med.

Derfor er regelmæssige afstemninger helt afgørende – både for lovkrav, styring og jeres egen tryghed i tallene.

Nedenfor er en praktisk guide til de mest almindelige afstemninger:

  • Momsafstemning
  • Debitor
  • Kreditor
  • Nulkontrol (”intet på nulkontrol”)
  • Varelager vs. finans
  • Maskinlager vs. finans
  • … samt et par ekstra, der næsten altid giver mening.

1) Momsafstemning

Formål: Sikre at momsangivelsen til Skat stemmer med jeres bogføring.

Typisk arbejdsgang

  1. Kør en momsrapport / momsopgørelse for perioden.
  2. Notér:
  3. Salgsmoms (udgående moms)
  4. Købsmoms (indgående moms)
  5. Eventuelle særlige rubrikker (EU, eksport, NULMOMS, RC mv.).
  6. Afstem mod:
  7. de relevante momskonti i finans
  8. evt. afregningskonto for moms (”Skyldig/tilgodehavende moms”).

Tjek især

  • At rubrikkerne svarer til de rigtige konti og momskoder.
  • At der ikke ligger uventede beløb på fejlkontoen relateret til moms.
  • At nulmoms og reverse charge er behandlet korrekt (ingen ”snyde-moms” i DK).

God vane: Lav momsafstemning hver momsperiode (måned/kvartal/halvår) og gem dokumentationen.

2) Debitorafstemning

Formål: Sikre at debitorlisten (kundeniveau) stemmer med finansens samlekonto for debitorer.

Typisk arbejdsgang

  1. Hent en aldersfordelt debitorliste pr. en bestemt dato.
  2. Find saldoen på debitorfinanskontoen (fx ”Forskellige debitorer”) pr. samme dato.

  3. Sammenlign:

  4. Debitorliste (sum)

  5. Debitorfinanskonto (saldo)

De to beløb skal vælge det samme (evt. +/- afrundingsdifferencer).

Hvis der er forskel

  • Tjek om der er bogført:
  • direkte på debitorfinanskontoen i en finanskladde (uden brug af debitorfunktion)
  • på en debitor uden korrekt match til kunde

  • valutakursreguleringer, der ikke er lavet med debitorfunktionen.

  • Brug evt. rapporter eller kontoudtog til at finde de posteringer, der ikke er balancerede.

God vane: Afstem debitor mindst månedligt – oftere hvis der er stort aktivitetsniveau.

3) Kreditorafstemning

Formål: Sikre at kreditorlisten (leverandørniveau) stemmer med finansens samlekonto for kreditorer.

Processen ligner debitor:

  1. Udskriv en kreditorliste pr. dato (aldersfordelt kan være en fordel).
  2. Find saldoen på kreditorfinanskontoen (fx ”Forskellige kreditorer”) pr. samme dato.
  3. Sammenlign – de skal matche.

Hvis der er forskel

  • Se efter:

  • direkte bogføring på kreditorfinanskonto

  • differencer fra valutakursregulering uden brug af kreditorfunktion
  • fejlagtige betalinger eller manuelle posteringer.

God vane: Afstem kreditor samtidig med debitor – typisk hver måned.

4) Nulkontrol – ”intet på nulkontrol”

Formål: Sikre at der ikke står saldo på konti, som skal være nul.

Det kan fx være:

  • midlertidige omposteringskonti
  • fejlkonto/analyse-konto (bør som hovedregel tømmes løbende)
  • visse mellemregningskonti
  • gamle udligningskonti, der ikke bør have saldo efter periodeafslutning.

Arbejdsgang

  1. Lav en rapport eller liste over udvalgte konti, hvor saldo forventes = 0.
  2. Tjek pr. periodeafslutning (måned/kvartal/år):
  3. Er der restsaldi?
  4. For hver saldo:
  5. find årsagen (fx fejlpostering, manglende ompostering, forkert opsætning)
  6. ret opsætning / bogføring
  7. lav en ompostering, så kontoen bliver nulstillet.

Nulkontrol er ofte der, hvor man fanger ”skæve” ting, som alt det automatiske ikke fanger.

5) Varelager vs. finans

Formål: Sikre at jeres varelager i lager-/varemodulet stemmer med finanskontoen for varelager.

Typisk opdeling

  • Varelager i lager/varekartotek (antal * kostpris pr. vare).
  • Varelager i finans (konto fx ”Varelager pr. statusdato”).

Arbejdsgang

  1. Udskriv en lagerværdirapport pr. dato (fx månedsslut).
  2. Find saldo på varelagerkontoen i finans pr. samme dato.

  3. Sammenlign:

  4. Lager-rapporten (sum)

  5. Finanskonto (saldo)

Hvis der er forskel

  • Tjek for:
  • bogføring direkte på lagerkonto i finans (uden varemodul)
  • lagerreguleringer, der ikke er bogført korrekt
  • manuelle lagerjusteringer vs. automatisk bogføring
  • prisændringer, der ikke er afstemt.

God vane: Afstem lager vs. finans månedligt – og altid ved årsafslutning.

6) Maskinlager vs. finans (maskiner/anlæg)

Hvis I bruger maskinmodul/-lager i KeyBalance, bør det afstemmes mod relevante finanskonti:

  • maskininventar / maskinanlæg
  • maskinkonto(er) til brugskørsel, interne forbrug osv.

Arbejdsgang

  1. Udskriv en maskinoversigt / værdirapport pr. dato.
  2. Sammenlign med:
  3. finanskonti for maskiner/anlæg

  4. evt. særskilte maskinlagerkonti.

  5. Undersøg forskelle:

  6. er der bogført anlæg direkte i finans uden at lægge maskiner op i maskinmodulet?
  7. er der bogført overførsler, salg eller kassation, som ikke er slået igennem begge steder?

Maskinlager-afstemning er særligt vigtig, hvis I bruger maskiner til projekt-/timeafregning og vil have korrekt økonomi pr. maskine.

7) Andre vigtige afstemninger (som næsten altid giver mening)

Selv om du nævnte de ovenstående, er det værd at nævne disse som ”basis-pakke”:

7.1 Bankafstemning

  • Afstem jeres bankkonti i finans mod bankkontoudtog.
  • Fanger:
  • dobbeltbogføringer
  • manglende posteringer
  • gebyrer og renter.

7.2 Lønafstemning

  • Afstem lønposter (bruttoløn, A-skat, AM-bidrag, feriepenge osv.) mod:
  • lønsystemets rapporter
  • skattekonti, skyldige feriepenge, personaleomkostninger.

7.3 Fejlkonto/analyseskonto

  • Gennemgå regelmæssigt og sørg for, at kontoen ikke ender som en ”skraldespand”:
  • analyser posteringer
  • ret opsætning
  • ompostér til korrekte konti.

8) Hvorfor afstemme, når ”alt er automatisk”?

KeyBalance kan:

  • beregne moms automatisk
  • bogføre lagerbevægelser
  • regulere kursdifferencer
  • styre debitor/kreditorposter
  • samle data til dashboards, rapporter og analyser.

Men:

Automatik er ikke en erstatning for kontrol – kun et værktøj, der gør arbejdet hurtigere.

  • Hvis opsætning er forkert → bogføres fejl hurtigere.
  • Hvis stamdata mangler → bliver rapporterne ikke bedre, end det du lægger ind.
  • Hvis ingen afstemmer → opdages fejl ofte først ved revision eller kontrol, hvor det er besværligt at rydde op.

Derfor:

  • Lav faste rutiner for:
  • momsafstemning
  • debitor/kreditorafstemning
  • lager-/maskin-afstemning

  • nulkontrol og fejlkonto.

  • Dokumentér afstemningerne, så I kan:

  • vise, at I har styr på bogføringen
  • hurtigt finde tilbage til, hvad der er gjort hvornår.

Så får I det bedste fra begge verdener:

  • Automatisk bogføring og stærke funktioner i KeyBalance
  • Tryghed i, at tallene faktisk er rigtige, fordi I løbende afstemmer og følger op.