Skip to content

Guide: Opsætning og brug af afgifter i KeyBalance

Hvor finder jeg afgiftsopsætningen?

Afgifter opsættes i Afgifts opsætning.

I KeyBalance ligger den typisk under:

System → Opsætning → Generelt → Afgifts opsætning
(navnet kan variere lidt afhængigt af opsætning)

Skærmbilledet er en dialog med faner:

  • Afgifter
  • Afgiftsoversigt
  • Afgiftsgrupper
  • Automatisering

Derudover hænger afgiftsopsætningen sammen med Finans opsætning, hvor du kan angive standard-afgiftsgrupper for debitor, kreditor og varer.

1. Afgiftskonti (Andre afgiftkonti)

Før du opretter selve afgifterne, er det en god idé at sikre, at de rigtige finanskonti er klar.

I fanen Afgifter vises tabellen Afgiftskonti (AndreAfgiftskonti):

  • Konto
    Den finans-konto, der bruges til afgiften (f.eks. miljøafgift, emballageafgift osv.).

  • Tekst
    Kort beskrivelse af kontoen (hjælper i rapporter og kontospecifikationer).

  • AfregningKonto
    Kontoen, som afgiften endeligt skal afregnes til (f.eks. “Skyldig afgift”).

Formålet er at have et fast sæt konti til de afgifter, som ikke nødvendigvis er bundet til én bestemt vare, men som du vil kunne bogføre og afstemme samlet.

2. Afgifter – selve afgiftstyperne

I tabellen Afgifter opretter du de konkrete afgifter, som systemet skal beregne.

Vigtige felter:

  • Navn
    Kort kode for afgiften (fx EMB, CO2, SUKKER).

  • Beskrivelse
    Forklarende tekst, der vises i lister og på rapporter.

  • Type
    Bestemmer beregningsgrundlaget for afgiften:

  • Nettovægt – bruges hvis afgiften beregnes pr. kg netto.

  • Bruttovægt – afgift pr. kg/bruttovægt.
  • Rumfang – afgift pr. liter/m³.
  • Styk – afgift pr. stk.
  • Afgiftsgrundlag – generelt grundlag (beløb).
  • Emballagevægt – til emballageafgifter.
  • Toldværdi – til afgifter baseret på toldværdi.
  • Fedtvægt – til afgifter baseret på fedtindhold mv.

Valget afgør, hvilket felt på varen/ordrelinjen, der bruges som grundlag.

  • AfregningKonto
    Kontoen hvor afgiften samles til afregning (passivkonto/skyldig afgift).

  • Modkonto
    Selve udgiftskontoen, hvor afgiften bogføres (f.eks. “Afgifter & miljø”).

  • Forfald
    Hvornår afgiften “udløses”:

  • Indkøb – afgiften beregnes ved køb (kreditor/indkøbsfaktura).

  • Salg – afgiften beregnes ved salg (debitor/salgsfaktura).

  • Afgiftssats
    Fast sats for afgiften (pr. kg, pr. stk. osv.).
    Hvis denne står til 0, kan du i stedet definere intervaller via satser (se næste afsnit).

  • SkalTillægges
    Bruges for salgsafgifter:

  • Marker feltet, hvis afgiften skal tillægges salgsprisen til kunden.

  • Lad det være tomt, hvis afgiften kun skal bogføres internt (ikke lægges oveni prisen).

  • Rubrik
    Kan bruges til at knytte afgiften til en specifik rubrik i indberetning/rapportering (særligt relevant ift. SAF-T og myndighedskrav).

Sådan opretter du en ny afgift – kort workflow

  1. Gå til Afgifter.
  2. Opret en ny linje.
  3. Udfyld:
  4. Navn og Beskrivelse
  5. Type (beregningsgrundlag)
  6. Forfald (Indkøb/Salg)
  7. AfregningKonto og Modkonto
  8. Afgiftssats (eller 0, hvis der skal bruges intervaller)
  9. Evt. SkalTillægges og Rubrik.
  10. Gem.

3. Afgiftssatser (intervaller)

Hvis Afgiftssats = 0, kan du arbejde med afgiftssatser i intervaller – f.eks.:

  • 0–10 kg: sats A
  • 10–100 kg: sats B
  • Over 100 kg: sats C

I Afgifter-fanen:

  • Dobbeltklik på den ønskede afgift eller brug funktionen “Vis satser” (F5).
  • Herefter kan du tilføje linjer med intervaller, satser osv.

Det giver fleksibilitet til komplekse regelsæt, hvor satsen afhænger af mængde, vægt eller andet.

4. Afgiftsgrupper

Afgiftsgrupper gør det nemt at samle flere afgifter, så du ikke skal vælge dem én for én på hver vare/kunde.

I tabellen AfgiftsGruppe:

  • Navn
    Kode for gruppen (fx GRØN, EMBALLAGE, ENERGI).

  • Tekst
    Beskrivende navn.

Fra fanen Afgiftsgrupper kan du:

  • Oprette/vedligeholde grupper.
  • Via funktionen “Vis afgifter” (F5) se alle afgifter, der hører til den valgte gruppe.

Hvor bruges afgiftsgrupperne?

Afgiftsgrupper kobles typisk på:

  • Debitorer (kundekort)
  • Kreditorer (leverandørkort)
  • Varer (varekort/varer med afgift)

I Finans opsætning kan du desuden sætte standard-afgiftsgrupper:

  • xAfgift deb. – standard afgiftsgruppe på nye kunder
  • xAfgift kred. – standard afgiftsgruppe på nye leverandører
  • xAfgift vare – standard afgiftsgruppe på nye varer

Det betyder, at nye stamdata automatisk får en afgiftsgruppe, men du kan altid overstyre pr. stamkort.

5. Automatisering – hvordan afgifter bruges i dagligdagen

Når afgifter, konti og grupper er sat op, sker resten automatisk i KeyBalance:

På varer

  • Varen kobles til en afgiftsgruppe (eller direkte til en afgift, afhængig af opsætning).
  • Ved indkøb/salg ser systemet på:
  • Afgiftsgruppen,
  • Afgiftens Type (kg, stk, rumfang osv.),
  • De konkrete værdier på ordrelinjen (antal, vægt, volumen, pris),
  • Og Forfald (Indkøb/Salg).

Herfra beregnes afgiften automatisk.

På indkøbsfakturaer (Forfald = Indkøb)

  • Systemet beregner fx miljø- eller emballageafgift ved modtagelse af varer.
  • Afgiften bogføres typisk:
  • Debet Modkonto (udgift),
  • Kredit AfregningKonto (skyldig afgift).

På salgsfakturaer (Forfald = Salg)

  • Systemet kan:
  • lægge afgiften oven i salgsprisen til kunden (SkalTillægges = ja), og samtidig bogføre den korrekt, eller
  • kun bogføre afgiften internt (uden at ændre salgspris).

Rapportering og afstemning

Fordi alle afgifter har faste:

  • Afregningskonti
  • Modkonti
  • Evt. rubrik-koder

…kan du let:

  • Afstemme skyldige afgifter (saldo på afregningskonto).
  • Se samlede omkostninger (saldo på modkonto).
  • Dokumentere og eksportere data til myndigheder (SAF-T mv.).

6. Typiske workflows og gode råd

Eksempel 1 – Emballageafgift pr. kg

  1. Opret Afgift med:
  2. Type = Emballagevægt
  3. Forfald = Salg
  4. Afgiftssats = sats pr. kg
  5. AfregningKonto og Modkonto = dedikerede emballage-afgiftskonti

  6. SkalTillægges = Ja, hvis kunden skal betale afgiften.

  7. Opret Afgiftsgruppe “EMBALLAGE” og tilknyt afgiften.

  8. Tilknyt gruppen til relevante varer / kundetyper.

Eksempel 2 – Miljøafgift ved indkøb

  1. Afgift med:
  2. Type = Nettovægt
  3. Forfald = Indkøb
  4. Afgiftssats eller intervaller
  5. Modkonto = “Miljøafgifter” (drift)

  6. AfregningKonto = “Skyldig miljøafgift”.

  7. Gruppe “MILJØ” tilknyttes de relevante indkøbsvaregrupper.

7. Tjekliste for korrekt afgiftsopsætning

Inden I kører rigtigt i drift:

  • [ ] Relevante afgiftskonti (AndreAfgiftskonti) er oprettet.
  • [ ] Alle vigtige afgifter er oprettet med korrekt:
    • Type
    • Forfald
    • AfregningKonto og Modkonto
    • Sats eller intervaller.
  • [ ] Afgiftsgrupper er oprettet og indeholder de rigtige afgifter.
  • [ ] Standard-afgiftsgrupper (xAfgift deb., xAfgift kred., xAfgift vare) er sat i Finans opsætning.
  • [ ] Varer, debitorer og kreditorer har fået rigtige afgiftsgrupper.
  • [ ] Afgiftskonti stemmer med skattemæssige/brancherelaterede krav.

Når det er på plads, vil KeyBalance automatisk:

  • Beregne afgifter ud fra mængde/vægt/volumen/pris,
  • Bogføre på de rigtige konti,
  • Samle afgiftsbeløb til afregning,
    så virksomheden både overholder lovgivningen og har styr på omkostningerne.